Slik effektiviserte Vaktmesterkompaniet administrasjonen og styrket lønnsomheten med Visma.net ERP

Oslos største leverandør av utendørs vedlikehold, Vaktmesterkompaniet, håndterer hvert år titusentalls fakturaer. Da bedriften er avhengige av en høy grad av automatisering, falt valget i 2013 på Visma.net ERP.

Lang erfaring med ERP

– I forbindelse med et eierskifte i 2013 ble vi solgt ut av ISS, men det var bare selve driftsorganisasjonen som ble solgt. Mange stabsfunksjoner som for eksempel regnskap og fakturering som ISS sentralt hadde tatt hånd om, skulle vi nå ta hånd om selv, og da måtte vi finne et system som kunne implementeres raskt, forteller Rune Kristoffersen som er CFO i Vaktmesterkompaniet.

Kristoffersen hadde både erfaring som bruker av flere serverbaserte ERP-systemer og hadde også stått for implementeringen av små og store ERP-systemer tidligere.

– Det var nyttig erfaring å ha med seg da vi skulle ut å finne et nytt ERP-system til virksomheten.

Forutsigbare kostnader med skybasert ERP

I Vaktmesterkompaniet satte de to krav til systemet de skulle anskaffe. Det skulle være skybasert og de ville ha et system som var standardisert.

– På grunn av tidspresset måtte vi finne et system som kunne implementeres raskt og da var det naturlig å tenke et skybasert system. Men vi hadde valgt et slikt system uansett, for finans har etter hvert blitt så standardisert at det ikke er noen grunn til å være spesiell og lage avanserte spesialtilpassede løsninger.

– Å drifte sin egen serverpark var heller ikke noe vi ville på grunn av kostnadene. Hvis man tar med alle kostnader knyttet til investeringer, integrasjonstilpasninger, drift, oppgraderinger og sikkerhet blir det langt dyrere å ha egne servere enn å velge skybaserte løsninger, fortsetter Kristoffersen.

Fordeler med en solid leverandør

Vaktmesterkompaniet valgte en skybasert ERP-løsning fra Visma og var en av de tidligste kundene på Visma.net ERP.

– En fordel var at vi nå bare hadde én leverandør å forholde oss til, de hadde ansvaret for driften av det tekniske, men også for at selve ERP-systemet fungerer slik som det skal og at alle myndighetskrav til enhver tid blir fulgt opp, sier Kristoffersen.

Man skulle kanskje tro at Vaktmesterkompaniet tilbyr tradisjonelle vaktmestertjenester, men det gjør de ikke. De har spesialisert seg på drift og vedlikehold av utearealer og blant de 200 ansatte har de ikke en eneste vaktmester ansatt.

På kundelisten finner vi en rekke store offentlige kunder, siden Vaktmesterkompaniet blant har vedlikeholdsansvaret for hele Ring 3, deler av E6 og utearealene i Oslo sentrum.

Fullautomatiserte prosesser

For å være leverandør til det offentlige kreves det at leverandørene sender faktura basert på et elektronisk håndteringssystem for fakturaer (EHF), så dette måtte på plass. Selskapet har fullautomatiserte prosesser for inn- og utgående fakturaer.

– Vi var en av de aller tidligste kundene som Visma hadde på dette systemet. Derfor var det ikke alt som var helt på plass i starten. Blant annet var det utfordringer knyttet til å få EHF-systemet til å fungere slik som det skulle til å begynne med. Men vi var klar over at vi hadde valgt en helt nyutviklet løsning, og derfor var vi også inneforstått med at det ville dukke opp ting som måtte løses underveis.

Systemene under kontinuerlig utvikling

– Fordelen med en så solid leverandør som dette er at de tar tak i utfordringene. De har også finansielle muskler og kompetanse til å gjøre den utviklingen som trengs. Med andre ord opplevde vi noen utfordringer. Særlig det første halve året. Men nå har vi en løsning som fungerer veldig godt.

– Systemene er under kontinuerlig utvikling. Det utvikles blant annet mye spennende automatiseringsfunksjonalitet. Det tror jeg blir bra, for da vil vi som økonomer bruke mindre tid på å behandle bilag, og heller bruke mer av den tiden vi har til analyse. Det er jo sånn fremtiden bør være, smiler Kristoffersen.

 

Delta på vårt gratis seminar, så kan vi fortelle deg mer om Visma.net
– og mulighetene din bedrift har med skybasert ERP.

Meld deg på!

Har du ikke anledning til å delta på frokostseminar? Meld deg på gratis webinar her.

Kundehistorie:

Maria er Copywriter & Communication Specialist i Visma Software i Oslo. Her jobber hun med tekstarbeid og digital kommunikasjon. Maria startet i Visma Software i 2016.
Kontakt Maria: