Er vikarhåndtering en tidstyv på din skole? 6 enkle grep

vikarhåndtering i skolen

Ja – det er mye arbeid med å få tak i vikarer, formidle vikaropplegg og etterarbeid med timelister, avspasering og lærernes restpott. Med smarte grep kan du spare mye tid og penger. Vi gir deg noen gode tips om hvordan du enklere håndterer administrasjonen av vikarer på din skole.

Stopp tidstyven i skolen med 6 enkle grep

1: Gi ansatte oversikt over når de skal jobbe

Gi alle lærere og tilkallingsvikarer adgang til sin arbeidsplan på web. Slik får de oversikt over når de skal jobbe og kan se og melde interesse for ubesatte vikartimer.

2: Gi administrasjonen full oversikt

Med tilgang til arbeidsplaner, ubesatte timer og vikarer, via web, forenkles hverdagen for administrasjonen. Her får også administrasjonen tilgang til ansattes egenmeldinger, søknader om avspasering og permisjon. Ledelsen får også nøkkeltall i sanntid for bedre grunnlag for beslutninger.

3: La vikarene «shoppe» timer selv

Mens man før måtte sitte og vente på å få tildelt timer kan vikarene nå registrere ønsker. Når de logger seg på webløsningen får de enkelt tilgang til beskjeder og instruksjon som trengs til vikartimen.

4: Unngå dobbeltregistreringer

Vikartimer på gule lapper og flere manuelle operasjoner øker muligheten for feil og er tidkrevende. Sørg for en god arbeidsflyt der du registrerer data kun en gang frem til timene overføres elektronisk til ditt lønnssystem.

5: Forenkl distribusjon av vikaropplegg

La lærerne selv legge inn vikaropplegget. Vikarer har tilgang og kan legge inn informasjon om hva som ble gjennomført. Ansatte har med mobilen over alt og har dermed tilgang til sin kalender med vikaropplegg når som helst og hvor som helst.

6: Samarbeid med andre skoler

Med felles løsning for alle skolene i kommunen, også på tvers av kommuner, kan samarbeid om vikarer gjøres enklere. Vikarene kan få mulighet til å bygge ønsket stilling og blir dermed også en mer stabil ressurs for skolene.

Vi jobber mye smartere!

– Med Timeplan – løsningen fra Visma har vi enklere vikarhåndtering og vi unngår dobbeltregistreringer. Skolen effektiviserer arbeidet.

Sier rektor Magne Johansen ved Hagebyen skole. Alle skolene i Harstad kommune har felles IT-løsning for tids- og ressursstyring. Les hvordan de har effektivisert arbeidet tilsvarende ca 15% stilling »

Sjekk om Vikaradministrasjon i Visma Flyt Skole gir din skole en enklere vikarhåndtering.

 

Les mer om vikarhåndtering i skolen »