Varetelling - gjør deg klar for et nytt år!

Varetelling – gjør deg klar for et nytt år!

Alle bedrifter med varelager er helt avhengig av å telle varelageret for å få regnskapet korrekt. Næringsdrivende må foreta telling av alle varer man har på lager pr. 31.12.

Dette blogg innlegget gir deg noen tips om varetelling, spesielt for de som jobber med løsningen Mamut One Office Professional eller en av Mamut One Enterprise versjonene. (For mer informasjon om disse løsningene, klikk her).

 

Gode rutiner for varetelling

Varetellingen kan være tidkrevende, men dette vil selvfølgelig avhenge av størrelsen på varelageret. Gode rutiner i forbindelse med varetellingen kan spare deg for unødig bruk av tid.

Ved varetelling er det viktig at man sjekker innkjøpspriser og kostnader på produktene sine før man endrer varelageret. Dette gjelder når man justerer antall høyere enn hva systemet sier. For eksempel sier Mamut-systemet at man har 8 på lager, men den fysiske varebeholdningen er 10. Da oppjusterer man antallet til 10. Merk at ved varetelling hvor man får høyere antall enn hva som står i systemet vil Mamut benytte innkjøpsprisen fra produktkortet som grunnlag for verdisetting av produktet. Ved det motsatte vei, hvor for eksempel fysisk varelager er 8 og i Mamut står det 10, så vil Mamut benytte først inn først ut prinsippet og verdien på produktet vil taes ut med verdien det kom inn i Mamut med.

Mange velger gjennom året å sette produkter inaktive. Det er viktig at man ikke setter et produkt inaktivt med beholdning. Et inaktivt produkt vil fremkomme i lagerverdilister, men det vil ikke komme i varetellingsmodulen. Inaktive produkter med beholdning må vises i lagerverdi så lenge de fysisk ligger på lageret. Sjekk med Revisor/Regnskapsfører for hvordan man skal behandle slike produkter.

Husk:

  • Ta en fullstendig sikkerhetskopi før justering av varelageret!
  • Det er viktig at man ikke nullstiller varelageret ved varetelling. Har man vært nøye med varelageret gjennom året er det kun endringene som skal justeres ved varetelling.

Slik går du frem med varetelling

NB! I perioden hvor varetellingen utføres må man ikke har transaksjoner i Mamut som påvirker endring av varelager. Det vil si at man ikke tar varemottak i innkjøp og man tar ikke varer ut gjennom ordremodulen i Mamut.

  1. Skriv ut varetelllingsliste (kan kjøres ut til Excel hvis man ønsker det).
  2. Sjekk om du har produkter som er inaktive med beholdning. Sett disse aktive hvis du vet det er endringer som skal gjøres på disse. (Inaktive produkter vises ikke i varetellingsmodulen).
  3. Sjekk at du har riktige innkjøpspriser og kostnader på produktene som du vet det er beholdningsendring på. Dette gjelder kun når antall på fysisk lager er høyere enn hva som står i Mamut.
  4. Kontroll av lagerverdi: Lagerverdiliste – Denne listen tar antallet på lager ganget med innkjøpspris og kostnader fra produktregisteret. Lagerbevegelser – Har man benyttet innkjøpsmodulen konsekvent gjennom året skal denne rapporten benyttes for lagerverdi. Denne listen tar hensyn til at samme vare er kjøpt inn med forskjellige priser og variabel valuta.
  5. Ta en fullstendig sikkerhetskopi før du gjør selve varetellingen i Varetellingsmodulen.

Når varetellingen er gjennomført kan du i Rapportmodulen ta ut rapporten «Avvik etter varetelling m/verdi». Rapporten gir en oversikt over opptallt beholdning i forhold til forventet beholdning i antall og klientvaluta. Vær oppmerksom på at kun produkter som var med på siste varetellingsdato fremkommer på rapporten.

NB! Dersom du benytter Regnskapsmessig oppdatering av lagerverdi (Automatisk kostnadsføring) så bør du før varetelling også skrive ut rapporten «Balanserapporten». Viktig at man sjekker konto 1460 før og etter varetellingen.

 

Viktig! Man må ikke lukke periode 12 hvis man benytter kostnadsføring da denne vil postere endringer i regnskapet på periode 12. Er perioden lukket så vil de regnskapsmessige endringene posteres på neste ledig periode som vil være periode 1 i det nye året.

 

Les mer om kravene til varetelling, varetellingsliste osv. som er regulert i bokføringsforskriften § 6-1.

 

Stian Thorsen jobber i Visma Mamut AS som Senior Consultant i avdelingen Consulting and Accounting Offices og har vært i selskapet siden 2000. De siste 10 årene har han jobbet som konsulent og kursholder med hovedfokus på innkjøp, lager og logistikk.
Kontakt Stian: