1. Hvilke ressurser trenger du til hvilken tid?
Finn ut av hva slags kompetanse og egenskaper du trenger for å gjennomføre prosjektet. Hva trenger kunden? Hvilke ressurser kan du sette hvor? Hvor mye belegg har du denne måneden eller kvartalet, og hva med neste?
Når du har mange prosjekter, med ulik lengde, intensitet og størrelse, er det en stor kabal som skal gå opp. Du kan sitte med penn og papir, eller i Excel, men det er tidkrevende. Det er mer praktisk å ha en digital løsning som gjør jobben for deg. Du kan se de ulike ressursene dine – og planlegge deretter. Kanskje er det også fint for de ansatte å ha den samme oversikten som lederne.
Les også: Hvordan øke faktureringsgraden?
2. Lag en god prosjektplan
Avgjør prosjektets aktiviteter sammen med prosjektgruppen og hvor mye tid som skal brukes på hver aktivitet. Sett aktivitetene i rekkefølge og avgjør hvilke som er avhengige av hverandre, og hvilke som kan kjøres parallelt.
Mangfoldet i et prosjekt kan være stort – både i form av fagområder, ekspertiser og mennesker. Det kan være sprik i alt fra alder til teknisk kompetanse. Sett opp en prosjektplan som er så informasjonsrik som nødvendig, men også så enkel som mulig.
3. Hold et øye med budsjettet
Det er lettere sagt enn gjort å gjennomføre et prosjekt på estimert tid. En undersøkelse fra 2012, utført av The Standish Group International tar for seg 90 000 gjennomførte prosjekter innen IT og software. Undersøkelsen viser at:
- kun 39 % av prosjektene ble levert på tid, innenfor budsjett og med ønsket resultat
- 43 % ble fullført, men ikke i henhold til planen
- hele 18 % av prosjektene feilet
Dette går i sin tur utover bedriftens lønnsomhet. Derfor er det viktig med gode rutiner for å holde seg innenfor budsjett – uansett om prosjektet går på fastpris eller timepris. Tenk derfor over følgende:
- Bruker dere flere systemer som ikke snakker med hverandre?
- Har dere programvare som må oppdateres med jevne mellomrom?
- Har dere høye vedlikeholds- eller lisenskostnader?
- Har dere god nok oversikt over faktiske IT-kostnader?
4. Riktig og effektiv fakturering
Går prosjektet på timepris? Da er det viktig at alle fakturerbare timer registreres. Samtidig er det viktig at det ikke faktureres for mye eller for lite – det kan bli feil i begge ender. Å ha ett system som forener fakturaer og rapporter, sparer deg for tid og reduserer sjansen for feil.
5. Ledere må ha god kontroll og oversikt
Å ha kontroll betyr ikke at du skal vite i detalj hva som foregår i alle de ulike prosessene. Tvert imot skal du ha et overordnet blikk på hvor dere ligger an i løypa. Du skal kjenne til problemstillinger, status quo og hjelpe prosjektdeltakerne med sin videre fremdrift.
Det er lett når man sitter med hodet dypt begravet i en innviklet prosess, at man mister veien av synet. En god leder evner å plukke opp kontraproduktive aktiviteter og unødvendig ressurs- eller tidsbruk, og leder en samlet prosjektgruppe i riktig retning.
Les også: – Maskinverdenen skal ikke ta over, men understøtte at jeg tar de riktige beslutningene, sier daglig leder Jens Petter Reinertsen i IKT-selskapet Skarpe. Les kundehistorien.
6. Lær av feilene – og de smarte valgene deres
Det er lett å nedprioritere en grundig evaluering fordi nye prosjekter står for tur. Og de haster jo som regel. Det er imidlertid nesten alltid noe som kunne ha blitt løst bedre. Derfor er det smart å ha et godt rapporteringssystem som er enkelt for alle å bruke og forstå. Det skal gå kjapt å se over, og lett å tilegne seg ny innsikt. Neste gang tetter dere noen luker og jobber enda mer produktivt!
Klar for å lese om enda flere løsninger?
I vår gratis guide «7 måter prosjektstyring kan bidra til økte inntekter» kan du lese om de viktigste fellesnevnerne i et vellykket og verdiskapende prosjekt.
