Elektronisk reiseregning

Tre tips: hvordan velge riktig løsning for elektronisk reiseregning

2 av 3 norske bedrifter jobber fremdeles med reiseregninger og utlegg på unødvendig tungvinte og manuelle måter: de ansatte sparer på papirkvitteringer, skanner dem inn og fører reiseregninger og utlegg på papirskjemaer eller med andre “hjemmesnekrede” elektroniske skjemaløsninger. Det viser Vismas undersøkelse om digital modenhet i norske bedrifter, Digital Index.

16 millioner reiseregninger og utlegg

Norske arbeidstakere fører hvert år over 16 millioner reiseregninger og utlegg. Hver reiseregning og hvert utlegg skal fylles ut, papirkvitteringer skal spares på, de skal leveres til leder eller lønnsansvarlig, de skal leses, og alt må kontrolleres mot gjeldende lover og regler før de til slutt kan godkjennes og betales ut. At 2 av 3 norske bedrifter ikke fører reiseregninger og utlegg i en digital løsning, vitner om at norske bedrifter har et stort potensiale til å bruke tiden sin betraktelig smartere. I dag finnes det så mye god og brukervennlig hr-teknologi på markedet, så det er ingen grunn til å jobbe på tungvinte måter lenger. 

Les også: Derfor er norske bedrifter dårlige på digitalisering

Stor tidsbesparing for de ansatte

Med en digital og skybasert løsning kan du fylle inn dine reiseregninger og utlegg hvor som helst, når som helst, i en nettleser eller mobilapp. Du tar bilde av kvitteringen med mobilen, laster den opp i reiseregningen og fyller ut resten av detaljene. Innebygd funksjonalitet sørger for at utleggene registreres korrekt, og at lover og regler overholdes. Alle dataene sendes automatisk inn i lønnssystemet, og videre til økonomisystemet – eventuelt direkte til økonomisystemet. MVA på utlegg blir automatisk håndtert, og valuta blir beregnet automatisk. Når et utlegg er ferdig utfylt hos den ansatte, får ledere varsel og kan godkjenne (eller avvise) utleggene, enten fra mobilen eller pc. Som lønnsmedarbeider bruker du mindre tid på manuelle prosesser, og får reiseregninger eller utleggsrefusjoner direkte fra den ansatte inn i lønnssystemet for kontroll,  videre behandling og utbetaling.

Digitale løsninger gir fornøyde ansatte

Min erfaring er at de bedriftene som tar i bruk digitale reiseregningsløsninger, blir strålende fornøyde. De som får mest verdi ut av dette, er de ansatte i bedriften, fordi det blir ekstremt mye enklere for dem å fylle ut og levere inn en reiseregning etter at de har vært på reise, eller å føre en utleggsrefusjon om de har hatt et utlegg for jobben. I tillegg ser vi at de ansatte og de som jobber med lønn, får en mye bedre flyt og ansvarsdeling seg i mellom: De ansatte sørger for at dataene blir registrert, systemet kontrollerer dataene opp mot gjeldende regler, mens lønnsmedarbeideren tar seg av kontrollen, videre behandlig og utbetaling av utlegget.  

Les også: Derfor bør du som leder ta grep om lønn og hr i din bedrift

Mine tre tips:  hvordan velge riktig løsning for elektronisk reiseregning for din bedrift

I dag finnes det løsninger og hr-teknologi som gjør at ansatte kan involveres mye mer i lønnsarbeidet og bruke tiden sin mer fornuftig enn de noen gang tidligere har gjort. Under har jeg derfor listet opp mine tre enkle tips for hvordan du velger riktig løsning for elektronisk reiseregning og utlegg for din bedrift.

  1. Først bør du som leder gjøre et lite overslag, hvor mye reiser dine ansatte? Eller hvor mange ansatte har utlegg i løpet av et år? Tenk så over tiden de bruker på å føre reiseregninger, utlegg – skanne kvitteringer. Det skaper frustrasjon, og er dårlig tidsbruk.
  2. Sørg deretter for at både du, men gjerne også lønningsansvarlig, tar en prat med leverandør av et brukervennlig system for reiseregninger og utlegg. Om lønningsansvarlig er usikker, tror jeg hun eller han ganske snart vil skjønne at det både er enkelt å komme i gang med en løsning for elektronisk reiseregning og utlegg, at lover og regler blir ivaretatt i løsningen slik at det blir mindre å passe på og følge opp for lønningsansvarlig, samtidig som de vil ha full kontroll og god oversikt over alle data.
  3. Til sist vil jeg anbefale deg å velge et system hvor du kan føre og godkjenne reiseregninger og utlegg fra mobilen. Det gjør arbeidet mye enklere både for de ansatte, for dere som ledere (som skal godkjenne), og de som sitter på lønn. I tillegg kan det være smart å ha en løsning som kan ta bilde av kvitteringen, slik at alt foregår papirløst.

Vil du lære mer om dine muligheter?

Da vil jeg anbefale deg å ta en titt på vår løsning for elektronisk reiseregning og utlegg. Du finner mer informasjon her.

Du kan også delta på webinar hos oss. Vi har både webinarer om  våre løsninger for elektronisk reiseregning og utlegg, men også egne webinarer om vårt skybaserte lønnsystem Visma.net Payroll. 

Ja, jeg vil delta på webinar og lære mer om mulighetene jeg har

 

Torstein Stølan jobber med salg innenfor HRM-området i Visma Software AS. Han har jobbet i Visma siden 2008 og har et brennende engasjement på hvordan norske bedrifter kan effektivisere og digitalisere sine HR-rutiner.
Connect with Torstein: