Råd og regler om oppfølging av sykefravær

Alt du trenger å vite om gevinstene ved god sykefraværsoppfølging.

Tar du sykefraværsoppfølgingen på alvor? Arbeidstakere i enhver bedrift vil fra tid til annen være borte fra jobben. Fraværet kan skyldes egen sykdom, barns sykdom, foreldrepermisjoner, legetimer, begravelser eller tilvenning i barnehage.

Retten til fri er lovbestemt

Arbeidstakeres rett til fri er lovbestemt i Arbeidsmiljøloven og Folketrygdloven. Lovverket sier også noe om hvorvidt fraværet skal være lønnet eller ikke, og om det er arbeidsgiver eller folketrygden (NAV) som skal ta regningen.

Mange bedrifter er også tilknyttet tariffavtaler som gir ytterligere rettigheter knyttet til fravær fra arbeidsplassen.

Penger å spare på gode rutiner

Det er store kostnader knyttet til fravær i en bedrift. Derfor er det mye å spare på gode rutiner.

Oppfølging koster penger

Mange ledere legger mest krefter i å følge opp sykemeldinger og refusjoner. Det er som oftest her de største og mest synlige kostnadene ligger. Samtidig kan også annet fravær koste bedriften mye – uten at man ser det like tydelig.

…Men det er likevel penger å spare

Visste du for eksempel at kjennskap til arbeidstakeres rett til egenmeldinger, og korrekt beregning av arbeidsgiverperiode for sykepenger, vil kunne spare bedriften for store kostnader?

Effektiv fraværsoppfølging gir fordeler

Gode systemer er viktig for å gjøre fraværsoppfølgingen mest mulig effektiv, men bedriften er også avhengig av at ansatte med personalansvar er godt kjent med regelverket.

Retningslinjer for god fraværsoppfølging gir flere fordeler. Tydelige retningslinjer understreker at alle arbeidstakere behandles likt. Samtidig får arbeidstakerne et klart bilde av hva de kan forvente som ansatt i virksomheten.

Regler for bruk av egenmeldinger

Egenmeldinger er tett knyttet til sykefraværsoppfølging. Egenmeldinger kan benyttes for inntil tre kalenderdager i løpet av en periode på 16 dager (åtte dager for IA-bedrifter). Man kan altså ha inntil fire separate egenmeldinger i løpet av de siste 12 måneder.

Én egenmelding tilsvarer alltid én dag

Egenmeldingen kan kun benyttes for hele dager. Arbeidsgiver kan også kreve skriftlig egenmelding fra arbeidstaker, og kan nekte å utbetale sykepenger dersom arbeidstaker ikke leverer dette.

Begrensninger i arbeidsgivers plikt

Det er begrensninger i arbeidsgivers plikt til å utbetale sykepenger. Helt konkret gjelder dette for nyansatte eller ansatte med et sammenhengende brudd i arbeidsforholdet på mer enn to uker.

Eksempler på brudd kan være permisjoner (lovfestede eller ikke), permittering, militærtjeneste eller tilkallingshjelper uten turnus som ikke jobber oftere enn hver fjortende dag.

Obs! Vær klar over at en ansatt som har vært i foreldrepermisjon, ikke har rett på sykepenger fra arbeidsgiver før vedkommende har vært tilbake i arbeid i fire uker. Vær også oppmerksom på at arbeidstaker som har vært i utdanningspermisjon, må ha vært tilbake i to måneder for å få utbetalt penger.

Når er sykefraværet høyest?

Egenmeldinger er et gode for arbeidstakere. Arbeidsgiver har anledning til å frata arbeidstakere retten til bruk av egenmeldinger – dersom det er rimelig å anta at retten misbrukes.

Det kan kanskje være greit å tenke på når det gjelder sykefraværsoppfølging. Av de ti dagene i året arbeidstakere er mest syke, er halvparten rett før eller rett etter nyttårsaften, eller før og etter perioden 27. desember til 2. januar. Ser man generelt på fraværet i løpet av en uke, er fredag den dagen i uken arbeidstakere oftest er syke.

Les også: Hvorfor ha en personalhåndbok?

16 kritiske dager

Beregning av korrekt arbeidsgiverperiode (16 kalenderdager), er viktig når det kommer inn en sykemelding som er på nærmere 16 dager eller over.

