Kontroll over ressurser, fakturering og timebruk
Å få kontroll over prosjektene vil si at du enkelt kan allokere ressurser til prosjekter og mellom prosjekter slik at du får optimalisert ressursene du har tilgjengelig. Dette kan være ansatte, men også utstyr som man trenger i prosjektene.
Å ha kontroll handler også om å enklest mulig fange opp fakturerbare timer. Prosjektledere opplever ofte å måtte mase på de ansatte for å få timelister, som de trenger for utfakturering og lønnskjøring. Mange sitter også med excelark, som de desperat forsøker å oppdatere med mest mulig riktig data. Det er oftest det å fakturere timer som skaper mest trøbbel for folk. Ansatte kan for eksempel legge inn i regnearket at de har vært hos en kunde i to timer, uten å legge til reisetid, som kan faktureres til kunden. Kjenner du deg kanskje igjen her?
Mange priser også inn utstyr i prosjekter til fastpris, fordi de ikke har noen måte å få synliggjort kostnaden eller verdien på utstyret som brukes. Her kan mange gå glipp av inntekter, ettersom utstyr også kan faktureres på tid.
Om du har kontroll på ressursene dine og timebruken, er du langt på vei i mål med å ha kontroll på prosjektøkonomien. Om du også skulle få prosjektkostnader (som for eksempel underleverandører), har du enda bedre oversikt over prosjektøkonomien.
Les også: Prosjektressurser er mer enn bare mennesker
Mulig å automatisere mer enn du tror
Smartere prosjektledelse dreier seg også om å få automatisert så mange prosesser som mulig. Dette er alt fra timefangst, til hvor mange systemer man forholder seg til og oppdaterer i hverdagen.
Man skal gjerne ha de beste systemene hver for seg, men i praksis innebærer det at du sitter og jobber med salg i én løsning, prosjektstyring i en annen, økonomi i en tredje og lønn i en fjerde. Ofte ender du opp med i beste fall å måtte oppdatere to systemer av gangen med samme data, og dette er tid man heller kunne brukt på fakturerbare tjenester overfor kundene.
Invester i systemer som snakker sammen
Fremtiden vil nok aldri dreie seg om å forholde seg til ett enkelt system som dekker alle behov, ettersom det garantert er for mange kompromisser som må inngås til at det blir en god løsning. Jeg er helt sikker på at det beste er å finne en suite av løsninger som hver for seg er sterke på sine områder, samtidig som de snakker sammen. Dette betyr at forskjellige roller i bedriften kun trenger å forholde seg til ett enkelt system, og at disse systemene seg imellom utveksler den relevante informasjonen.
Når systemer ikke snakker sammen må samme prosess gjøres i flere system. Som økonomisjef må du forholde deg til å samle inn data fra hvert enkelt ansatt, som kanskje fører timene sine inn i Excel. Disse timene må da føres inn i ERP-systemet for å kunne fakturere kunder. Så må du forholde deg til å føre de samme timene inn lønnssystemet, for å kunne utbetale lønn til konsulentene. Alt dette mens de ikke har noe system for å administrere prosjektene sine. Høres dette fornuftig ut? Nei, det synes ikke jeg heller. Her er det store gevinster å hente ut av automatisering av prosesser og prosessflyt.
Les også: 8 tips: Hvordan lykkes med prosjektstyring?
Gjør deg kjent med mulighetene
Vår løsning for prosjektstyring, Visma.net Project Management, syr sammen de fleste prosessene for bedrifter som selger tjenester. Er du på jakt etter en bedre løsning enn den dere sitter på i dag – da kan det passe å ta en titt her:
