Små og store innkjøp til den daglige driften er noe alle selskaper gjør. Men har man gode rutiner for dette? Har man kontroll på at man har gode og konkurransedyktige leverandøravtaler? Har man rutiner for hvem som kan bestille hva? Har man full kostnadskontroll?
Som økonomisjef er jeg opptatt av kontroll, også rundt alle innkjøp til den daglige driften. Dersom alle ansatte selv skal bestemme hva de ønsker å bestille og hvilke leverandører de skal bestille av, mister jeg kontroll på kostnadene opp mot budsjettet. Mange små innkjøp summeres opp til store kostnader til slutt. Derfor har jeg følgende retningslinjer:
1. Leverandøroversikt
a. Stille spørsmålet hvem leverandører trenger vi og hvilket kostnadsbudsjett har vi satt opp?
b. Finne, forhandle og inngå avtale med leverandører som leverer til bedriftens behov
c. Ha et sett med leverandører alle i bedriften skal bruke, også avdelingskontorene
d. Budsjettere kostnadene ved bruk av disse leverandørene
e. Reforhandle hvert år
2. Hvordan styre innkjøpene
a. Ansvarsmatriser med beløpsgrenser
b. Klare rollebeskrivelser – hvem kan bestille og hvem skal godkjenne
c. Budsjettansvarlig må være involvert/informert
d. Økonomiavdelingen må se bestillinger opp i mot budsjett
e. Ledere må ha et bevisst forhold til reglene
f. Konsekvenser for dem som bryter reglene
3. Løsning for full kontroll på betalingene
a. Ha et system der fakturaen sendes på dokumentflyt til bestiller for kontroll og attestasjon
b. Avvik ordnes opp i før endelig godkjent faktura
c. Ingen overraskelser på slutten av måneden
Det er viktig å ha et rammeverk av leverandører som er fremforhandlet med gode priser. Selve forhandlingen tar mye tid. I tillegg bør man ha en del kunnskap for å få full oversikt og forståelse over prissetting hos de ulike leverandørene og de markedene de operer i. Det er derfor fornuftig å vurdere et innkjøpssamarbeid som har disse ressursene og disse kunnskapene – for å spare penger og ikke minst tid.
Les mer om Visma innkjøpssamarbeid her: Visma.no/fordelbedrift – en god løsning for økonomisjefen.
