Tid for årsoppgjør

Årsoppgjøret nærmer seg med stormskritt og i den forbindelse har Vismas ekspert i årsoppgjør, Terje Melhus, kommet med noen tips.

Han påpeker viktigheten av at all informasjon som skal være med er korrekt utarbeidet og tilgjengelig til rett tid. Næringsdrivende skal forholde seg til dokumentasjonskravene i Bokføringsloven med forskrift, og kan i tillegg finne mange gode tips i regnskapsførerstandarden ”God regnskapsføringsskikk”.

– Bokføringslovens § 11 sier at det skal foreligge dokumentasjon for alle balanseposter med mindre de er ubetydelige. For virksomheter som ikke har årsregnskapsplikt skal alle balanseposter i næringsoppgaven dokumenteres. Bokføringsforskriftens kapittel 6, § 6-1 til 6-4 har en nærmere beskrivelse av hvordan utvalgte balanseposter skal dokumenteres, forteller Melhus.

– I tillegg må vi som er regnskapsførere oppfylle kravene i God Regnskapsføringsskikk nr 1, som omhandler bokføring og årsoppgjør. Alle virksomheter kan ha nytte av å kjenne til det som står her, mener Terje Melhus. Her gir han en gjennomgang av reglene og rådene for hvordan de vanligste balansepostene skal avstemmes:

Opptelling av varelager
Alle næringsdrivende som har varelager, skal per 31.12 foreta en nøyaktig opptelling av varebeholdningen, og det skal settes opp en varetellingsliste. Denne listen skal omfatte alle varene bedriften eier, også varer som antas uselgelige. Listen skal minimum inneholde en spesifisert oppstilling over varens art, kvantum og verdi for hver enkel vare (kostpris, salgspris med eller uten mva o.l.), samt en summeringskolonne for basisverdiene. Ved utarbeidelsen av vareopptellingslistene skal varelageret deles opp i hovedgrupper. Ukurante varer bør føres opp som en egen gruppe. Varetellingslistene skal være ordentlig og oversiktlig ført. Den som har talt opp, skal datere og signere oppstillingen. Vareopptellingslisten med eventuelle underbilag skal oppbevares i 10 år.

Bedrifter som fører et betryggende lagersystem, kan foreta opptelling av de forskjellige varegruppene i løpet av året, forutsatt at tilgang og avgang innen hver gruppe fra opptellingstidspunktet til datoen for årsoppgjøret, kan dokumenteres på tilfredsstillende måte. Det er også viktig at de næringsdrivende som har varer i arbeid (utført arbeid som ikke er fakturert) per 31.12, setter opp en oppstilling over dette.
(Opptelling av varelager er beskrevet i Bokføringsforskriften § 6-1, samt God regnskapsføringsskikk § 1.3.6.1)

Gjennomgang av kundefordringer
Bedriftene må i god tid før årsskiftet gjennomgå kundefordringene og sjekke om det er noen av kundene som må tapsføres. Kriteriene for skattemessig tapsføring er:

  • at det er foretatt tvangsinndrivning, eller inkasso har vært forgjeves, eller
  • at fordringen er en kundefordring som ikke er innfridd innen 6 mnd etter forfall til tross for minst tre purringskrav med normale purringsintervaller, eller
  • at offentlig gjeldsmegling, konkurs-, likvidasjons- eller avviklingsbehandling i skyldnerens bo gjør det klart at bomidlene ikke gir eller ikke vil gi fordringen dekning, eller
  • fordringen ut fra en samlet vurdering må anses klart som tapt

Dersom dette gjøres før 31.12.11, kan selskapet trekke fra tapet skattemessig i 2011. I tillegg får selskapet mulighet til å sette av et større beløp som skattemessig avsetning for å dekke fremtidige tap. Dessuten kan selskapet trekke fra merverdiavgiften på tapet, dersom fakturaene inneholdt mva. (Kundefordringer er beskrevet i God regnskapsføringsskikk § 1.3.6.2)

Avstemming av leverandørgjeld
De leverandørene bedriften kjøper mest fra bør avstemmes mot kontoutdrag per 31.12. På den måten får bedriften både bekreftelse på at saldoen er korrekt pr 31.12, og kan i tillegg sjekke at alt varekjøp har blitt registrert. (Beskrevet i God regnskapsføringsskikk § 1.3.6.2)

Kassetelling
For alle selskap som ikke har fast kasse er det viktig at kassen blir talt fysisk per 31.12. Opptellingen skal dokumenteres, og det skal fremgå hvem som har foretatt opptellingen og på hvilke tidspunkt. Eventuelle differanser skal forklares. (Beskrevet i Bokføringsforskriften § 6-2, samt God regnskapsføringsskikk § 1.3.6.4)

Avstemming av bankinnskudd og lånegjeld
Disse konti skal avstemmes mot oppgaver fra finansinstitusjoner. Manglende bilag må på plass før avslutning. (Beskrevet i Bokføringsforskriften § 6-2, samt God regnskapsføringsskikk § 1.3.6.3)

Uttak av varer til eiere eller til bruk i bedriften
Bedriften skal fortløpende føre dette uttaket slik at det blir korrekt tatt med i hver merverdiavgiftstermin. Dersom dette ikke er gjort gjennom året, må bedriften påse at dette blir innlevert per 31.12.

Lisa works in the Corporate Marketing department in Visma. Before joining Visma in 2011 she lived several years in London working for international companies, as well as working one year in New York. Lisa holds a Bachelor Degree in International Marketing from BI Norwegian School of Management.
Kontakt Lisa: