Møteoppretter

Spar tid på publisering og administrasjon av møtedokumenter. Med FirstAgenda Prepare håndterer du enkelt prosessene rundt møteoppretting, publisering og brukertilgang.

Før møtet           Etter møtet

Two Column_prepare_moteoppretter toppbilde.png

Full kontroll før møtet

Integrasjon til sak- og arkivsystemer    PDF-konvertering    Versjonsstyring    Brukerstyring    Review

Two Column_moteoppretter_integrasjon.png

 

Integrasjon til sak- og arkivsystem

FirstAgenda Prepare integrerer med alle kjente sak- og arkivsystemer på markedet. Dagsordener og vedlegg kan hentens automatisk eller opprettes direkte i FirstAgenda Prepare.

Integrasjonen er enkel å sette opp, og heretter blir dagsordener og referater automatisk overført fra deres system til Prepare. Overføringen skjer sikkert via FTPS eller HTTPS.

 

PDF-konvertering

Dere kan laste opp alle filtyper til FirstAgenda Prepare, være seg word, jpeg eller excel. PDF-konverteringen er deres sikkerhet for at alle dagsordener og vedlegg fremstår like og er lesbare når møtedeltakerne skal foreberede seg til møtet på sin PC eller iPad.

Two Columns_prepare_moteoppretter_pdfkonvertering.png

Two Column_prepare_moteoppretter_versjonsstyring.png

 

Versjonsstyring

Takket være versjonsstyringen i Prepare er du som møteoppretter alltid sikker på at møtedeltakerne kun har tilgang til siste versjon av dagsorden. Når du publiserer en ny versjon, vil møtedeltakerne umiddelbart se den nye versjonen.

Tidligere versjoner med feil eller utdaterte opplysninger blir fjernet slik at det ikke oppstår forvirring for leseren. Ved publisering av endringer kan du også velge om brukeren skal varsles om endringen eller ikke.

 

Brukerstyring

I FirstAgenda Prepare kan en adminstrator tildele roller til andre i organisasjonen, for eksempel dagsordenansvarlig. Dagsordenansvarlig får full kontroll over hvilke brukere som skal ha tilgang til dagsordenen, saker og vedlegg.

Dere kan skjerpe sikkerheten ytterligere på lukkede saker og dokumenter slik at kun utvalgte personer får tilgang.

Two Column_prepare_modeoppretter_brukerstyring.png

Two Column_prepare_moteoppretter_review.png

 

Review

Du kan la utvalgte brukere lese gjennom møtereferatet før du gjør dagsordenen tilgjengelig for alle møtedeltakere. I møtets review-funksjon kan de legge igjen kommentarer og sende varsel om hvor det eventuelt skal endres i teksten.

 

Har du spørsmål eller vil vite mer? Ta kontakt

Book en kostnadsfri demo >>

Spar tid etter møtet

Publisering av referat    Automatisk publisering    Søk i møtehistorikk

Two Column_prepare_moteoppretter_publiseringreferat.png

 

Publisering av referat

Etter møtet publiserer du det godkjente referatet i FirstAgenda Prepare, og få sekunder etterpå er det tilgjengelig i vår møteapp, både i web-utgaven og på iPad. Har dere valgt å benytte vårt publiserings-API vil referatet også bli tilgjengelig på deres nettsider.

 

Automatisk publisering

I mange organisasjoner er det krav om at både dagsordener og referater publiseres online. Med FirstAgenda Prepare kan dere forenkle den prosessen ved å gjøre slik at det publiseres automatisk på deres nettside.

Two Column_prepare_moteoppretter_automatisk publisering1.png

Two Column_prepare_moteoppretter_sokehistorikk.png

 

Søk i møtehistorikk

Med søkefunksjonen har du alltid mulighet til å søke i tidligere møter og dagsordener – raskt og enkelt. Her kan du se både saker på dagsordenen, vedlegg og referater. Med søkefunksjonen slipper duå kaste bort tid på å lete i papirbunker og gamle e-poster.

 

Har du spørsmål eller vil vite mer? Ta kontakt

Book en kostnadsfri demo >>

Logo_Oslo Kommune NY.png

Case, Oslo Kommune

Med FirstAgenda Prepare har vi større frihet, og det er god verdi for pengene. Det er et intuitivt system som er enkelt å benytte, og derfor var det en fornøyelse å lære kollegene våre å bruke det. 

– Daniel Looney, IKT-leder

FAQ

De vanligste spørsmål og svar om FirstAgenda Prepare.
Er du nysgjerrig på hvordan andre virksomheter bruker FirstAgenda Prepare, ta en titt på våre referanser.

Har du flere spørsmål?
Sjekk vår supportside.

FirstAgendas digitale møteløsninger gjør det enkelt å håndtere prosessene som skjer før, under og etter et møte