Mann arbeider i fellesareal på kontor

Det lønner seg å outsource lønn

Gjør det du er god på, så tar vi oss av lønningskontoret, anbefaler Vismas BPO-eksperter.

Penger får verden til å gå rundt. Det gjelder også de fleste bedrifter. Lønningskontoret er en viktig, men arbeidskrevende del av virksomheten. Om du lar andre ta seg av den jobben, kan du frigjøre tid til det bedriften egentlig skal drive med.

– Alle bedrifter, dersom de har mulighet til det, burde bruke mest mulig energi på egen kjernevirksomhet og det de er gode på. Så kan de la oss gjøre det vi er best på, nemlig lønn, mener Hanne Lise Kvidal og Wenche Weum. De jobber begge med Managed Services i Visma og er eksperter på området Business Process Outsourcing (BPO). De mener det å la profesjonelle fagfolk gjøre denne jobben kan være en god måte å effektivisere daglig drift på.

Oppdaterte lønnseksperter

Det er mye å tjene på å outsource lønnstjenesten til fageksperter, mener Vismas eksperter. Etter at grundige anbudsrunder er gjort, med alt av kravspekker og omstendelige prosesser, er det klart for å skifte lønnssystem og overlate jobben til proffene med systemkompetanse.

– Vi jobber med kundesegmentet «enterprise-bransjen», som er definert som selskaper med mer enn 750 ansatte, forklarer Team Manager Hanne Lise Kvidal. Da er det mange permisjoner, lønnsnivåer og feriepenger å holde styr på.

Alltid tilgjengelig

For alle som jobber med Bluegarden Lønn og HR i Visma er det også viktig å være tilgjengelig når kundene trenger det.

To lønnseksperter arbeider hver for seg

– Vi hjelper kundene med det de trenger når de trenger det, og vår kundesupport tilpasses kundenes behov. Noen velger å ha en slik tjeneste tilgjengelig slik at alle ansatte kan kontakte oss ved behov, andre har enkelte kontakter som har direkte dialog med vår support. I tillegg kan man sende oppgaver til oss i HR-portalen. Og så dekker vi selvsagt opp ved ferier og sykdom, sier Weum.

Fortsatt internt eierskap

Når et selskap skal ta valget om å sette bort en så viktig tjeneste som arbeidet med lønn, bør det gjøres nøye vurderinger før avtalen inngås.

– Noe av det viktigste å tenke på ved bruk av en ekstern part, er at dette er et samarbeid og at det alltid må være dedikerte interne ressurser. Det er forskjell på inhouse og outsourcing, og det er viktig å fortsatt ha et solid eierskap til arbeidet internt i bedriften, sier Wenche Weum.

De presiserer at det å gå over til denne arbeidsformen, for de aller fleste selskaper, er en læringsprosess. Det er viktig med en definert ansvarsfordeling mellom interne og eksterne ressurser, og enighet hvem som skal levere hva.

Ta vårrengjøringen

Det er viktig å gjøre en god analyse før arbeidet starter. Dette innebærer også en grundig kartlegging av interne prosesser.

Mannlig lønnsansvarlig på vei hjem fra jobb

– Når bestemmelsen er tatt om at oppgaven skal outsources, er det viktig å få «ryddet opp i egen butikk» før vi starter opp med vår del av jobben. Det er vel litt som det at mange rydder (og vasker) før vaskehjelpen kommer, mener de.

I denne prosessen får bedriften gått gjennom og ryddet i en del ting før de eksterne kan gå inn og overta.

Systemet settes til en viss grad opp ut fra kundenes behov, men det er som regel ikke veldig store tilpasninger som skal til for hver enkelt kunde. Selv om det er ulike typer lønn i ulike bedrifter, som at noen er timelønnede mens andre har fast lønn, er måten å løse dette på i stor grad lik. Innholdet i selve oppdraget kan imidlertid variere fra kunde til kunde.

Velg det du trenger

– Noen av våre kunder trenger kun hjelp til arbeidet med lønn. Andre vil ha hjelp til tjenester som refusjon mot NAV, avstemming og reiseregninger. Det fine er at vi kan gjøre alt, og på ett sted, forklarer Hanne Lise Kvidal.

På spørsmål om hvorfor kundene skal velge Visma til å gjøre denne jobben, er ekspertene samstemte:

– I tillegg til de beste løsningene: menneskene som står bak! Alle de som følger opp og hjelper til når det trengs. Alt fra våre fagkonsulenter til KAMene som følger opp kunden sentralt og den hyggelige gjengen på servicedesken. Det er alle disse til sammen som er med på å gi våre kunder det gode totalopplevelsen.

Ønsker du å vite mer?

Sektor
Vi trenger ditt samtykke.

Relevante artikler

Ferie ved permittering

Fastsetting av ferie ved permittering

Arbeidsgiver kan fastsette at ferie skal avvikles i en permitteringsperiode og at allerede fastsatt ferie skal avvikles også i perioden hvor arbeidstaker er permittert. Les mer her.

Les denne artikkelen >
Regler for overføring av ferie

Overføring av ferie – hvilke regler gjelder?

Har arbeidstaker gjenstående feriedager fra året som var? Her er reglene for overføring av ferie.

Les denne artikkelen >
Lønn på 1. og 17. mai

Lønn på 1. mai og 17. mai

På våren er det mange røde dager på kalenderen og i den sammenheng får vi mange spørsmål knyttet til arbeidstakers rett på lønn for disse «fridagene».

Les denne artikkelen >

Få en mer effektiv hverdag

Med Bluegarden Lønn og HR, er muligheten for effektivisering stor.

Finn ut mer om Bluegarden Lønn og HR