Digitaliserte styringsprosesser ga mer engasjerte ledere

Surnadal kommune

I Surnadal har digitalisering av rapporteringsrutinene fått mange positive effekter, kanskje på områder man på forhånd ikke hadde tenkt seg.

Gode historier om digitalisering av administrative kommunale prosesser handler faktisk ofte om mer enn teknologi og automatiserte rutiner. Det kan like mye handle om engasjerte ledere, ny forståelse av sykefravær og trygghet i egen rolle.

Surnadal kommune - ATrond Håskjold
Trond Håskjold i Surnadal kommune

I Surnadal kommune hadde de gjennom flere år kjent på behovet for nye løsninger innen rapportering og styring. Det gjorde at ledelsen på rådhuset var lydhøre når Visma presenterte sin dynamiske løsning for rapportering og styring (business intelligence). Økonomisjef Trond Håskjold hadde gjort mange erfaringer som andre økonomisjefer i kommuner har gjort seg. Og han så ganske raskt økonomiske gevinster av å tenke nytt.

Fra sukk til smil

Uten brukervennlige styringsverktøy kan man fort havne i en situasjon hvor administrasjon og økonomistyring blir tungvinte prosesser som krever mye av hver enkelt leder. Når man i tillegg skal være faglig leder, kan det være krevende for en del. Og det kan igjen føre til at det er vanskeligere å holde budsjettene til de enkelte virksomhetene i en kommune. Men med gode og brukervennlige verktøy som gjør rapporteringen enklere, så øker engasjementet for dette hos enda flere ledere, noe som igjen påvirker at budsjettene etterleves hos flere av kommunens virksomheter.

- Vi så på verktøyet som en veldig god mulighet til å få med oss de lederne for de forskjellige kommunale virksomhetene som ikke var så veldig interesserte i økonomi og økonomistyring, eller som ikke hadde tatt seg nok tid til dette tidligere. Det ble en god måte å engasjere disse på. De som sukket når de fikk tunge og lange rapporter, de smiler nå når de får det enkelt presentert i de nye visuelle rapporteringsbildene, hvor kun de relevante tallene og dataene er presentert. Nå er disse lederne med på laget på en annen måte, og de gjør faktisk en helt annen jobb på dette området enn de gjorde før, sier Håskjold.

Mer trygghet og konkurranse

Det er klart at de digitaliserte styringsprosessene har gitt sitt bidratt til kommunens økonomi som helhet i Surnadal. Men det har også betydd en del for hver enkelt leder. De kan nå være sikre på at de tallene de henter ut om egen virksomhet er riktige, siden rapportene er satt opp standardisert. Det er ikke den enkelte leder som har lagt inn hvilke data som skal hentes inn i rapportene og hvordan de skal sammenstilles. Slik sett kan digitalisering bidra til økt trygghet hos den enkelte leder, på flere måter.

- Det handler ikke bare om å bruke mindre penger, det handler jo også i stor grad om å kommunisere godt. At du som leder kan kommunisere klart og tydelig med gode rapporter om hvordan de midlene du har blitt tildelt blir brukt i virksomheten du leder. Det kan da like gjerne være at du skal få tilført mer midler, hvis du kan argumentere for det og understøtte argumentene med gode rapporter.

- Vi har også sett at kompetanseheving er en konsekvens av å bruke mer digitale rapporteringsverktøy. Når vi kjører dette inn i ledermøtene, så kan de forskjellige lederne se andre lederes tall, og da har vi sett at konkurranseinstinktet kan motivere noen ledere til å bli enda bedre på de tingene som andre er flinke på, forteller økonomisjefen.

Mindre synsing om sykefravær

Om resultater skal måles etter aha-effekten, opplevde Surnadal kommune resultater også innen andre områder. Håskjold opplyser at de ikke hadde noen gode løsninger for rapportering innen HRM og sykefravær, utover det de hadde laget selv og som de selv måtte vedlikeholde og fornye.

- Men nå har vi fått et veldig godt rapportverktøy. Og særlig når det gjelder sykefravær, så er dette gull verdt for alle. Det gjør at vi blir tettere på sykefraværet på en ny måte. Langtidssykemeldte er det jo tradisjonelt fokus på, siden her er det prosedyrer og rutiner som skal følges, særlig med tanke på NAV. Men så har du en stor grå masse av personer som er sykemeldte fra dag til dag. De har du ofte kanskje ikke helt oversikt over på en god måte. Hvem er det som er syke? Er det noen fellesnevnere? Et det noe vi kan ta tak i?

- Med den nye løsningen får vi svar på slike spørsmål. Det blir mindre synsing og mer fakta på bordet. Først og fremst innen hvordan vi håndterer sykefravær på en annen måte nå enn før. Nå kan vi slå ned på alle som mener for eksempel at egenmeldinger ofte handler om fredager. Da kan vi sammen se på rapportbildene og se at det ikke stemmer det hele tatt. Det er faktisk minst på fredager. Så i tillegg til å gi innsikt, kan det også bidra til å ta livet av myter som kan føre til et svakere kultur og arbeidsmiljø. Dét er en veldig hyggelig, og litt uventa, konsekvens av i digitaliseringen, påpeker Håskjold.

Digitaliseringsivrig rådmann

Han forteller at rådmannen var en viktig brikke i innføringen av løsningen, siden rådmannen selv ikke ønsket å bruke økonomisystemet, og samtidig mente at tallene og rapportene derfra burde være tilgjengelig for flere og bli presentert på en eklere måte. Men han ønsket jo naturligvis å være oppdatert og ha full kontroll. Så da ble en slik løsning som den fra Visma et enkelt valg.

- Det er viktig at rådmannen kan gå foran og være tydelig på hva slags styringsverktøy som alle lederne i kommunen skal bruke. Det har betydd mye for at verktøyet har blitt tatt i bruk av alle. Nå har vi 30 brukere som ser de samme rapporteringsbildene og som gjør at vi har gode og informerte diskusjoner og kan ta bedre beslutninger sammen.

Digitale rapportbilder viser vei

I Surnadal, som i andre kommuner, er en slik business intelligence-løsning et sluttprodukt av en digitalisering av økonomi, personal og administrasjon, et synlig resultat av at flere prosesser på et vis er i mål. Det starter med det digitaliserte bilaget som gjennomgår en flyt med attestering og godkjenning. Deretter blir det automatisk kontert og bokført.

- Med denne nye digitaliserte løsningen dukker nå bilaget, eller den transaksjonen som ligger til grunn for det, opp i en graf eller et diagram i et visuelt rapportbilde. Slik at en eller flere ledere kan se det, samme dag eller dagen etterpå. På den måten er en slik løsning et synlig bevis på den skjulte dataflyten som skjer automatisk når kommunens administrative prosesser har blitt digitalisert. De nye rapportene er konkrete bilder på digitaliseringen. Det gjør at vi kan bruke tiden og kompetansen vår til å diskutere hvordan vi skal forholde oss til det rapportene forteller oss, avslutter Trond Håskjold, økonomisjef i Surnadal kommune. ­

Digitaliseringsguiden for kommunal sektor

 

Råd og tips for enkle
skritt mot en mer digital kommune

Ønsker du å få noen gode tips om digitalisering og gevinstrealisering, fyll ut feltene nedenfor for å laste ned digitaliseringsguiden.

JA, jeg gir samtykke til behandling av mine personopplysninger som beskrevet her og vil at Visma sender meg relevant informasjon på e-post basert på mine interesseområder. 
Ønsker du nyttige tips om digitalisering og gevinstrealisering innen kommunal sektor?

dokument ikonLast ned


Klikk for å dele innhold