Trainee-prosjekt: ISO sertifisering

I mitt forrige prosjekt jobbet jeg for Visma Collectors, som leverer fakturerings- og inkassotjenester. Selskapet skal i løpet av 2014 ISO-sertifiseres (ISO 9001:2008). Denne ISO-standarden har fokus på å levere produkter og tjenester til kunder av høy kvalitet.

ISO-sertifisering

For å bli ISO-sertifisert må alle prosesser i selskapet dokumenteres og etterleves. Det samme gjelder for rollebeskrivelsene til de ansatte. I tillegg er det fokus på kontinuerlige forbedringer satt i system. Dette oppnås ved å implementere et forbedringssystem hvor ansatte kan melde inn forbedringsforslag.

Gjennomføring

Min oppgave i trainee-prosjektet var å lage en detaljert implementeringsplan for hvilke endringer Visma Collectors må gjøre for å oppfylle ISO-kravene, samt hvem som er ansvarlig for at de ulike oppgavene blir gjennomført. For å løse oppgaven kartla jeg hovedprosessene i selskapet slik de er i dag. Jeg intervjuet flere ansatte i hver avdeling og arrangerte en workshop. Gjennom dette arbeidet kom det også fram mange gode forslag til hvordan prosesser og rutiner kan bli enda bedre.

Deretter analyserte jeg informasjonen jeg hadde samlet inn. Jeg delte informasjonen inn i fem kategorier:

  1. Kundefokus
  2. Medarbeiderutvikling
  3. Prestasjonsmålinger
  4. Prosessoptimering
  5. Organisasjon og lederskap.

Disse kategoriene var basert på fokusområdene til ISO-standarden.

Først analyserte jeg informasjonen i hver kategori i isolasjon. Jeg fant utfordringer innenfor hver av de fem kategoriene som må løses for å oppnå sertifiseringsbeviset. Deretter analyserte jeg utfordringene jeg hadde funnet innenfor de ulike kategoriene opp mot hverandre. Formålet med dette var å identifisere rotårsaken til de identifiserte utfordringene. For eksempel kan årsaken til at en prosess ikke fungerer optimalt henge sammen med selskapets prestasjonsmålinger.

Leveranse

Årsaken til utfordringene identifiserte dermed hvilke endringer selskapet må gjøre for å bli ISO-sertifisert. Basert på disse funnene utarbeidet jeg implementeringsplanen, som var min leveranse i dette prosjektet. I ettertid er det motiverende å se at mine anbefalinger til forbedringer blir fulgt opp.

Hi! My name is Kristin Meidell Berge. I hold an MSc in Strategic Purchasing and Supply Management from Industrial Economics and Technology Management at NTNU. Visma can provide me with the challenges that motivate me; a high degree of responsibility and a lot of opportunities. It is a great place to work!
Kontakt Kristin Meidell: