Reiseregning

Utfylling av reiseregning – strenge og kompliserte krav

Ansatte på tjenestereise har ofte avtalt med arbeidsgiver at de skal få reiseutgiftene dekket. Dette kan være utgifter til mat, overnatting, drosje mv. For at utgiften skal kunne dekkes skattefritt er det et krav om at den ansatte må levere et bilag og/eller levere en reiseregning til arbeidsgiver.

Mange ansatte synes det er vanskelig og tidkrevende å skrive riktige reiseregninger. Kravene for hva en reiseregning skal inneholde oppleves ofte som rigide.
Så hva skal en reiseregning inneholde? Det varierer avhengig av hva som dekkes og hvordan utgiften dekkes. Det må skilles mellom refusjon av faktiske utlegg og det som kalles utgiftsgodtgjørelser.

Her ser vi på hvilke opplysninger krav om refusjon og krav om godtgjørelse skal inneholde.

Refusjon av utgifter basert på bilag eller kvittering

For at en refusjon av utgifter pådratt under utførelse av arbeid skal kunne utbetales trekkfritt, må den ansatte levere en kvittering el som oppfyller bokføringslovens krav. Videre er det et krav om at den ansatte må gi noen opplysninger, opplysningene må fremgå bilaget eller av en reiseregning hvor bilagene heftes ved.

Når det refunderes reise- og oppholdsutgifter må følgende angis:

• Navn på arbeidstaker
• Dersom utgiften gjelder andre skal navnene på disse også angis
• Formål
• Hvilket eller hvilke arrangement arbeidstaker har deltatt på

Refusjon av utgifter hvor det ikke foreligger bilag

Ved refusjon av utgifter til reise med offentlig kommunikasjon og nødvendige småutgifter er det åpnet for å få refundert utgifter uten at bilaget leveres til arbeidsgiver. Utgiftene må imidlertid spesifiseres enkeltvis på en reiseregning.

Nødvendige småutgifter kan for eksempel være bompassering, parkometerutgifter, tunellavgift og lignende. Ved refusjon av småutgifter må det på bilaget eller som vedlegg til bilaget opplyses som :

  • arbeidstakers navn, adresse og underskrift
  • dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst
  • formål med reisen
  • hvilke arrangementer den reisende har deltatt på

Ved dekning av reiser med offentlig kommunikasjon uten bilag skal det i tilleggg til ovennevnte opplysninger også gis informasjon om hvilket kommunikasjonsmiddel som er benyttet og billettpris på strekningen

Diettgodtgjørelse

Dekkes mat som diettgodtgjørelse leveres ikke bilaget, da er det arbeidstakeren selv som må lage “bilaget” i form av en reiseregning. Det stilles krav til hva som må angis på reiseregningen. Kravene er noe forskjellig avhengig av om arbeidstaker er på en dagsreise eller en overnattingsreise.

På en overnattingsreise må følgene opplysninger angis:

  • Navn og adresse på den ansatte
  • Dato og klokkeslett for både avreise og hjemkomst for hver tjenestereise
  • Formålet med reisen
  • Hvilket eller hvilke arrangement arbeidstaker har deltatt på
  • Navn og adresse på overnattingsstedet
    • ved flere overnattingssteder skal datoene samt navn og adresse for hvert overnattingssted fremkomme
    • ved overnatting på en hybel/brakke uten kokemuligheter eller privat er det ikke noe krav til å føre opp navnet på overnattingsstedet
  • Type losji
  • Underskrift

Er du på en dagsreise er det de samme kravene som over, men du trenger (selvfølgelig) ikke å angi overnattingsopplysningene.
Det er ikke noe i veien for å ha flere reiser på en og samme reiseregning, men vær klar over at opplysningene over må fremgå for den enkelte tjenestereise.

Bilgodtgjørelse

Bruker ansatte egen bil i tjeneste for arbeidsgiver er det vanlig å få betalt bilgodtgjørelse. Vær klar over at dette er den eneste måten å dekke utgifter til bruk av egen bil i arbeidet. Vi har sett noen tilfeller hvor arbeidsgiver går med på å dekke bensinregninger ol. Velger man den siste varianten må likevel arbeidstaker skrive en reiseregning/kjøreoppgave, og utbetalingen må avregnes mot satsene for kilometergodtgjørelse.

Reiseregningen/kjøreoppgaven må inneholde:

  • Navn og adresse på den ansatte
  • Dato for både avreise og hjemkomst for hver tjenestereise
  • Formålet med reisen
  • Hvilket eller hvilke arrangement arbeidstaker har deltatt på
  • Fremstilling av reiseruten med angivelse av
    • Utgangspunkt og endepunkt på reisen
    • Lokal kjøring på oppdragsstedet
    • Årsaken til eventuelle omkjøringer
  • Navn på passasjer det kreves passasjertillegg for
  • Totalt utkjørt distanse beregnet på grunnlag av bilens kilometerteller
  • Underskrift

Hva menes med formål?

På alle reiseregninger samt ved refusjon er det et krav at formål angis på bilaget eller på reiseregningen. Hvor nøye må formålet angis? Det er det ikke alltid lett å svare på, men formålet skal bidra til å sannsynliggjøre at utgiften som er pådratt er tjenesterelatert. Et ullent eller dårlig formål vil nok kunne medføre at skattemyndighetene ved en kontroll stiller spørsmålstegn ved reiseregningens berettigelse.

Ved krav om bilgodtgjørelse er det et krav om at reiseruten angis. Vi ser at ansatte ofte skriver en for dårlig reiserute. Ved kontroll av reiseregninger er det ofte dette som sjekkes. Mange skriver bare bynavn på reiseruten, f.eks Oslo-Sandefjord. For å oppfylle kravet til reiserute er det et minstekrav at gatenavn og stedsnavn angis på hvert oppdragssted på reisen.

Underskrift

Reiseregninger skal underskrives. Flere og flere benytter seg av elektroniske reiseregningssystemer. Er det mulig å unnlate å skrive ut reiseregningene og bare la de «flyte» i systemet?

Skattedirektoratet har i en uttalelse 8. juli 2004 åpnet for elektroniske signaturer. Imidlertid fremgår det av uttalelsen at det stilles strenge krav til sikkerhet i systemet for at kravene til underskrift er ivaretatt. Systemet må gi tilfredsstillende sikkerhet for at korrekt utsteder er angitt. Reiseregningen skal heller ikke kunne endres etter utstedelse og attestering.

Det er arbeidsgivers ansvar å vurdere om reiseregningssystemer er tilfredsstillende i forhold til skattetrekkreglene.

Ønsker du å lære mer om regelverk for reiseregninger?

Les mer og meld deg på kurs i Reiseregninger

Trenger du et godt system for enkel håndtering av reiseregninger?

Sjekk ut Visma.net Expense

 

Registrer deg som epost-abonnent og motta aktuelle artikler to ganger i måneden.

Karianne er advokatfullmektig med spesialisering i skatterett. Hun jobber med rådgivning innenfor lønn- og skatt, i tillegg underviser hun i juridiske fag på Høgskolen i Lillehammer. Karianne er kunnskapsrik, har god oversikt og formidler lønnsfaget på en systematisk og lett forståelig måte.
Kontakt Karianne: