Ta styringen!

I dag er moderne regnskapsløsninger blitt virksomhetens viktigste styringsverktøy og informasjonskilde. Stadig flere bedriftsledere har fått øynene opp for hva man går glipp av ved gi fra seg styring – typisk ved å sette ut hele regnskapet.

I mange mindre virksomheter handler regnskap primært om å kunne levere lovpålagte rapporter som terminoppgaver, skattetrekk og arbeidsgiveravgift – noe mange gladelig setter bort til en regnskapsfører.  Noe av utfordringen med dette er at man samtidig setter bort viktig informasjon som kan være med å påvirke resultatet for hele virksomheten.


Behold kontrollen selv
De fleste av oss har travle dager, hvor det er krevende å rekke over alle oppgaver. Det fører naturlig nok til at noen oppgaver må prioriteres lavere, slik at de viktige tingene blir gjort. Da er det ofte lett å skyve på rutineoppgaver som bilagsføring og fakturering. I mindre virksomheter er dette gjerne en av de vanligste årsakene til at man brått befinner seg i en likviditetsskvis. Man tjener i utgangspunktet godt med penger, men bruker for lite – og for lang – tid på å få inn pengene. I følge studier gjort av Lindorff Decision betyr dette ikke bare problemer for likviditeten. Det viser seg at desto lengre tid man venter med å innhente et krav, øker muligheten for at kravet aldri blir betalt.

Den beste måten å håndtere dette på er å ha et oppdatert økonomisystem, hvor du til en hver tid har oversikt over utestående krav, og ikke minst hvilke krav du selv har til forfall.

Et oppdatert økonomisystem vil også være en kilde til store mengder nyttig informasjon som kan hjelpe deg med å drive virksomheten bedre. De kanskje viktigste områdene du vil kunne få hjelp til er:

  • Bedre lønnsomhet
    • Produkter (Hva selger bra og dårlig – hvilke bør du satse på?)
    • Kunder (Hvem kjøper hva og for hvor mye – hvem bør du fokusere på?)
  • Full kontroll over likviditet (Få inn pengene og betal regningene effektivt)
  • Ansatte
    • Produktivitet (Hvem har flest og færrest aktiviteter? Har alle informasjonen de trenger?)


Lønnsom kundebehandling
De fleste vil nok være enig med at kundeoppfølging er blant de viktigste oppgavene i enhver virksomhet. Vi skulle nok ønske å være noe mer proaktive ovenfor kundene, men hverdagen for de fleste er ofte preget av at tiden brukes på de kundehenvendelsene man mottar. En av de mest krevende utfordringene er å identifisere de kundene man tjener penger på, og ikke minst dem som er rene tapsprosjekter. Det er normalt ikke noe automatikk i at kundene som maser mest også er dem som legger igjen mest penger. Men det er ofte slik at dette er de kundene vi bruker mest tid på.

En av de kanskje viktigste funksjonene i et godt moderne økonomisystem er å gjøre deg i stand til å håndtere dine kunder på en effektiv måte. Det kan for eksempel bety prioritering av hvilke kunder du skal bruke mer tid på, og like viktig hvilke kunder du skal bruke mindre tid på.

De fleste virksomheter som satser på kundebehandling på disse premissene, har ofte kunnet konstatere en positiv uvikling av bunnlinjen.


Produkter du tjener på
Noen ganger kan det være lett å stirre seg blind på avanseprosenter, salg av kostbare produkter, eller rett og slett de store gode fakturaene man kan sende ut. Dette er ikke ensbetydende med at du har gjort et lønnsomt salg. De store salgene som resulterer i de tilsvarene store fakturaene kan være besnærende å satse på. I mange tilfeller er også dette god butikk, men ikke alltid. Store salg medfører normalt også en del store kostnader.

Produktenes lønnsomhet blir først synlig når du klarer å knytte alle kostnader til dem, som salgstid, provisjoner, support og eventuelle reklamasjoner. For å få dette totalbildet trenger du et godt og integrert økonomisystem som enkelt gir deg muligheten til å knytte ulik informasjon sammen slik at du har all oversikt du trenger for å kunne ta de beste beslutningene. Det er ikke få bedriftsledere som har fått seg et lite sjokk når man har gått inn på slike analyser. Produktet man trodde var rene gullkalven, har vist seg å være store tapssluk når alle kostnadene har blitt synliggjort.

Når du til en hver tid har muligheten til å ta ut rapporter på de enkelte produktenes lønnsomhet, står du langt bedre rustet til å prioritere riktig – og på den måten øke din lønnsomhet.


Enklere enn du tror
En annen og vanlig misforståelse er at det kreves tung regnskapskompetanse for å føre regnskap. Det er ikke riktig. Ved å følge et oppdatert kom-i-gang hefte vil de aller fleste kunne være operative i løpet av kort tid. Det som er viktig er å forstå at du ikke trenger å ta i bruk hele systemet med en gang for å ha glede av det. Ved for eksempel å prioritere fakturering, vil du i løpet av kort tid kunne få full kontroll over virksomhetens inntektsstrøm. Enkel bilagsføring er også forholdsvis kurant å komme i gang med.

 

Les mer her om fakturering fra A til Å og de ulike mulighetene som Visma kan tilby deg.

 


Regnskapsguru på 1-2-3
Ved første øyekast kan et moderne økonomisystem virke noe stort, omfattende og avskrekkende.  En rask kur for dette vil være å investering litt tid og penger i kurs. Er du helt blank innen regnskapsføring, kan et dagskurs i regnskapsteori fikse dette. Har du litt forkunnskaper, eller du nettopp har fullført et innføringskurs, vil et fagkurs i regnskapssystemet i løpet av en dag gi deg den informasjonen du trenger for å komme i gang med å føre ditt eget regnskap.


