Gå til hovedsiden

Marianne Thielemann: – Vi må snakke om åpne poster!

En viktig, men dessverre nedprioritert oppgave for regnskapsførere er å vurdere åpne poster. Vi har tatt en prat med Marianne Thielemann, fra Visma Financial Solutions, som mener regnskapsbyråene ikke har god nok kontroll på purring og inkasso.

Marianne Thielemann om åpne poster

I det du fakturerer, er posten åpen. Den forblir åpen frem til fakturaen har blitt betalt.

-Vi lever i en verden hvor stadig flere oppgaver blir automatisert. Likevel er det svært få regnskapsbyråer som har etablert rutiner på purring og inkasso som en del av oppdragene de har for sine kunder, sier Marianne Thielemann, Program Manager Accounting Offices, i Visma Financial Solutions.

“Det bør være like naturlig å purre, som det er å fakturere”

Marianne har lang erfaring fra regnskapsbransjen og ser store fordeler i å automatisere purre- inkassotjenestene. I Visma brenner Marianne for å frigjøre tid for regnskapsførere ved hjelp av automatiserte tjenester, slik at arbeidsdagen blir mer effektiv og kundefokusert.

Åpne poster – rydd i reskontroen!

Det er ingen grunn i å selge varer og tjenester dersom sluttkunden ikke betaler for seg. -Jo eldre posten blir, jo vanskeligere blir det å få inn kravet, forteller Marianne. Derfor er det viktig å ha gode rutiner slik at man unngår at det samler seg opp åpne poster.

Purr nå – over 50% av de som ikke betaler har rett og slett glemt fakturaen

For Marianne er purring en gyllen mulighet til å gi sluttkunden en påminnelse om at faktura har forfalt. Jo raskere det purres, jo større sannsynlighet er det for at fakturaen blir betalt. Hun hevder halvparten vil mest sannsynlig betale etter første purring.

Gode purrerutiner åpner opp for dialog med kundene. – Ved å purre luker du ut de som gjør opp for seg. På den måten kan du bruke mer tid på de fakturaene som ikke har blitt betalt. Enten ved å rydde opp dersom sluttkunden ikke er enig i fakturaen, eller ved å finne en løsning med de som ikke har mulighet til å betale. Kanskje klarer du å se hvilke kunder du ikke bør sende en vare til ved neste anledning, forklarer Marianne.

Les også: Betyr 6000 kr noe for deg?

Det handler om mer enn bare purring

Ifølge Marianne har regnskapsførere en gyllen anledning til å bidra med gode rutiner til kundene. Ved å holde en tett dialog med kunden og vurdre åpne poster regelmessig vil det bidra til bedre kontroll over likviditetssituasjonen. Det er Marianne helt overbevist om.

– Ved å hjelpe kundene til byrået med å purre bidrar du til at sluttkunden ser at regnskapsfører har kontroll. Kanskje finner dere områder som har rom for forbedring – om det er hvor ofte kunden fakturerer, antall forfallsdager og hvordan kunden håndterer innsigelser på levert vare og/eller tjeneste, forteller Marianne videre.

Marianne Thielemann snakker om åpne poster
Marianne Thielemann snakker om åpne poster sammen med Hege Broch og Ida Aune Viken, Product Managers for Visma AutoCollect.

– Det handler ikke nødvendigvis om å følge med på hver eneste faktura. Ved å samhandle med kunden i samme system, får kunden bedre innsikt og forståelse for betaling. På den måten spiller regnskapsfører og kunde sammen på lag, som igjen fører til et mer effektivt samarbeid, god likviditet og tilfredsstilte kunder, fortsetter Marianne.

– Regnskapsførerne må være mer offensive 

Teknologi har åpnet opp for nye oppgaver for regnskapsførere. Dette er veldig viktig for Marianne, som ser på fremtidens regnskapsføring som et strategisk samarbeid.

Det handler om god relasjon til kunden, samhandling og hvordan levere rådgivende regnskapstjenester

Marianne ser stor verdi i å kunne støtte og gi kundene den veiledning de trenger.

– Det er jo ikke alltid kunden ser dette selv. Det kan for eksempel være gjennom å hjelpe kunden med ny teknologi, hvilke oppgaver kan økonomisystemet gjøre bedre automatisert enn manuelt, hvilke oppgaver ønsker kunden å gjøre selv, hvilke oppgaver skal regnskapsfører gjøre, sier Marianne.

– Et område med et stort potensiale for mer samhandling er purring og inkasso, overraskende nok. Det handler ikke om purring alene, men hvorfor kommer en faktura til purring? 

Er grunndata opprettet korrekt? Er fakturaen kommet frem? Hvordan sendes fakturaene? Har kunden din rutiner rundt innsigelser? Og hvordan fakturerer kunden din? Månedlig eller løpende? Hva anbefaler du kunden å gjøre? Også kommer vi til at fakturaen faktisk ikke betales – hvilket råd gir du kunden da, fortsetter Marianne, som nesten ikke klarer å runde av temaet.

En vare eller en tjeneste er ikke solgt før den er betalt – og her har regnskapsførere en fantastisk mulighet til å være en viktig rådgiver for sine kunder.

Dette brenner jeg så for, sier Marianne entusiastisk.

Fordelen med automatiserte purre- og inkassotjenester

Tradisjonelt sett har rutiner rundt purring og inkasso blitt utført manuelt. Marianne henviser til en rekke gode systemer for automatiserte purre- og inkassotjenester. – Dessverre altfor få som har tatt disse i bruk, forklarer hun.

Ifølge Marianne bidrar automatisering av purre- og inkassorutinene til redusert kredittid, som er bra for likviditeten. – I Visma sine økonomi-systemer ligger det integrerte løsninger for automatiserte purre- og inkassotjenester, som kan aktiveres ved noen få tastetrykk. Visma AutoCollect er en tjeneste for automatisert purring og inkasso. Med Visma AutoCollect er kundereskontroen til enhver tid oppdatert og du kan følge status på fakturaoppfølgingen løpende, som sparer både tid og penger.

Det unike med Visma AutoCollect er at det er automatisert og integrert i Visma sine økonomisystemer

– Regnskapsfører og kunde av et regnskapsbyrå skal forholde seg til en produksjonsplattform – det gjelder også purring og inkasso, smiler Marianne. 

Les mer: 10 gode grunner til å automatisere purring og inkasso

Åpen post-misjonæren

Med et glimt i øyet, men samtidig blodseriøs runder Marianne av intervjuet med å kalle seg selv en «åpen post misjonær».

– Vi nærmer oss årsoppgjøret. Og jeg anbefaler sterkt å gå gjennom åpne poster og sende purringer nå slik at man får gjort opp innen nyttår.  Det sikrer likviditet og ikke minst at reskontroen er oppdatert og ryddig til 31.12. Da blir helt sikkert revisor også glad, avslutter Marianne.

Ønsker du å snakke med Marianne?

Er du regnskapsfører og har behov for automatisert purre- og inkassoløsning? Ta gjerne kontakt med Marianne eller les mer om tjenesten Visma AutoCollect her.

Marianne Thielemann

Mest populære