UDI Mottak

Logistikk i adkomst

I 2014 opplevde vi en fremvekst av terrororganisasjoner, borgerkrig i Syria og generell uro i Midtøsten som ga et voldsomt flyktningepress mot Europas yttergrenser i sør. Høsten 2015 ble også Norge en del av denne krisen. Dette la et så stort press på hele vårt apparat for mottak av flyktninger, at enkelte statlige organer ble satt i kriseberedskap.

Mye av krisen besto i at vi ikke hadde nødvendig logistikk for å ta imot flyktningene. Det handlet om å gi de mulighet til å få dekket helt grunnleggende helsetilbud, mat, drikke, sanitærtilbud, og en seng å sove trygt og varmt i. Og behovet for økning i kapasitet økte raskt- veldig raskt!

For å kunne møte dette behovet ble det bygget et helt nytt mottak sentralt i Østfold. Her ble alle nyankomne registrert av flere statlige etater, bagasje ble registrert, samlet inn og desinfisert (fryst), helsesjekk gjennomført og flyktningene fikk overnatting, klær, hygieneartikler og mat. Og alt dette ble imponerende nok bygget opp i løpet av bare 2 uker.

FLYT i front

Systemet som ble utviklet for UDI og mottaket ble raskt gitt navnet FLYT. Det er et godt navn som beskriver både bruksverdien av systemet og prosessen som ledet frem til lansering. Systemet har allerede fra første produksjonssetting (12 dager etter prosjektstart) blitt et sentralt verktøy for å sikre god håndtering av asylsøkerne som ankommer hver dag. FLYT er det første møtet mange fremtidige nordmenn har med IT. Det er det første systemet de møter i norsk statsforvaltning, og det står helt i front i flyktningestrømmen.

Mottaket benytter det for å gjøre en første registrering av personer. Systemet er selvbetjent og oversatt til 13 språk. Det brukes til å registrere bagasje og eiendeler, og merking av disse. Systemet sikrer kontroll på hvilke personer som har vært til visitasjon, intervju, helsesjekk med mer. Politiets Utlendingsenhet, mottaksoperatøren, søkerne selv og helsepersonell er ulike brukergrupper for systemet.

Mottaket benytter systemet til å holde oversikt over hvilke deler av mottaket den enkelte person befinner seg i til enhver tid, hvem som har fått utdelt materiell, er tildelt sengeplasser og ankommet/forlatt mottaket.

Helsetester som blir tatt av de ankomne kan også i mange tilfeller gi utslag på alvorlige sykdommer. Da er systemet viktig for raskt å kunne gjenfinne enkeltpersoner på et stort fysisk område når prøveresultatene foreligger.

Systemet integrerer en stor mengde hardware, blant annet inngår det RFID-kort printere, kortlesere, etikettprintere, bagasjelapp- printere og klient-apps i levert løsning. Innkjøp, tilpasning, integrasjon og installasjon av utstyr var en sentral del av prosjektet.

Hvordan fikk vi det til på så kort tid?

1. Rask oppstart

For at dette prosjektet skulle være mulig å realisere innen en svært tett tidsramme, var det helt nødvendig å sikre en rask oppstart. Det ble derfor valgt ut personell som hadde riktig bakgrunn for å kunne kjøre et DevOps- prosjekt. Utviklere med «komplett»- kompetanse ble prioritert, og rett domenekompetanse var også avgjørende. Det ble i løpet av første time etter prosjektbeslutningen satt sammen et kjerneteam på 4 konsulenter som alle kjente til kundens virksomhet. Alle deltakere hadde bred erfaring med .Net og MS Azure- plattformen. Sammen med UDI sin produkteier klarte disse fire å både etablere komplett utviklingsmiljø i Azure, bygge en prioritert produktkø og igangsette utvikling av første release. Videre bemanning av prosjektet ble gjort fortløpende, men alle nøkkelressurser fra kunde og leverandør var på plass første dag.

2. Smidig utvikling med produkt i fokus

Prosjektet ble gjennomført ved at det var satt en ramme for første ukes utviklingsløp, og funksjonalitet ble fortløpende prioritert og levert til test. Tett involvering av brukere og interessenter gjorde at riktig og rett funksjonalitet ble utviklet først, og prosjektet fokuserte utelukkende på produkt fremfor prosess.

3. Kontinuerlig forankring og styring

For at et så tidsdrevet prosjekt skal kunne gjennomføres, er det en forutsetning at det er stor tillit mellom bestiller og leverandør. Denne tilliten var forankret høyt hos både Kunde og Leverandør. Det ble gitt store fullmakter til beslutninger og også kommersielle avgjørelser til alle deltakere i prosjektet. Styring av prosjektet var i stor grad delegert til teamet selv, inkludert produkteier, og formell rapportering ble begrenset til et minimum.

4. Continuous deploy

Nye versjoner av web-løsningen FLYT ble automatisk bygget og installert direkte i testmiljøet etter hver kode-innsjekk. Installasjon videre til produksjon ble gjort ved et tastetrykk etter at funksjonaliteten ble verifisert i test. Til test, ble det satt opp en egen test-lab med arbeidsstasjoner som gjenspeiler de enkelte funksjonene ved mottaket som systemet betjener. Nye stasjoner blir tilført etter hvert som funksjonalitet blir levert og alle versjoner av stasjonsspesifikke apper blir utviklet, bygget og installert fortløpende.

Første produksjonssetting på mottaket ble gjort 12 dager etter utviklingsstart, og all hardware ble installert samtidig. Allerede første døgn i produksjon hadde de ulike brukergruppene kommet med flere ønsker om tilpasninger og utvidelser. Samtidig ble utfordringer med hardwareintegrasjon avdekket og rettet. Samlet ga dette 18 nye releaser til produksjon første 2 driftsdøgn.

5. Installasjon og oppsett

Installasjon av alt utstyr, miljøoppsett og idriftsetting ble gjort av det samme teamet som utviklet løsningen. Dette ga svært rask feilsøking, retting og deploy når mangler ble avdekket. Det har i ettertid også sikret svært kostnadseffektive utvidelser av systemet fordi teamet opparbeidet en grundig forståelse for bruken gjennom erfaringer de selv gjorde ved mottaket.

Bildet viser en logistikk-post (bagasje-app) i FLYT, installert på mottaket. Dette brukes av flyktningene ved levering av bagasje til fryselager. ID-kortet scannes ved kortleser og bagasjelapper printes for festing på bagasje. Systemet ble utviklet og levert raskere enn utstyrsleverandør på møbler kunne levere bagasjebenk, så midlertidig benk ble snekret onsite.

Vil du vite mer?

Ikke nøl med å ta kontakt med oss.

Beskjed

*

JA, jeg gir samtykke til behandling av mine personopplysninger for å kartlegge mine interesser som beskrevet her og er kjent med at samtykket kan trekkes tilbake når som helst.

*

JA, jeg vil motta relevant informasjon basert på mine interesseområder fra Visma på e-post. Jeg kan når som helst melde meg av eller oppdatere mine interesser på Visma sin abonnementsside.

Vi trenger ditt samtykke.

Chat - Statement.png

FLYT for Utlendingsdirektoratet

Hvordan fikk vi det til på så kort tid?

Vil du vite mer?