Fordelene ved å digitalisere lønnsprosessen

Hva stjeler tiden til lønn og HR?

Som du vet, har ansatte i en bedrift flere fellesnevnere. 

• Vi får lønn. 
• Vi tar ferie. 
• De aller fleste har også fravær og sykmeldinger.
• Mange er på reise og leverer reiseregning, har taxiturer, restaurantbesøk eller andre utlegg som jobben skal dekke. 
• Noen har firmabil, og de fleste har velferdspermisjon. 

Mange av disse ansattdataene skal rapporteres til myndighetene. Hver måned. 

Metoden for hvordan dataene behandles, avgjør hvor mye tid som spises av arbeidsdagen din, samt ansatte som skal registrere og rapportere.

Fem grunner til å digitalisere lønn- og HR-rutinene

Nettbaserte løsninger lar deg og kollegaene dine bruke arbeidstiden på å skape verdi for selskapet og kundene, fremfor å lete etter data eller manuelt punche absolutt alt som skal registreres.

1. Du som lønnsansvarlig får mer tid

Med nettbasert lønnssystem behøver du ikke lenger å jakte på og etterlyse informasjon. Du behøver heller ikke å gjøre beregninger og punche all data manuelt. Det gjør at du heller kan bruke tid på for eksempel HR-arbeid, oppfølging av sykefravær eller forbedre HMS-arbeid.

2. Alle i bedriften får tilgang til nyttig innsikt

Hvordan står det egentlig til i bedriften? Er feriekabalen i boks? Hvor ofte er de borte fra jobb, og av hvilke grunner? Et nettbasert lønnssystem gir de ansatte tilgang til egne data, samtidig som ledere også får verdifull innsikt i bedriften og ikke lenger trenger å be om rapporter.

3. Fleksibilitet med app

Brukervennlige apper i lønnsløsninger gjør at ansatte selv kan føre timer, registrerer overtid, ferie, fravær og utlegg via mobilen. Bilder av kvitteringer gjør at regningen går rett inn til godkjenning. Lønnsslipp på mobilen er også en selvfølge.

4. Enkel og rask godkjenning

Et nettbasert lønnssystem setter punktum for all papirflytting og dobbeltarbeid. Dagens løsninger er alltid oppdatert i henhold til lover og regler, slik at innsendinger og godkjenninger fra PC eller mobil går raskt og knirkefritt.

5. En mer fleksibel arbeidsdag

På reise eller jobbe hjemmefra? Null problem. Et nettbasert lønnssystem betyr at alle i bedriften har tilgang til alt de trenger hele døgnet, uansett hvor de befinner seg.

Les også:
Ny HR-løsning i lønnssystemet Payroll

Det er ledelsens ansvar

Valg av- og implementeringen av et nytt nettbasert system skal forankres i både styret og ledelsen. Men du som lønnsansvarlig spiller en stor rolle i en slik avgjørelse, på grunn av den kompetansen og innsikten du sitter på.

Endring til nytt system er en stor jobb som vil koste bedriften din mye kapasitet og tid. Allikevel er nettbaserte løsninger uunngåelig. Derfor kan det være like greit å begynne med kommunikasjonen om mulighetene. Når du selv har avdekket dine behov, kan neste skritt være å bringe refleksjonene til din nærmeste leder og samtidig ta med deg noen punkter som lederen selv kan reflektere over.

Spørsmål som lederen din bør stille seg selv:

• Har jeg oversikt over sykefraværet og om feriekabalen er i boks, eller er jeg helt avhengig av å få rapporter fra lønningsavdelingen for å få oversikt?
• Har bedriften ulike systemer for timeregistreringer, fravær, reiseregninger og utlegg? 
• Bruker vi kanskje til og med papirbaserte systemer eller Excel-ark for denne jobben?
• Hvor enkelt og tilgjengelig er det for de ansatte å føre timer, utlegg og ferie?
• Har jeg oversikt over hvor mye tid lønnsansvarlig bruker på å samle riktig data fra de ansatte hver måned, før lønnen kan utbetales?
• Må lønnsansvarlig regne og beregne utbetaling av lønn manuelt?
• Hvordan forvalter mine ansatte tiden sin i dag?
• Hvordan kan de få en mer produktiv arbeidsdag?

Les mer: Ny lønnsmedarbeider? Dette er lover og regler du må vite om