Dele jobben med regnskapsfører
Det kan være formålstjenlig å gjøre en vurdering av hva du ønsker å gjøre selv, og hva du eventuelt kan overlate til regnskapsfører. Velger du en regnskapsfører som bruker samme økonomisystem, vil du enkelt kunne overføre data elektronisk, typisk i forbindelse med kjøring av terminoppgaver. Det vil kunne gi deg en god kvalitetssikring av regnskapet ditt, samtidig som du ikke betaler for mye knyttet til manuell inntasting av bilag. Mye av dette håndterer uansett systemet automatisk, som for eksempel billagsføring ved fakturering, hvor systemet selv oppretter regnskapsbilaget når fakturaen genereres.

Det du får igjen for å ta jobben med fakturering, samt enkel bilagsføring, er et oppdatert regnskap hvor du enkelt kan hente ut viktig informasjon om likviditet, lønnsomhet og produktivitet i virksomheten.


Bedre beslutninger
Når du har et løpende oppdatert økonomisystem sitter du på en utrolig verdifull kilde til styringsinformasjon for hele virksomheten. Men verdien av dette blir ikke synlig før du får tilgang til analyseverktøy som gjør denne informasjonen tilgjengelig. Du bør derfor være sikker på at ditt system har de rapportmulighetene du trenger, men også at rapportverktøyet er så fleksibelt at du kan gjør de nødvendige tilpasningene for din virksomhet.

Systemet ditt bør også være designet slik at all informasjon som er viktig i hverdagen om lønnsomhet er lett tilgjengelig – gjerne presentert i brukergrensesnittet når du starter programmet. Det kan være likviditetsstatus, salgsstatus, utestående ordre og fakturaer, ukens aktiviteter med mer. Riktig oppdatert informasjon vil være nøkkelen til å kunne ta de gode beslutningene – tidsnok.


Alt i ett system
Det skulle være selvsagt i 2007 at alle prosesser knyttet til regnskap, kundeoppfølging, lager, produksjon og salg er integrert til én løsning. Alle som har prøvd å håndtere dette med ulike systemer har opplevd problemstillingen med å vedlikeholde flere registre med samme informasjon. Feilkildene blir mange, og oversikten forsvinner. Et typisk problem er å operere med flere registre for kontakter. Endres en adresse, telefonnummer eller e-post – noe vi alle vet skjer hele tiden – må du inn i flere registre for å oppdatere informasjonen. De fleste som har prøvd dette vet at disse registrene i praksis aldri vil være helt synkronisert, ofte med kjedelige resultater hvor kunder ikke får informasjonen (eller fakturaene) de skulle hatt.

En reell integrert løsning vil sørge for at du kun trenger å registrere informasjon én gang ett sted, og så er informasjonen tilgjengelig gjennom hele systemet. Økonomisystemer som tilbyr dette finnes. Pass på at du velger en løsningen som støtter dette – det vil hele virksomheten din tjene på.

Formelle krav til regnskap

Det finnes en rekke lover som regulerer hva du som virksomhet må levere av regnskap. Det viktigste to reglene er:

  • Regnskapsplikt
  • Bokføringsplikt


Regnskapsplikt
Om du er regnskapspliktig betyr dette at du må føre regnskap etter regnskapsloven.

Kravet om å ha et regnskapssystem og føre et regnskap gjelder for at du skal kunne levere og dokumentere de oppgavene myndighetene trenger, blant annet til skatte- og avgiftsbehandling.

Vi kan skille mellom tre slags forpliktelser i arbeidet med regnskap og regnskapsføring:

  • Løpende bokføring og dokumentasjon: Krav om å skrive inn informasjon i et regnskapssystem (bokføring) om alt kjøp, salg og andre handlinger som betyr noe for selskapets inntekter, utgifter, eiendeler og gjeld. Dessuten krav om å samle og oppbevare bilag som bekrefter det som registreres (dokumentasjon).
  • Utarbeiding av årlige oversikter: Krav om å utarbeide årsregnskap og årsberetning, basert på bokføringen og dokumentasjonen i forrige punkt, etter bestemte prinsipper og vurderingsregler.
  • Tilgjengeliggjøring: Krav om å gjøre oversiktene i forrige punkt tilgjengelig for alle, ved å la interesserte se dem og ved å sende dem til Regnskapsregisteret innen en bestemt frist.

I praksis må alle virksomheter føre regnskap, men det noen unntak fra selve regnskapsplikten:

Ansvarlige selskaper (ANS, DA) er unntatt fra regnskapsplikt hvis alle disse kravene er oppfylt:

  • Mindre enn fem millioner i salgsinntekt
  • Ikke flere enn fem deltakere
  • Færre enn fem ansatte
  • Ingen av deltakerne er AS eller ASA

Det å være unntatt regnskapsplikt betyr at du slipper å levere regnskap til Brønnøysundregistrene, men det er viktig å være klar over at du fortsatt har bokføringsplikt.


Bokføringsplikt
Selv om en del selskaper og næringsdrivende ikke plikter å lage årsregnskap og årsberetning, må de likevel oppfylle kravene til bokføring og dokumentasjon. Dette materialet er nemlig også grunnlag for oppgaver til myndighetene, for eksempel omsetningsoppgave og næringsoppgave.

Dette betyr i praksis at driver du en virksomhet må du føre regnskap. Skattemyndighetene har mulighet til å foreta bokettersyn når det måtte passe dem, og da skal du kunne presentere et regnskap ført etter regnskapsloven.

I over 20 år har Visma Mamut gjort det enklere å starte og drive egen bedrift. Visma Mamuts administrative programvareløsninger og nettbaserte tjenester til små og mellomstore virksomheter, gjør driften av din virksomhet mer effektiv.
Kontakt Visma: