I Trondheim kommune går det ut nesten 18 000 lønnsslipper hver måned – til 15 000 ansatte.

– Vi sparte mye arbeid, papir og porto da vi sluttet å sende dette ut med posten, sier Bjørn J. Villa, som er IT-sjef i kommunen.

Nærmere en halv million bare i porto, for å være mer nøyaktig. Portrett av Bjørn J. Villa, IT-sjef i Trondheim Kommune

Portalen løser hverdagen

Formidling av lønnsslipper til de ansatte er bare en av mange oppgaver som kommunen i dag løser ved hjelp av HR-Portalen til Visma. Som øverste sjef for IT i Norges tredje største kommune, er Bjørn J. Villa opptatt av de store systemene – de som gjør hverdagen enklere og som løser problemene.

Aller mest er han opptatt av å gjøre det enklere for de ansatte. At de skal få løst det de trenger; når de trenger det, på den flaten de vil, helt sømløst og veldig brukervennlig.

– Jeg kan vel gå så langt som å si at HR-Portalen er hjertet i virksomheten vår. Systemet har en sentral rolle hos oss og vi er helt avhengig av at det fungerer optimalt, sier han.

God samhandling

IT-sjefen og hans medarbeidere bruker mange av Vismas systemer i det daglige, blant annet arkivløsninger og systemer for helsesektor, skole og velferd. Noen av løsningene driftes av Visma, men noe drifter de også selv, blant annet på grunn av sikkerhetsrutiner. I enkelte tilfeller har de en kombinert løsning.

Når det gjelder Bluegarden Lønn og HR, som brukes daglig av de ansatte i kommunen, har IT-divisjonen delt ansvaret for driften sammen med Visma. Dette teamarbeidet er Villa særdeles godt fornøyd med.

– Det er betryggende å vite at forretningskritiske systemer som dette er smidige og «går av seg selv» i en travel hverdag. Vi er veldig fornøyde med samarbeidet, og Visma er proaktive og hjelpsomme. Det er et viktig grunnlag for en velfungerende hverdag for oss.

Bjørn J. Villa IT-sjef i Trondheim Kommune

Brukerorientert produktutvikling

Det å benytte seg av slike løsninger, med mange ulike brukere og flere kunder som har samme behov, mener han gir gode stordriftsfordeler.

– HR-Portalen er et gjennomarbeidet produkt med en god strategi. Visma har alltid et fremoverlent perspektiv på ting og er veldig løsningsorienterte. De er gode på å fokusere på det som gir resultater til fordel for flere, forteller Villa.

Han mener noe av det beste ved dagens løsning er det gode samarbeidet mellom kunde og leverandør på ulike nivåer, og at Visma er flinke til å bruke kundene sine på en god måte.

– Vi opplever å bli hørt, og det er et veldig positivt og inkluderende miljø med god dialog rundt produktutvikling. Og så er vi jo også store nok til at vi tør å utfordre dem litt, sier han.

Mobil først

I Trondheim kommune er det mobilen som gjelder. Flere tusen brukere tilsvarer omtrent like mange ulike behov, og da må tjenestene være tilgjengelige når det trengs og der brukerne er. HR-Portalen har gode løsninger fra mobil for de ansatte, noe som passer perfekt inn i kommunens «mobile first»-strategi.

– Vi savner imidlertid en mobilstrategi for arbeidsgiver, som for eksempel i forbindelse med rekrutteringsprosesser, slik at vi kan bruke løsningen like godt fra alle flater, også fra arbeidsgivers ståsted, sier Villa.

Trondheim kommune gjennomfører i overkant av 5000 ansettelser hvert år. Det inkluderer mange innleide konsulenter, vikarer, ansatte på korttid og deltid som skal gjennom rekrutteringsprosesser. Da trengs det god verktøystøtte for å gjøre hverdagen enda enklere.

Lite mystikk

Når man jobber som leder, er en HR-portal et av de aller viktigste arbeidsverktøyene i hverdagen. I Trondheim kommune er det over 1000 ledere som alle bruker flere ulike verktøy.

– Vi er en kompleks kommune, så det at lønnsmotoren i løsningen fungerer optimalt er særdeles viktig. Enkelte løsninger er jo så komplekse at man kan bli nervøs av å logge seg inn. HR-Portalen er brukervennlig, enkel å forstå og hverken mystisk eller skummel.

Bjørn J. Villa IT-sjef i Trondheim Kommune

Det enkle er ofte det beste

Helsesektoren i Trondheim kommune består av ca. 6 000 ansatte, og de aller fleste av dem har en hektisk arbeidshverdag som egentlig består av alt annet enn å sitte foran en skjerm. Da er det viktig å kunne utføre personaloppgaver i løpet av få minutter, og brukervennlighet blir ekstremt viktig.

– Det var en lettelse for oss da vi gikk bort fra å sende ut lønnsslipper i posten, og vi har ikke mottatt en eneste klage eller protest fra de ansatte. Nå er dette lett tilgjengelig i portalen. Vi sparer porto, de ansatte kan logge seg inn via PC eller mobil og trenger ikke noe spesielt utstyr for dette. Løsningen er enkel og lett å bruke, sier Villa, som er veldig fornøyd med forståelsen og respekten de møtes med, både på operasjonelt og strategisk nivå, i driftsmøter og business review-møter.

– Over tid er dette en veldig god investering i tilfredshet. Det er viktig å skjønne at når man har landet en stor avtale med det offentlige, er denne relasjonen viktig å pleie, mener han. Villa trekker frem hvor viktig det er å ha å ha dedikerte kontaktpersoner med tydelige roller, som man samarbeider med over tid:

– Det handler jo til syvende og sist om menneskelige relasjoner – så lenge systemene i bunnen fungerer som de skal.

 

Be om demo

Sektor
Vi trenger ditt samtykke.

Skybasert selvbetjening med HR-Portalen

HR-Portalen til Bluegarden Lønn og HR leveres som skytjeneste, og sparer deg for større, interne IT-investeringer og unødvendige kostnader.

Finn ut mer om selvbetjening