Snu alle steinene, enda en gang – identifiser manuelle rutiner som gjemmer seg i bedriften

Flere ledere har det siste året erfart hvor krevende det er å iverksette de riktige tiltakene for å opprettholde, og kanskje øke, lønnsomheten. For jo flere vanskelige spørsmål du stiller internt, jo mer tid må dine ansatte bruke på å gi deg svar – hvis du i det hele tatt får svar. Jeg mener at altfor mange bedrifter er ganske ”ugjennomsiktige”, at mye nyttig informasjon er skjult for de som trenger å ha raske svar, på viktige spørsmål.

Hvordan står det egentlig til? – Å ha tilgang på informasjon er alfa og omega for en leder. Når tidene er usikre er det enda mer presserende. Da er det ikke bare daglig leder som selvransaker egen virksomhet på jakt etter besparelser og inntektsøkninger. Da er også andre ivrige spørsmålsstillere på hugget, ute etter å få tall på bordet som skal fortelle hvordan det egentlig står til.

Mange ledere har den siste tiden fått kjenne presset fra styre, eiere, banker og egne ansatte på kroppen. De viktige, og vanskelige, spørsmålene – Hva er det som går bra? Hva taper vi penger på? Hvor behøver vi å gjøre tiltak, og hvor mye kan vi spare på det? Hvor behøver vi strengt tatt ikke å ta grep? Hvilke produkter eller produktgrupper er mest lønnsomme? Hvilke avdelinger er mest effektive? Og hvilke er ikke det? Hvorfor mister vi kunder? Har de noen fellestrekk? Jeg må innrømme at jeg ikke har alle svarene, men gjennom å ha integrerte systemer kan du få mange svar på disse – og en rekke andre – spørsmål.

Integrerte systemer, det vil si at økonomi, kundeoppfølging og lønnsystemet snakker sammen, åpner for at det er enklere å analysere informasjonen som ligger i de ulike systemene. Dette gjør det mulig å etablere vesentlig mer effektive rapporteringsrutiner, så og si rapporter ”on demand.” Med ”ondemand” mener jeg at du selv henter eller abonnerer på de rapporter du ønsker, uten å måtte gå inn i økonomi-, lønns- eller kundeoppfølgingssystem.

Tenk deg at du som leder alltid har øyeblikkelig tilgang til de faktaene du trenger for å kunne ta gode beslutninger uten å måtte involvere både økonomi-, personal- eller salgsavdeling. Du kan se lønnsomhetstall brutt ned på avdelinger, prosjekter, produkter og kundegrupper. Dette kan du se opp mot informasjon om sykefravær, kundetilfredshet og medarbeidertilfredshet. Blant annet. Da er det lett for deg å se hvordan du kan bringe bedriften videre på best mulig måte. Bruk den informasjonene du allerede har og la systemene gi deg svarene.

Gjennom å automatisere dine rapporter, trenger ikke bekymre deg for hvor mange dagsverk som går med på å besvare spørsmålene dine. Det er jo egentlig et paradoks å bruke masse ressurser på å lete etter kostnadskutt og forbedringspotensialer, i alle fall når svarene er bare noen få tastetrykk unna.

Når du har svarene, er jeg sikker på at flere av tiltakene innebærer effektivisering av interne arbeidsprosesser. Da vil du se en annen fordel med integrerte systemer, siden det nesten ikke er grenser for hvor mange manuelle rutiner de kan automatisere.

Så – belast ikke din organisasjon med mengder av rapporter for å finne måter å effektivisere din virksomhet – gjør det selv!

Erlend Sogn er administrerende direktør i Visma Software. Erlend har jobbet i Visma i over ti år, og har tidligere erfaring fra en rekke lederstillinger innen Tele & IT-bransjen.
Kontakt Erlend: