Kollegiale gevinster med turnus-app

Lyngdal kommune

I Lyngdal kommune er de gode på digitalisering. Der er digitalisering ikke et mål i seg selv, men et middel for å fortsette å levere bedre tjenester. Og få enda mer fornøyde ansatte.

Det er kanskje tre hovedgrunner til at digitaliseringen har så god fart i Lyngdal:

  • For det første har de organisert seg på en hensiktsmessig måte.
  • For det andre er de konsekvente på å gjøre gevinstanalyser.
  • Og for det tredje forholder de seg aktivt til at Lyngdal er en lavinntektskommune.
Lyngdal kommune - Anita Borhaug Grødem
Anita Borhaug Grødem i Lyngdal kommune

Knappe ressurser krever smarte tanker

Anita Borhaug Grødem jobber som organisasjonskonsulent og utdyper gjerne det siste poenget:

- Lyngdal kommune har, som mange andre kommuner, knappe økonomiske ressurser. Rådmannen vår sier det klart og tydelig at vi er en lavinntektskommune med høye kostnader. Vi er nødt til å drive effektivt og få mest ut av hver eneste krone. Det har tvunget oss til å tenke smartere, hvordan vi kan drive på en slik måte at vi får mer ut av de ressursene vi har. Og kanskje det er slik at de kommunene med knappere midler har vært flinkere til å lete etter alternative måter å gjøre ting på?

Digitaliseringsvennlig organisering

I Lyngdal kommune har de tatt digitaliseringen på alvor når det gjelder hvordan de har organisert seg. De har gjennom flere år sett at de får bedre digitale tjenester og mer gevinster på alle måter når de plasserer funksjonen for systemansvar hos sentrale stillinger. De har i stor grad sluttet å legge det ansvaret til en lederrolle som allerede er fullt ut opptatt med å produsere tjenester av så høy kvalitet og så effektivt som mulig.

Når systemansvaret er plassert hos en dedikert rolle, en utviklingsstilling, så har de større forutsetninger for å være i forkant av den teknologiske utviklingen.

Etterlengtet turnus-app

En slik organisering er nettopp bakgrunnen for at Lyngdal kommune tok i bruk Vismas app for ressursstyring. Grødem har et overordnet strategisk ansvar for turnus og andre relevante HR-spørsmål. Gjennom flere år har hun og lederne i kommunen sett behovet for en app med mye av den samme funksjonaliteten. Og de har etterspurt dette hos Visma, slik ivrige digitaliseringskommuner virkelig burde gjøre.

- Sett fra et brukerperspektiv, så har vi ønsket oss en mobilapp helt siden vi tok i bruk det webbaserte verktøyet for ressursstyring, ganske enkelt fordi både ledere og ansatte som bruker løsningen oftere forholder seg til et mobilt grensesnitt enn en skjerm på en kontorplass.

Bedre tilgjengelighet – og utilgjengelighet

Med den nye appen har det blitt enklere og raskere for de ansatte å søke på ledige vakter. Det resulterer i at det blir flere aktive søknader å ledige vakter. De bruker også gjerne aktivt funksjonen med å sette seg tilgjengelig, eller utilgjengelig.

De ansatte scroller seg gjennom oversikten i appen, og kommer for eksempel over en helg som de vet at de er bortreist. Da setter de seg som utilgjengelig den helga, og så får lederen beskjed om det når hun eller han skal bemanne den helga. Det er fint med digitalisering for den ansatte å slippe å bli oppringt hvis du er på et eller annet som gjør at det ikke passer.

Slik sett løser appen noen av de sosiale problemstillingene som mobiltelefonen har ført med seg, at det kan være vanskelig å alltid være tilgjengelig for arbeidsgiveren.

Den nye tidsplanleggeren

- Vi ser at appen blir mye brukt og at den får flere nytteverdier for folk. Flere synes det er enkelt å ta opp mobilen i forskjellige sammenhenger når ting skal planlegges. Der kan de sjekke om de har fri og vurdere om de kan være med på forskjellige aktiviteter på fritiden. Så appen fungerer faktisk som et fint verktøy som de kan bruke for å planlegge fritiden sin, sier Grødem.