Hvis arbeidsgiver glemmer å gjøre jobben sin

Glemmer arbeidsgiver å sjekke om arbeidstaker har benyttet egenmelding de siste 16 dagene før sykemeldingens startdato, kan arbeidsgiver ende opp med å dekke flere dager med sykepenger enn det de egentlig er nødt til.

Lønn etter 16. fraværsdag

Arbeidsgivere som ikke betaler lønn utover arbeidsgiverperioden, må sørge for å stoppe den ansattes lønn ved fravær over 16 dager. Arbeidstaker må da søke NAV om sykepenger fra og med den syttende fraværsdagen.

Dette er kravene fra NAV

Arbeidsgivere som forskutterer lønn skal sende inn inntektsskjema og krav om refusjon av sykepenger for fravær over 16 dager. NAV må ha krav om refusjon innen tre måneder.

Hvis du som arbeidsgiver glemmer å sende kravet innen fristen, vil du ikke få refundert sykepenger utbetalt til arbeidstaker. En sykemelding som varer i 14 dager utover arbeidsgiverperioden vil kunne koste deg over 17 000 kroner i tapt refusjon for NAV.

Dette er et helt reelt tall med utgangspunkt i en ansatt 450 000 kroner i årslønn. Pass derfor på at sykemeldinger ikke havner i skuffen på kontoret, men sendes til NAV fortløpende.

God sykefraværsoppfølging gir mange fordeler

Det er mange kostnader knyttet til sykefravær – også utover de som allerede er nevnt. Her er det naturlig å nevne blant annet sykepenger i arbeidsgiverperioden, eventuelle utgifter til vikarer og tapt inntekt/salg.

Alle arbeidsgivere bør oppdage de mange fordelene god sykefraværsoppfølging gir. Det er svært viktig å få sykemeldte helt eller delvis tilbake i arbeid så fort som mulig. Ved langtidssykemeldinger har både arbeidsgiver og arbeidstaker plikter.

Søknad om fritak fra arbeidsgiverperiode

Har man arbeidstakere som er gravide eller sliter med kronisk sykdom, kan man søke NAV om fritak for å betale sykepenger i arbeidsgiverperioden. Bedriften må forskuttere sykepenger, men kan søke om å få sykepenger tilbakebetalt.

Arbeidstakere med kronisk sykdom må ha et vedtak fra NAV for at bedriften skal kunne søke om refusjon. Både arbeidsgiver og arbeidstaker kan søke om unntak fra arbeidsgiverperioden. Skal bedriften søke, bør dette gjøres i samarbeid med arbeidstaker.

Refusjon for sykdom i svangerskap

Ved sykdom i graviditetsperioden må NAV ha dokumentasjon på at arbeidstakeren er gravid. Unngå at fraværsperioden foreldes. Husk derfor å sende inn krav om refusjon fortløpende, selv om om vedtaket ikke er fattet enda.

Små bedrifter kan også søke NAV om å forsikre seg mot ansvar for sykepenger i arbeidsgiverperioden. Blir de omfattet av forsikringen, kan de søke om å få refundert utgifter til sykepenger ved fravær utover tre kalenderdager (må i så fall være dokumentert med sykemelding).

Les også: Rettigheter ved sykt barn eller barnepasser

Retten til velferdspermisjon

Mange arbeidsgivere er usikre på når arbeidstakere har rett på fri, og om de har rett på lønnet fravær eller ikke. Mange forveksler også vanlig praksis med hva lovverket faktisk gir en arbeidstaker rett til.

Les også: Dette gir deg rett til velferdspermisjon

Bli oppdatert på 60 minutter

Arbeidsgiver har en viktig rolle i et sykefravær. I nettkurset Oppfølging av sykmeldte lærer du om de lovpålagte pliktene arbeidsgiver og arbeidstaker har i forbindelse med et sykefravær. Vi ser blant annet på:

  • lovregler som gjelder for oppfølging av sykmeldte
  • rutiner i bedriften vedrørende oppfølging av sykmeldte
  • pliktene til arbeidsgiver og arbeidstaker i forbindelse med et sykefravær

Ta nettkurset om oppfølging av sykefravær