Visma.net Expense: Gjør reiseregninger til en lek

Utfylling av reiseregninger skaper hodebry for mange, nå gjør skyløsningen Visma.net Expense mye av jobben for deg.

Digitaliseringen får stadig større innpass i vår hverdag og gjør det lettere å navigere i informa­sjonsflyten. Nå blir det også en­klere å føre reiseregninger. Et hav av kvitteringer og noen som kommer på avveie er et kjent feno­men for mange. Visma har utviklet en løsning som tar hodebryet fra deg.

TIDLIG UTE

Norges Bondelag er tidlig ute og benytter Visma.net Expense når de skal føre reiseregninger. Visma.net Expense er Vismas nye skybaserte programvare for reise­regninger. Nå kan du fylle ut reise­regningen når og hvor det måtte passe. På nettbrett, PC eller Mac – på hytta, hjemme eller på jobben.

– Vi tok i bruk Visma.net Expense i juni i år. Vi har et stort volum av reiseregninger og følte at vi trengte et system som forenkler hverdagen vår, sier økonomisjef Leif Slåtten i Norges Bondelag.

Bondelaget har til nå tilknyt­tet 130 ansatte og tillitsvalgte til reiseregningsløsningen. – Det er mye reisevirksomhet blant våre ansatte og tillitsvalgte, og vi har et volum på 3000-4000 reisereg­ninger i året. Til nå har om lag 400 gått gjennom Visma.net Expense, sier Slåtten.

INTEGRERT

Benytter man andre Visma løsnin­ger som Visma Lønn eller Visma Avendo Lønn kan man enkelt ad­ministrere tilgang til reiseregnings­systemet med et tastetrykk.

– Det er en enkel operasjon å implementere Visma.net Expense. Vi går bare inn i Visma Lønn og ha­ker av for de medarbeiderne vi øn­sker skal få tilgang til modulen. Alle relevante opplysninger eksporteres fra Visma Lønn, forklarer Slåtten.

Slåtten møtte både skepsis og motstand da det eksisterende sys­temet skulle byttes ut. Mange har innarbeidete rutiner og liker ikke at nye løsninger kommer og bryter med disse rutinene.

– Det var litt skepsis i starten, men løsning var enkel å ta i bruk, så implementeringen gikk greit for seg. Brukerterskelen for å komme i gang var veldig lav. Det genere­res en mail fra Visma til brukerne, der er det bare å følge veilednin­gen, så er man i gang, forteller en fornøyd Slåtten.

ENKLERE

Fordelen ved Visma.net Expense er at lønningsansvarlige ikke må punche reiseregninger i et lønns­system slik som var vanlig tidli­gere. I tillegg blir også kvaliteten på dataene bedre. Når du bruker Visma.net Expense trenger du hel­ler ikke kjenne kompliserte regel­verk – all nødvendig informasjon ligger lagret i systemet. Lover, regler og satser er til enhver tid oppdaterte og riktige. Dette sikrer kvaliteten – og sparer tid og res­surser for bedriften.

– Systemet sørger for at den ansatte fyller ut alle lovpålagte felter og alle satser er automatisk oppdatert i systemet, noe som gjør kontroll- og attestasjonsarbei­det mye enklere for oss i økonomi­avdelingen, sier Slåtten, og legger til: også egne satser som vi har internt kan legges inn slik at disse blir fylt ut.

APPER – GJØR DET ENKLERE

Det er flere apper som kan legges til løsningen, slik at reiseregnings­prosessen blir enda enklere. Kjøre­bokappene fra BilBuddy og Abax logger kjørelengde, fra-til adresse og bompenger. Informasjonen le­veres direkte i Visma.net Expense slik at man får opplysningene rett inn i reiseregningen. Med appen «Visma Attach» tar du bilde av kvitteringeren og laster disse direkte opp i løsningen, slik at disse knyttes til reiseregninger eller utleggrefusjoner.

Slåtten ønsker på sikt å ta i bruk tilleggsfunksjonene som finnes i Visma.net Expense.

–Mobil scanning og GPS-track­ing ved bruk av apper på smart te­lefon er funksjoner vi vil ta i bruk i løpet av kort tid, avslutter han.

Artikkelen har tidligere vært publisert i vårt kundemagasin Vismagazine.

Marthe Ivarson works as communication advisor and Head of social media. Marthe has worked as a journalist and with media relations at the Royal Norwegian Embassy, New Delhi. M.Sc. Business Administration and Organizational Communication, B.Sc. Business Journalism.
Kontakt Marthe: