Enhver bedrift får fra tid til annen henvendelser fra kunder som av ulike grunner er mindre tilfreds. Årsakene til henvendelsene varierer jo veldig fra bedrift til bedrift, og hvordan man best håndterer disse blir derfor ganske individuelt. Allikevel er det en del fellesnevnere som vi alle kan tenke på når vi skal hjelpe kunden.

 

Her er noen tips til å yte bedre kundeservice

 

Lytt til kunden

Ikke gå for fort frem i samtalen. La kunden snakke ferdig. La de «blåse ut litt damp» om nødvendig. Ved å avbryte kunden vil de bare bli mer stresset og irritert, og gir dem følelsen av å ikke bli hørt eller få forståelse for misnøyet sitt.

 

Vær løsningsorientert

Bruk heller ikke for mye tid på å diskutere problemet. Dette er hverken kunden eller du tjent med. Kom til kjernen av problemet så raskt som mulig, og fokuser videre på hvordan dere kan løse det på best mulig måte.

 

Ikke ta det personlig

Enkelte ganger kan det være lett å la seg påvirke dersom en kunde for eksempel ringer inn og er i særdeles dårlig humør. Da er det viktig å nullstille seg med en gang, og tenke på at denne kunden kun vil ha hjelp til å løse problemet sitt, og det har ingenting med deg personlig å gjøre. Snakk med kunden med en rolig og saklig tone, dette beroliger gjerne kunden og gir et mye bedre utgangspunkt for samtalen videre.

 

Prioriter den misfornøyde kunden

I en hektisk hverdag med veldig mange kundehenvendelser er det samtidig viktig at man prioriterer de misfornøyde kundene. Alle kunder er naturligvis like viktige, men en misfornøyd kunde som ikke behandles raskt kan ende opp som en tapt kunde.

Og det kan vi vel alle være enige om at er det siste vi ønsker.

 

Forhåpentligvis kan dette fungere som et par nyttige tips på veien til bedre kundeservice.

 

Les også: Har du kontroll over alle dine kundeavtaler? Et blogginnlegg som beskriver hvordan et CRM-system kan bidra til relasjonsbyggingen med kunden.