Utfylling av reiseregning – strenge og kompliserte krav

Arbeidstakere som reiser i jobben får normalt utgiftene dekket av arbeidsgiver. Dette kan være utgifter til mat, overnatting, drosje og mange andre utgifter. For å få utgiftene dekket uten skatteplikt må arbeidstakeren levere bilagene eller kvitteringene til arbeidsgiver og/eller levere en reiseregning.

Mange ansatte syntes det er vanskelig og komplisert å skrive riktige reiseregninger, og oppfatter kravene som myndighetene setter som høye.

Så hva skal en reiseregning inneholde? Hvilke krav stilles til bilagene som innleveres? Det varierer avhengig av hva som dekkes og hvordan utgiften dekkes. Det må skilles mellom refusjon av faktiske utlegg og det som kalles utgiftsgodtgjørelser.

Jeg omtaler her kun kravene til hva en reiseregning skal inneholde. Det er mange andre regler å forholde seg til når det gjelder dekning av reiseutgifter. Blant annet kan nevnes bestemmelsene i statens særavtaler, regler for skattetrekk, arbeidsgiveravgift og lønnsinnberetning. Ønsker du enn detaljert gjennomgang av dette anbefales kurset Reise – korrekte reiseregninger og reiseoppgjør.

 

Refusjon av utgifter basert på bilag eller kvittering

Skal arbeidstaker har refundert sine faktiske utlegg må originalbilaget leveres til arbeidsgiver som grunnlag for utbetaling. Det stilles også ytterligere krav til opplysninger enn de som fremgår av bilaget. Når det refunderes reise- og oppholdsutgifter må følgende opplysninger også angis:

• Navn på arbeidstaker
• Dersom utgiften gjelder andre skal navnene på disse også angis
• Formål
• Hvilket eller hvilke arrangement arbeidstaker har deltatt på

Disse opplysningene må fremgå av bilaget eller av en reiseregning hvor bilagene heftes ved.

 

Refusjon av utgifter hvor det ikke foreligger bilag

Ved refusjon av utgifter til reise med offentlig kommunikasjon og nødvendige småutgifter er det åpnet for å få refundert utgifter uten at bilaget leveres til arbeidsgiver. Utgiftene må imidlertid spesifiseres enkeltvis på reiseregningen.
Nødvendige småutgifter kan for eksempel være bompassering, parkometerutgifter, tunellavgift og lignende.

Opplysningene i forrige punkt må også her fremgå av reiseregningen, med tillegg av en beskrivelse av selve utgiften.


Diettgodtgjørelse

Dekkes mat som diettgodtgjørelse i stedet for etter regning er det arbeidstakeren selv som må lage bilaget i form av en reiseregning. Det stilles krav til hva som må angis på reiseregningen. Kravene er noe forskjellig avhengig av om arbeidstaker er på en dagsreise eller en overnattingsreise.

På en overnattingsreise må følgene opplysninger angis:

• Navn og adresse på den ansatte
• Dato og klokkeslett for både avreise og hjemkomst for hver tjenestereise
• Formålet med reisen
• Hvilket eller hvilke arrangement arbeidstaker har deltatt på
• Navn og adresse på overnattingsstedet
o ved flere overnattingssteder skal datoene samt navn og adresse for hvert overnattingssted fremkomme
o ved overnatting på en hybel/brakke uten kokemuligheter eller privat er det ikke noe krav til å føre opp navnet på overnattingsstedet
• Type losji
• Underskrift

Er du på en dagsreise er det de samme kravene som over, men du trenger (selvfølgelig) ikke å angi overnattingsopplysningene.

Det er ikke noe i veien for å ha flere reiser på en og samme reiseregning, men vær klar over at opplysningene over må fremgå for den enkelte tjenestereise.


Bilgodtgjørelse
Bruker du din egen bil i tjeneste for arbeidsgiver er det helt vanlig å få betalt bilgodtgjørelse. Vær klar over at dette er den eneste måten å dekke utgifter til bruk av egen bil i arbeidet. Vi har sett noen tilfeller hvor arbeidsgiver går med på å dekke bensinregninger ol. Velger man den siste varianten må likevel arbeidstaker skrive en reiseregning/kjøreoppgave, og utbetalingen må avregnes mot satsene for kilometergodtgjørelse.

