dekning av reiseutgifter

Tidkrevende håndtering av reiseregninger?

Virksomhetens dekning av reiseutgifter kan være en vanskelig og tidkrevende oppgave for den som kjører lønn. Hvorfor er det sånn og hva kan man gjøre for å endre dette?

Hva kan ansatte kreve i forhold til dekning av reiseutgifter?

Hvilke reiseutgifter den ansatte kan kreve dekket av sin arbeidsgiver er i liten grad regulert i loven. Ansattes krav på utgiftsdekning bør derfor reguleres i avtale. For virksomheter som er tariffbundet kan utgiftsdekning være regulert i tariffavtalen. Ellers vil et punkt i ansettelsesavtalen kunne angi hvilke utgifter den ansatte kan kreve dekket.

Mange arbeidsgivere opplever det som vanskelig å lage gode avtaler med de ansatte. Videre ønsker arbeidsgivere ofte å lage avtaler som ikke begrenser styringsretten. Resultatet kan være at avtalen ikke er konkret nok, og at de ansatte er usikre på hva de kan kreve og hva som forventes av dem når de leverer reiseregninger. Vår erfaring er at noen ansatte “tøyer strikken” og krever utgifter dekket som arbeidsgiver ikke hadde til hensikt å dekke. Dette kan oppleves vilkårlig og uoversiktlig for de ansatte og vanskelig å administrere for den som kjører lønn.

Uoversiktlige skatteregler

For arbeidsgivere som ikke er begrenset av tariffavtale, er det full avtalefrihet når det gjelder hvilke utgifter den ansatte skal få dekket. Skattereglene setter imidlertid en begrensning når det gjelder hva som kan dekkes uten at den ansatte må betale skatt. Reglene er detaljerte og tidvis ikke enkle å forstå. Hva som faktisk kan utbetales skattefritt kan derfor i noen tilfeller være vanskelig å avgjøre. Dette kan være en stor utfordring for deg som kjører lønn.

Vi ser også at Skatteetaten ofte vil sjekke reiseregninger ved bokettersyn. Konsekvensene ved feil kan bli store i form av manglende innbetalt forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift.

Tilrettelegge for effektiv håndtering av reiseregninger

Vårt råd er å bruke personalhåndboken til å angi nærmere hvilke utgifter den ansatte kan kreve. En god personalhåndbok vil da bidra til at de ansatte opplever likebehandling.

Mange arbeidsgivere har også god erfaring med å bruke personalhåndboka til å fortelle de ansatte hva som kreves av dem før reiseregningen leveres. Eksempler på dette kan være frister for levering av reiseregninger, måten reiseregninger skal leveres på og eksempler på hva som skal stå i de ulike boksene i reiseregningsskjemaet.

Bruk av reiseregningsprogrammer hvor bilag kan lastes opp og hvor reiseregninger leveres elektronisk er tidsbesparende, både for deg som kjører lønn og for den som reiser.

Siden skattereglene er detaljerte både hva gjelder satser, krav til en riktig utfylt reiseregning og hvilke utgifter som kan dekkes skattefritt, er det viktig for en effektiv og riktig håndtering av reiseregninger at den som kjører lønn har god kjennskap til regelverket.

Sett deg inn skattereglene ved dekning av reiseutgifter

Få god kjennskap til skattereglene ved dekning av reiseutgifter og gode råd og tips for utgiftsdekning. Meld deg på kurs i Reiseregninger.

Les mer og meld deg på kurs i Reiseregninger

 

Karianne er advokatfullmektig med spesialisering i skatterett. Hun jobber med rådgivning innenfor lønn- og skatt, i tillegg underviser hun i juridiske fag på Høgskolen i Lillehammer. Karianne er kunnskapsrik, har god oversikt og formidler lønnsfaget på en systematisk og lett forståelig måte.
Connect with Karianne: