I Visma AutoCollect kan du selv velge hvilke faktura(er) du ønsker å sende videre til oppfølging. Du kan derfor utelukke enkelte faktura eller kunder etter eget ønske.
- Når du har sendt en faktura til purring, går det ut et inkassovarsel. Dette inkassovarselet sendes tidligst ut 14 dager etter forfall, og inneholder et purregebyr, samt renter beregnet fra forfallsdato på faktura.
- Blir ikke dette betalt innen forfall, er neste steg en inkassoliste. Denne listen mottar du på e-post første tirsdag etter at inkassovarselet har forfalt. Listen inneholder en oversikt over alle fakturaer som ikke har blitt betalt innen fristen, samt beskjed om at postene er klare for inkasso. Finner du fakturaer her som du ikke ønsker at skal gå til inkasso kan du velge å stoppe disse fra videre oppfølging. Dette må gjøres innen torsdag morgen. Har du ingen endringer, vil alle fakturaer på inkassolisten automatisk registreres for inkasso.
Inkassoprosessen starter med at det sendes ut en betalingsoppfordring- enten per post eller Digipost hvis kunden er registrert bruker. Dette er et lovpålagt brev hvor det blir lagt på salær og som må ha 14 dagers forfall.
Saksbehandler vil deretter starte jobben med å ringe, sende e-post, SMS eller brev.
Vi følger til enhver tid de satsene på salær som blir fastsatt av myndighetene.
Ved å ta i bruk AutoCollect i eAccounting sparer du både tid og får full kontroll på utestående beløp.Tjenesten lager ferdig forslag til deg med fakturaer som er klare for og purres,det eneste du behøver å gjøre, er å velge hvilke fakturaer du ønsker å sende til oppfølging.
Automatiserer du purring og inkasso er sjansen også større for å få betalt på et tidligere tidspunkt. Med AutoCollect får kundene dine i tillegg en forutsigbar fakturaoppfølging av en profesjonell 3. part, hvor målet er å bevare det gode kundeforholdet ditt.
For å løse purre- og inkassosaker raskt, er det avgjørende at vi har mest mulig informasjon om de aktuelle kundene.
Sørg derfor for at telefonnummer, e-post, organisasjonsnummer til bedriftskunder, samt fødsels- eller personnummer til private kunder legges på kundene deres, der hvor dere har denne informasjonen.
Det viktigste er at oppfølgingen av faktura blir satt på vent frem til uenigheten er avklart. Det vil deretter være forskjell på om kunden har meldt fra om uenigheten før eller etter at den er sendt til oppfølging.
Dette gjør du hvis du har fått en klage før fakturaen er sendt til oppfølging:
- Avklar om kunden er enig i hele eller deler av kravet. Dersom kunden bare er uenig i deler av kravet, har kunden bare lov til å holde tilbake betaling for den delen kunden er uenig i.
- Svar på klagen. Avklar uenigheten internt, og gi en skriftlig tilbakemelding til kunden. Hvis dere ikke er enige i klagen, kan dere avvise den og be om at fakturaen betales. Informer også om at faktura må betales ved mangel på tilbakemelding. Ta vare på den skriftlige dialogen slik at det eventuelt kan tas med ved videre saksgang. Sørg for at svaret ditt er godt og profesjonelt, ettersom dette kan brukes som dokumentasjon ved en eventuelt sak i forliksrådet.
- Send faktura til oppfølging med informasjon om uenighet. Ved en uenighet, er det veldig viktig at vi får informasjon om dette. Hvis dere ikke får tilbakemelding på svaret fra kunden, kan dere sende faktura over til Visma Financial Solutions AS for oppfølging. Vær obs på at når det er uenighet om faktura før det sendes over, kan det ikke følges opp med normal inkassopågang. Saken må derimot sendes til forliksrådet. Det vil derfor tilløpe kostnader i henhold til dette.
Dette gjør du hvis du får en klage etter at faktura er sendt til oppfølging:
- Varsle Visma Financial Solutions AS umiddelbart, slik at saksgangen blir stoppet. Du kan varsle oss via kundeportalen Kreditorweb eller direkte inne i din Visma AutoCollect tjeneste.
- Hvis sluttkunden leverer innsigelse direkte til oss, pauser vi saken. Dere vil deretter få et spørsmål om tilsvar til klagen inne i Kreditorweb. Blir ikke dette besvart, vil dere få en påminnelse per e-post. Husk at et raskt svar på klagen vil gi kunden din en bedre opplevelse av prosessen. Dette kan være i form av enighet – eller ønske om å ta klagen videre i forliksrådet.
- Alle klager (innsigelser) skal besvares, selv om dere er uenig. Hvis vi ikke får tilbakemelding på tvisten fra dere, vil saken avsluttes på grunn av manglende tilbakemelding, og dere kan bli fakturert for trekk av sak i henhold til deres avtale. Hvis dere ikke kommer til enighet, må saken enten avsluttes eller sendes til forliksrådet.
