Utlendingsdirektoratet

Det viktigste er evnen til innovasjon

I Utlendingsdirektoratet (UDI) har de brukt mye tid de siste årene på å innføre elektronisk saksbehandling i alle ledd. Alt skjer nå i prinsippet digitalt, men det er fortsatt mye jobb igjen før man har kvittet seg med alt papir.

– Teknologi påvirker vår virksomhet i stadig større grad. Vi er en IT-intensiv organisasjon, og det blir mer og mer elektronisk samhandling, sier Anne Karin Jeppesen, IT-direktør i avdeling for Elektronisk Forvaltning i UDI.

UDI leverer tjenester til hele utlendingsforvaltningen, inkludert politiet. Det innebærer også å levere tjenester til samtlige utenriksstasjoner i hele verden. Målet er at all saksbehandling og informasjonsutveksling skal gå digitalt.

 

De største utfordingene

På spørsmål om hva som har vært de største utfordringene knyttet til digitaliseringen, svarer Jeppesen at det er todelt.

– Det har vært en stor utfordring å etablere en profesjonell IT-organisasjon. Det er ikke gjort på et blunk. Vi må innse at det tar mange år å bli dyktig på IT.

Hun forteller at det også er krevende å sørge for at de nye løsningene blir tatt i bruk på en god måte. Hvis vi ikke følger opp dette tett, så risikerer vi at det utvikles løsninger som kanskje ikke blir brukt i det hele tatt. Da sier det seg selv at det også blir vanskelig å høste gevinster av løsningene.

 

Alle ansatte påvirkes av digitalisering

Jeppesen mener det er viktig at alle ansatte må ha et forhold til digitalisering og IT generelt.

– Det har vært veldig mye snakk om at ledere må ha nødvendig IT-kompetanse, og da særlig toppledere. Men det blir fort en debatt om hva folk kan og ikke kan. Det jeg trenger er at alle ansatte er motiverte. Motivasjon er et bedre ord enn kompetanse i denne sammenhengen, sier Jeppesen.

Hun legger til at man lærer gjennom å gjøre ting, og at de har merket at IT-kompetansen i UDI har bedret seg betraktelig.

 

Avhengig av ekstern ekspertise

UDI har selv ingen ansatte systemutviklere, så de er derfor avhengig av innleid ekspertise i sine digitale prosjekter. Noe de har gode erfaringer med.

– Utlendingsforvaltningen er en svingende virksomhet, sier Jeppesen og referer til fjorårets flykningtopp i Norge kontra et langt lavere antall enn forventet hittil i 2016. Noe som er en utfordring når det gjelder bemanning.

– Fordelen med å leie inn ekspertise er at du kan justere behovet fortløpende. Pluss at det selvfølgelig er kritisk spisskompetanse. Vi har 70 medarbeidere med svært god IT-kompetanse i avdelingen, men ingen systemutviklere. Den jobben tar Visma og andre leverandører seg av, sier Jeppesen.

Hun presiserer at det er viktig at virksomheten selv har kontrollen og tar ansvaret for å drive digitaliseringsprosjektet. Det er virksomheten som må sette agendaen.

 

Må kunne vise gevinstene

– Jeg tror det viktigste for norske virksomheter i årene som kommer er evnen til innovasjon. Tenke nytt og bruke mulighetene som er der. Finne de gode grepene, som sikkert er noe helt annet enn det vi gjør i dag. Da tror jeg også at vi bruker personalet vårt på en helt annen måte enn det vi gjør i dag, og vi vil ha et bedre informasjonsgrunnlag for de beslutningene vi tar, avslutter Anne Karin Jeppesen.

Kontakt oss