Kommune-Norge får stadig økende arbeidsmengde og kan ikke regne med å få like mye tilførte ressurser i tiden fremover. Da er det naturlig at kommuner tar grep for å få mer ut av hver krone de bruker. Et av grepene er å få bedre styringsinformasjon som gjør ledere i stand til å ta effektive beslutninger.
En del kommuner investerer store beløp og ressurser på å bygge en “Business Intelligence- løsning” (BI) som skal gi ledelsen styringsinformasjon fra den daglige driften av virksomheten.
Dette arbeidet er svært krevende fordi kommunen består av så mange selvstendige virksomheter og fordi en kommune ofte benytter mange ulike systemer, og dermed datakilder. Det er ikke uvanlig at en kommune har over 200 ulike fagsystemer man kan hente data fra. Det er svært mye data, som gjerne er fragmentert og utilgjengelig. Store datamengder skaper utfordringer. Ulike virksomheter har ofte ulike metoder for å rapportere og det er vanskelig å få en felles forståelse for mål og oppnåelse av mål.
BI-løsningene som settes opp kan lett bli kompliserte og svært kostbare. Det blir mye integrasjoner som gir data som ikke henger sammen. Data blir vanskelig å fremstille på en meningsfylt måte. Analyseselskap som Gartner og Forrester rapporterer at slike prosjekter svært ofte ikke er bærekraftig. Det blir for kostbart, komplisert, med mye oppfølging av konsulenter og krever dedikerte ressurser.
Standardisering av rapporter
Visma har i svært lang tid arbeidet tett med de fleste kommuner og har etablert IT-løsninger for kommuner innen både det administrative (økonomistyring, lønn og HR, innkjøp) og for saksbehandling innen de store virksomhetene som helse- og omsorg og skole.
Dette har gitt oss mulighet til å, i samarbeid med mange kommuner, utarbeide standardiserte nøkkeltall og rapporter som mange kommuner kan benytte. Her trekker vi ut nøkkeltall fra de ulike kjernesystemene og sammenstiller data i enkle “dashboards”. Vi har kalt løsningen Visma Enterprise BI.
Fordi løsningen bygger på eksisterende systemer som allerede er operative, og som både kommunen og Visma har kunnskap om, vil datainnhenting og analysegrunnlaget være til stede fra første dag. Med denne løsningen får virksomheten et verktøy som merkbart sparer tid. Den gir treffsikre og pålitelige prognoser, reduserer budsjettavvik, gir bedre kontroll over alle aktiviteter og åpner for smidigere samhandling mellom grupper og enheter.
Standardisering skaper engasjement blant mellomledere i Surnadal kommune
I Surnadal kommune har standardisering og digitalisering av rapporteringsrutinene fått mange positive effekter, kanskje på områder man på forhånd ikke hadde tenkt seg.
Her kan dere lese om hvordan Surnadal har arbeidet med styringsinformasjon.
Her har mellomledelsen fått et helt nytt engasjement rundt rapportering og styring. De får nå standard rapporter som er lik for ulike enheter og kan nå være sikre på at de tallene de henter ut om egen virksomhet er sammenlignbare og riktige. De som sukket når de fikk tunge og lange rapporter, smiler nå når de får det enkelt og visuelt presentert i de nye standard rapportene, hvor kun de relevante tallene og dataene er presentert.
“Nå er disse lederne med på laget på en annen måte, og de gjør faktisk en helt annen jobb på dette området enn de gjorde før”, sier økonomisjef Trond Håskjold, i Surnadal kommune.
Standardisering gir selvsagt noen begrensninger, men det har vist seg at man kommer svært langt med standard rapporter. Det er svært kostnadseffektivt. Og den positive tilleggseffekten er altså at alle snakker om de samme tallene. Det er lettere å forstå hvilke felles mål man skal strekke seg etter. Mulighetene for å lage egne tilleggsanalyser er selvsagt tilstede dersom man har ressurser til å sette opp disse.
Er du opptatt av digitalisering i din kommune? Last ned vår digitaliseringsguide med fokus på digitalisering i kommunal sektor.
