Effektive prosesser med Effectplan hos Unicare

Les om hvordan Unicare tok i bruk Effectplan og i samarbeid med Visma bWise fikk en mer effektiv budsjetteringsprosess. 

 

Unicare er et av Norges største private helseforetak og har fem divisjoner som de budsjetterer på. De hadde en ekstremt tidkrevende budsjetteringsprosess som ikke fungerte optimalt. Vi har tatt en prat med Genine Vaile i Unicare som forteller om hvorfor de ønsket å forbedre sin budsjetteringsprosess, hva som ble løsningen og hva som skulle til for å lykkes. 

 

Hva var den største utfordringen deres før dere tok i bruk det nye budsjetteringsverktøyet, Effectplan?

Vår budsjetteringsprosess var veldig sentrert til økonomiavdelingen. Dette skapte veldig lite eierskap ute i enhetene og vi hadde flere ulike systemer for rapporteringen. Derfor brukte vi ekstremt mye tid på å kontrollere, samt at det var høy risiko for at det fantes feil i de Excel-filene som ble levert. 

Hva ønsket dere å oppnå med å implementere et nytt verktøy?

Vi ønsket å effektivisere prosessen, at det skulle bli mer eierskap ute i enhetene våre og spare tid. 

Som følge av denne utfordringen inngikk Unicare et samarbeid med Visma bWise. Planleggingssystemet Effectplan ble valgt som verktøy for budsjetteringsprosessen. Visma bWise har bidratt med implementering av løsningen, samt justeringer gjort i forhold til visualiseringsverktøyet Qlik.

Hvordan føler du at Effectplan har bidratt til å effektivisere budsjetteringsprosessen?

Det er ekstremt bra at vi til enhver til kan se helheten i tallene våre, at vi har fått samkjørt budsjettene til alle enhetene og at vi til enhver tid kan se hvordan vi ligger an i forhold til målet. Det har også bidratt til mye mer eierskap blant lederne og så ser vi at kunnskapen blant lederne har blitt mye høyere. De kan tallene sine og når det er avvik fra regnskapstall så ser de det med en gang, fordi de kjenner budsjettene sine. Vi har også tatt i bruk at man i Effectplan kan legge inn kommentarer. Så når vi bruker Qlik til daglig ser vi hva fokuset var i budsjettet. Vi har mye mer virksomhetsstyring med den budsjettprosessen vi har nå. 

Hva mener du skal til for å kunne lykkes med en implementering av et budsjetteringsverktøy?

Du må ha et godt team som kjører prosessen og som tar eierskap til det, samt at de hjelper lederne i de forskjellige enhetene med tallene og forståelse for verktøyet. Det vi synes var veldig bra med Effectplan var at vi kjørte det første gang med faktiske tall. Det for å kunne se hvilke kontoer lederne brukte til daglig og det gjorde det veldig enkelt for dem å forstå verktøyet. Det er jo ikke alle som kan økonomi, men Effectplan gjør det enkelt å forstå dine tall. 

Hvordan føler du at Effectplan har bidratt til å effektivisere budsjetteringsprosessen?

Det er ekstremt bra at vi til enhver til kan se helheten i tallene våre, at vi har fått samkjørt budsjettene til alle enhetene og at vi til enhver tid kan se hvordan vi ligger an i forhold til målet. Det har også bidratt til mye mer eierskap blant lederne og så ser vi at kunnskapen blant lederne har blitt mye høyere. De kan tallene sine og når det er avvik fra regnskapstall så ser de det med en gang, fordi de kjenner budsjettene sine. Vi har også tatt i bruk at man i Effectplan kan legge inn kommentarer. Så når vi bruker Qlik til daglig ser vi hva fokuset var i budsjettet. Vi har mye mer virksomhetsstyring med den budsjettprosessen vi har nå. 

Hva mener du skal til for å kunne lykkes med en implementering av et budsjetteringsverktøy?

Du må ha et godt team som kjører prosessen og som tar eierskap til det, samt at de hjelper lederne i de forskjellige enhetene med tallene og forståelse for verktøyet. Det vi synes var veldig bra med Effectplan var at vi kjørte det første gang med faktiske tall. Det for å kunne se hvilke kontoer lederne brukte til daglig og det gjorde det veldig enkelt for dem å forstå verktøyet. Det er jo ikke alle som kan økonomi, men Effectplan gjør det enkelt å forstå dine tall. 

Hvilken erfaring har du med å jobbe med konsulentene i Visma bWise?

Vi har vært heldige å hatt to konsulenter som vi har forholdt oss til. Det var de som implementere løsningen og vi har senere hatt de tilbake for å gjøre justeringer i forhold til Qlik. Vi har vært ekstremt fornøyde med de konsulentene vi har jobbet med. De har vært veldig profesjonelle og alltid levert på det vi har bedt om. Så de kan anbefales!

Vil du vite mer?

Ikke nøl med å ta kontakt med oss.

Vi trenger ditt samtykke.

Chat - Statement.png