Artikkelen var først på trykk i Finansavisen 2. juni 2023.
Regnskapsførere og regnskapsbyråer har en viktig oppgave med å sørge for at ansatte i bedrifter får korrekt lønn til riktig tid. Da må også systemene som brukes fungere optimalt. Her har Visma Software, ledende leverandør av programvare for blant annet økonomistyring og lønn, opplevd utfordringer med utrullingen av det nye lønnsflaggskipet, Payroll for regnskapsbyrå.
Åpnet opp for produktiv refleksjon
– Vi har vært nødt til å bygge en sterkere grunnmur for kundene våre, da vi har innsett at vi har hatt for høye ambisjoner om å overføre både bedrifter og regnskapsbyråer til Payroll – på for kort tid. Vi har rett og slett vært nødt til å bremse vårt eget ambisjonsnivå på utrullingen, sier Øyvind Larsen, administrerende direktør i Visma Software.
Lønnssystemene Huldt & Lillevik og Visma Lønn har regjert i det norske lønnsmarkedet i lang tid, og det er nærmere en million nordmenn som mottar sine lønnsslipper gjennom systemet. Nå blir det ubønnhørlig slutt, og innen 2024 vil begge løsningene avvikles og erstattes av Payroll.
Det er ingen hemmelighet at det er investert tungt i lønnsnykommeren. Utviklingen av det nye lønnssystemet startet tilbake i 2014, og siden 2017 har systemutviklerne i Visma jobbet intensivt med prosjektet for å klargjøre systemet for det norske markedet. Opp mot 100 systemutviklere har daglig vært i sving med Payroll, og det er brukt rundt 130 millioner kroner årlig på prosjektet siden 2017.
Visma Software har hatt høye ambisjoner om å overføre eksisterende kunder til Payroll på kort tid, og det relativt ferske lønnssystemet har derfor hatt en enorm vekst de seneste årene. Det har vært en stor påkjenning for systemet, men det har samtidig åpnet opp for mulighet til produktiv refleksjon.
Regnskapsbyråene bidrar til utvikling av lønnssystemet
Larsen forteller at kritisk funksjonalitet for byråene ikke var ferdigutviklet i løsningen før utrullingen. Teknologiselskapet innså derfor at det var nødvendig å utvikle systemet i samarbeid med regnskapsbyråene, for å tilfredsstille bransjens spesifikke behov.
Det er utarbeidet en brukergruppe som består av 10 små og store regnskapsbyråer, som setter opp en saksliste over hvilken funksjonalitet som må prioriteres. Larsen kaller brukergruppen for et produktråd.
– Produktrådet er ett av svarene på utfordringene vi har opplevd ved å avvikle fungerende lønnssystemer, til fordel for et nytt system med ny teknologi. I en verden hvor vi ikke kan gjøre alt på en gang, har regnskapsbransjen hjulpet oss å prioritere riktig, forteller Larsen.
Samarbeidet sikrer ønsket fremdrift
Produktsjef for Payroll, Hanna Eid forteller at produktrådet primært handler om produkt og produktutviklingen, men at det er også et samarbeidsforum hvor erfaringer deles på tvers av regnskapsbyråene. Innspill går også direkte inn til utviklerne av løsningen.
– Produktrådet dikterer hvilken funksjonalitet vi skal utvikle i løsningen i aller høyeste grad. Rådet har også åpnet mange dører for dialog mellom de riktige ressursene, noe som sikrer ønsket fremdrift. I tillegg er byråene en viktig sparringspartner for oss når vi jobber med kundereise og læring for byråene, sier Eid.
En av deltakerne i produktrådet er konsulent Jacob Ask fra vekstraketten Aider. Han har kjent på bekymring i forbindelse med avviklingen av Visma Lønn og Huldt & Lillevik.
– De har begge vært kjente og kjære produkter for mange i lang tid. Visma Software har heldigvis gjort en strålende jobb i å gjøre overgangen så enkel som mulig. Derfor er jeg heller ikke bekymret lenger. Produktrådet har gitt oss en helt ny plattform hvor vi kan dra nytte av hverandres erfaringer, sier Ask.
Han beskriver samarbeidsforumet som både nyttig og lærerikt, og opplever at det setter fart på utviklingen av det lønnssystemet som bransjen har behov for.
– Vi får være med på å styre skuta sammen med byråer som er i samme posisjon som oss. Det er gøy å se hvor fort løsninger kommer ut av systemet etter vi har snakket om det, fortsetter Ask.
Et lønnssystem skal bare funke
Ifølge Larsen er hovedgrunnen til at Visma Software legger ned systemer at teknologien blir utdatert. Lønn er ekstremt viktig, og det mest kritiske med et lønnssystem er at det skal funke. Rett og slett.
Samtidig er det avgjørende å ha funksjonalitet som dekker en del grunnprinsipper, særlig med tanke på regelverk, for at løsningen skal imøtekomme regnskapsbransjens behov. Med Produktrådet, ønsker Visma Software å samarbeide med regnskapsførere for å kontinuerlig utvikle det lønnssystemet som egner seg best for regnskapsbransjen.
– Det at vi kommuniserer en sluttdato for et produkt som har vært i markedet i over 20 år er en dramatisk sak. Det kjennes virkelig i magen. Spesielt når produktene er så godt likt. Men, vi hadde ikke gjort det hvis vi ikke mente at Payroll er et mye bedre sted å være, avslutter Larsen.