Reiseregningen/kjøreoppgaven må inneholde:

• Navn og adresse på den ansatte
• Dato for både avreise og hjemkomst for hver tjenestereise
• Formålet med reisen
• Hvilket eller hvilke arrangement arbeidstaker har deltatt på
• Fremstilling av reiseruten med angivelse av
o Utgangspunkt og endepunkt på reisen
o Lokal kjøring på oppdragsstedet
o Årsaken til eventuelle omkjøringer
• Navn på passasjer det kreves passasjertillegg for
• Totalt utkjørt distanse beregnet på grunnlag av bilens kilometerteller•
• Underskrift

Ulegitimert nattillegg – dekning av overnatting
De fleste som er på tjenestereise for sin arbeidsgiver får dekket overnatting etter regning, eller at arbeidsgiver betaler direkte til overnattingsstedet.

Men, i Norge har vi en spesiell ordning hvor det er mulig å gi en ulegitimert godtgjørelse til dekning av overnattingsutgifter når arbeidstaker selv sørger for overnatting, f eks om man velger å overnatte privat hos venner eller familie under tjenestereisen. Denne godtgjørelsen kalles ulegitimert nattillegg og er på kr 410 pr natt.
Denne godtgjørelsen er det ikke mulig å gi skattefritt på tjenestereiser i utlandet! På reiser i utlandet må utgiftene dokumenteres med bilag, se over under kravene til refusjon.

For å få ulegitimert nattillegg utbetalt uten skattetrekk må reiseregningen inneholde:

• Navn og adresse på den ansatte
• Dato og klokkeslett for både avreise og hjemkomst for hver tjenestereise
• Formålet med reisen
• Hvilket eller hvilke arrangement arbeidstaker har deltatt på
• Type losji
• Underskrift

Noen kommentarer og presiseringer til innholdskravene

Hva menes med formål?
På alle reiseregninger samt ved refusjon er det et krav at formål angis på bilaget eller på reiseregningen. Hvor nøye må formålet angis? Det er det ikke alltid lett å svare på, men det kan vel sies at det må skrives såpass mye at det ikke er noen tvil om at reisen er tjenesterelatert. Et ullent eller dårlig formål vil nok kunne medføre at skattemyndighetene ved en kontroll stiller spørsmålstegn ved reiseregningens berettigelse.

Reiserute ved krav om bilgodtgjørelse
Det må angis reiserute ved krav om bilgodtgjørelse. Her ser vi som rådgivere dessverre at det ofte sviktes, ved at arbeidstaker skriver en for dårlig reiserute. Ved kontroll av reiseregninger er det ofte dette som sjekkes. Mange skriver bare bynavn på reiseruten, noe som er for dårlig spesifikasjon. For å oppfylle kravet til reiserute må det være et minstekrav at gatenavn og stedsnavn angis på hvert oppdragssted på reisen.


Underskrift

Reiseregninger skal underskrives. Flere og flere benytter seg av elektroniske reiseregningssystemer. Er det mulig å unnlate å skrive ut reiseregningene og bare la de «flyte» i systemet?

Skattedirektoratet har i en uttalelse 8. juli 2004 åpnet for elektroniske signaturer. Imidlertid fremgår det av uttalelsen at det stilles strenge krav til sikkerhet i systemet for at kravene til underskrift er ivaretatt. Systemet må gi tilfredsstillende sikkerhet for at korrekt utsteder er angitt. Reiseregningen skal heller ikke kunne endres etter utstedelse og attestering.

Det er arbeidsgivers ansvar å vurdere om reiseregningssystemer er tilfredsstillende i forhold til skattetrekkreglene.

 

Trenger du et godt system for enkel håndtering av reiseregninger? Sjekk ut Visma.net Expense!

 

Tormod Johansen jobber som juridisk rådgiver i legal-avdelingen i Visma Software. Han er utdannet skatterevisor fra Skatteetatskolen i Oslo, og har jobbet med kontrollvirksomhet i Skatteetaten i flere år. Han har lang fartstid i Visma, hvor han jobber med lønn og skatt som spesialområde. Jobben består i hovedsak av support til Visma sine kunder og en utstrakt kursvirksomhet, i tillegg til å skrive artikler og oppdatere Visma sine oppslagsverk på lønnsområdet.
Kontakt Tormod: