Dokumenthåndtering

NAV har en rekke løsninger som understøtter elektronisk håndtering av etatens dokumentflyt, med et volum på flere titalls millioner dokumenter årlig. Det er svært kritisk for NAV å sikre pålitelighet, robusthet og høy oppetid på systemene som understøtter arbeidet til 15.000 saksbehandlere. Dokumentløsningene i NAV er svært komplekse og teknologimessig bredt sammesatt. Løsningene understøtter både intern saksbehandling, samt tilgjengliggjør dokumenter via flere selvbetjeningsportaler. Dette stiller høye krav til både oppetid og ytelse.

Det var et stort potensiale for kostnadsbesparelser og økt kvalitet gjennom å konsolidere, automatisere og videreutvikle løsningene. NAV hadde behov for en forvaltningsleverandør av dokumentløsningen som kunne ivareta de krav og føringer som lå til grunn og bidra aktivt til en effektiv videreutvikling og modernisering av dokumentløsningene.

Effektiv og trygg forvaltning

Visma Consulting er ansvarlig leverandør for forvaltningen av NAVs dokumenthåndtering. Vår forvaltningsmetodikk har sikret en effektiv og trygg forvaltningsorganisasjon som har bidratt til å sikre stabil drift. Dokumentløsningen har i forvaltningsperioden vært gjenstand for store endringer der Visma Consulting har hatt ansvaret for planlegging og gjennomføring av leveransene. Dette omfatter prosjektledelse, teknisk- og funksjonell løsningsutforming, utvikling, test og konfigurasjonsstyring. I tillegg utfører Visma Consulting rådgivingsbistand innen moderniseringsstrategi, applikasjonsdrift, behovsanalyse og kravutforming.  

Viktige resultater som er oppnådd:

• Etablert en ny felles brevløsning på tvers av fagsystemer. Systemet håndterer mottak av inngående dokumenter, jornalføring, arkivering og gjennfinning av dokumenter, dokumentproduksjon og distribusjon til ulike kanaler.
• Implementert integrasjon med Sikker Digital Post.
• Gjennomført  en rekke større effektiviseringer både knyttet til ytelse, skalerbarhet og driftskostnader.
• Levert systemstøtte til flere store prosjekter og initiativer, bl.a. EESSI, Klart Språk, Moderniseringsprogrammet og Uførereformen. Dokumenthåndtering er en integrert del i alle hovedprosessene til NAV, og eksempelvis medførte Uførereformen et endringsbehov på 10.000 timer innenfor Brev- og Arkiv hvor vi leverte nye tjenester, brev og dokumenter.
• Feilraten i produksjon er kraftig redusert, og det gjøres et aktivt proaktivt vedlikehold som et risikoreduserende initiativ.