Kundecase

Enklere og mer effektiv avtaleoppfølging

Lidingö by forteller om sin avtaleoppfølging

Savner dere også et godt system og rutiner for avtaleoppfølging? Adriana Buzea, innkjøpssjef for Lidingö by etterlyste en løsning som var integrert med innkjøpssystemet og der alle krav automatisk ble overført til et verktøy for avtaleoppfølging.

Kommunen valgte Visma CLM, et skybasert verktøy som automatisk henter relevant informasjon fra innkjøpsverktøyet og overfører den til avtaleoppfølgingen. – Medarbeiderne sparer tid på at de ikke trenger å overføre informasjonen manuelt til Excel, og feilkildene er redusert til et minimum, sier Adriana Buzea.


Enklere og mer effektiv avtaleoppfølging
Med et verktøy som er spesialutviklet for avtaleoppfølging får medarbeiderne støtten de trenger for å kunne følge opp at avtalen virkelig blir fulgt.

Utfordring
Mange bedrifter og organisasjoner bruker mye tid og energi på å stille gode krav, evaluere tilbudene og forhandle med leverandørene for å få en så god avtale som mulig. Men så da? For å være sikker på at leverandøren virkelig leverer det som er avtalt i henhold til vilkårene, må avtalen følges opp, og da blir det ofte mer problematisk.
En organisasjon som merket det, er Lidingö kommune.
– Jeg har mast i flere år om at vi mangler et godt system og gode rutiner for avtaleoppfølging. Vi har i stedet måttet overføre informasjon om krav manuelt inn i Excel-dokumenter, noe som har vært tidkrevende, pluss at det alltid er en fare for at man gjør feil under overføringen, sier Adriana Buzea, innkjøpssjef for Lidingö by.
Det Adriana Buzea etterlyste, var en løsning som var integrert med innkjøpssystemet og der alle krav automatisk ble overført til et verktøy for avtaleoppfølging.

Løsning
For å håndtere problemet har Lidingö kommune testet et helt nytt verktøy for nettopp avtaleoppfølging, Visma CLM. Det er et skybasert verktøy som automatisk henter relevant informasjon fra innkjøpsverktøyet og overfører den til avtaleoppfølgingen.
Informasjonen som kan håndteres i systemet, kan være alt fra kostnaden på avtalen, leveranseoverholdelse og antall reklamasjoner, til hvor fornøyde brukerne er med leveransen.

Det trengs ingen manuell håndtering for dataoverføringen, og i motsetning til for eksempel Excel har Visma CLM funksjoner som er spesialutviklet for nettopp avtaleoppfølging. Man kan for eksempel bestemme hvilke krav som skal følges opp. Det er jo ikke sikkert at det er viktig å følge opp absolutt alle kravene, og da får brukerne bare opp en liste over de kravene som virkelig må kontrolleres.

Kravene som stilles i elektroniske konkurransegrunnlag, kan automatisk merkes for oppfølging og automatisk generere oppfølgingsplaner. Noen krav må man kanskje følge opp med leverandøren hvert kvartal for å se at de overholdes, mens andre kanskje bare må kontrolleres hvert år. Brukerne får opp tidslinjer som viser hva de må gjøre, og når, slik at ingen går glipp av en bestemt oppfølging.

Det finnes også informasjon om hvem som står ansvarlig for oppfølgingen, slik at denne ikke risikerer å havne mellom to stoler. Fordi all informasjon om oppfølgingen av hver avtale nå er samlet på ett sted, kan man dessuten være sikker på at dokumentasjonen finnes. Det kan ellers være et problem at medarbeidere slutter og det viser seg at mye av dokumentasjonen for avtalen de hadde ansvaret for, lå i innboksen deres, som ikke lenger finnes, eller i en fil som ingen vet hvor ligger.

Resultat
Lidingö kommune har nå brukt Visma CLM en stund, og det hersker ingen tvil om at avtaleoppfølgingen har blitt lettere.
– Vi kan strukturere oppfølginger, for eksempel ut fra hvordan vi kategoriserer leverandørene, på en mye bedre måte i dag.
Visma CLM gjør også at vi kan følge opp der det er mest effektivt.
– Noen avtaler håndteres best sentralt, mens det fungerer bedre å la virksomheten ta seg av oppfølgingen av andre avtaler. Med Visma CLM kan vi velge hvordan vi vil jobbe med hver avtale, og verktøyet gir brukerne støtten de trenger for å gjøre en god oppfølging, sier Adriana Buzea.

Medarbeiderne sparer tid på at de ikke trenger å overføre informasjonen manuelt til Excel, og feilkildene er redusert til et minimum i og med at all dataoverføring skjer direkte mellom systemene. Lidingö kommune utnytter foreløpig ikke alt systemet kan håndtere, men om noen måneder skal alt være i full gang. Noe Adriana Buzea ser frem til.
– Det vi kjører i dag, fungerer kjempebra, så jeg regner med at dette vil innebære en klar forbedring for avtaleoppfølgingen når vi er helt oppe og går, sier hun.

 

Kontakt oss

Kontakt oss gjerne ved å fylle ut skjemaet under, så hører du fra oss snart!

Virksomhet
Navn
Telefon
E-post
 

 

 

 

Stefann Norr
Nordic Sales Manager