Bedre helger for lederne

Sett fra et lederperspektiv er gevinsten også åpenbar, i alle fall om man forestiller seg følgende situasjon:

- Når du som leder står der en søndags morgen og skal til å ringe etter folk, så er det ganske fint å se at det lyser grønt på en del personer. Da vet du at de kommer til å si ja, fordi de har satt seg tilgjengelig. Og du vet at det er greit å ”forstyrre”. Dette er spesielt viktig med tanke på helg, fordi det ofte er da det er vanskelig å få tak folk, opplyser Grødem.

Gode på gevinstanalyser

Når det gjelder å identifisere gevinster, er det noe de har et aktivt forhold til i Lyngdal.

- Gevinstrealisering er et begrep som er godt implementert i Lyngdal kommune. Før vi gjennomfører en endring skal vi har det klart for oss at det gir oss en gevinst. Enten vi anskaffer noe, endrer på noe eller slutter med noe. Og de gevinstene vi opererer med er enten spart tid, reduserte kostnader eller økt kvalitet. I dette tilfellet ble det en ganske enkel analyse. Det var veldig klart for oss at gevinstene først og fremst ville komme i form av fornøyde ansatte og spart tid ift innleie av vakter.

Grødem forteller videre at bakgrunnen for dette er at Lyngdal kommune har arbeidet tett med både Universitetet i Agder og Kommunenes Sentralforbund for å utvikle en metodikk for å gjøre både enkle og sammensatte analyser av gevinstrealisering.

Motivert toppledelse

Hun trekker også frem god forankring i toppledelsen som essensielt for å lykkes med digitalisering.

- Vi har en aktiv ledelse som er klare for å gi tommelen opp om et prosjekt kan vise en god gevinstanalyse. Det er lite motiverende å ha gjort et stykke arbeid, indentifisert en del behov og laget en god analyse, og så få beskjed om at dette har vi ikke budsjett til.

- Rådmannen er helt klar på at vi ikke skal digitalisere for å kutte i budsjettene. Det forsvinner ikke stillinger når vi gjør dette, lederne får beholde budsjettene sine. Dette kommer i tillegg for at vi skal få frigjort tid som vi kan bruke på de riktige tingene vi skal holde på med. Akkurat dét betyr nok mye for å skape en positiv innstilling til digitalisering, hevder Grødem.

Modning i folks forhold til teknologi

I Lyngdal blir det også tydelig hvordan samfunnet har endret seg de siste årene. For det er nok slik at diskusjonsklimaet for teknologiens vilkår endret seg litt i det kommunale ordskiftet.

- Før var teknologi og digitalisering kanskje et fremmedelement som ble oppfattet å være i konflikt med «de varme hendene» som preger mye av tjenesteytingen i en kommune. Men nå observerer jeg at et begrep som velferdsteknologi stort sett klinger positivt for de ansatte i kommunen, avslutter en framtidsoptimistisk Anita Borhaug Grødem.

Digitaliseringsguiden for kommunal sektor

 

Råd og tips for enkle
skritt mot en mer digital kommune

Fyll ut skjema nedenfor for å få tilgang til digitaliseringsguiden for kommunal sektor.

JA, jeg gir samtykke til behandling av mine personopplysninger som beskrevet her og vil at Visma sender meg relevant informasjon på e-post basert på mine interesseområder. 
Ønsker du nyttige tips om digitalisering og gevinstrealisering innen kommunal sektor?

dokument ikonLast ned


Klikk for å dele innhold
 

Har du spørsmål om digitalisering i din kommune?

Er du kunde, logg inn i Community hvor du kan være med på diskusjoner, stille spørsmål og få hjelp raskt. Gjelder henvendelsen en support sak knyttet til en Vismaløsning, vennligst ta kontakt her.

JA, jeg gir samtykke til behandling av mine personopplysninger som beskrevet her og vil at Visma sender meg relevant informasjon på e-post basert på mine interesseområder.