Smart prosjektstyring fra salg til faktura

I en tid der digitalisering er et sentralt tema, søker flere bedrifter etter fremtidsrettede systemer for prosjektstyring. Systemene skal dekke alle deres behov, alt fra leadshåndtering og salg til fakturering. I tillegg er det viktig at flest mulig prosesser blir automatisert for og kunne bruke mer tid på verdiskapning.

Prosjekt- og konsulentbedrifter er i større grad enn andre utsatt for samfunnsmessige endringer. For bare noen år siden kunne konsulenter i oljebransjen velge og vrake i oppdragsgivere.

I nedgangstider er dette den første gruppen som blir offer for nedskjæringer. I tillegg kuttes det ofte i eksterne konsulenter ved innstramminger. Ordreboken kan fort bli tom om man ikke har gode systemer for å håndtere salg og levere vellykkede prosjekter.

Smart prosjektstyring med fremtidsrettet verktøy

Som produktsjef i Visma besøker jeg en rekke ulike bedrifter som er på jakt etter et godt time- og prosjektsystem. Her skal jeg ta for meg de viktigste fellesnevnerne for hva våre kunder vektlegger i denne prosessen.

God salgsoppfølging

Mange prosjektbaserte bedrifter har eksterne CRM-systemer som ikke er tett integrert i prosjektstyringen. Dette fører til at det er lett å miste nyttig informasjon. I tillegg har ikke salg noen god oversikt over tilgjengelige ressurser, som er viktig for at samarbeidet mellom salg og konsulenter fungerer optimalt. Jeg ser altfor ofte at de opererer i ulike systemer som ikke er tilrettelagt for samhandling.

Enkel timeføring på nett og mobil

Timeføring er et tveegget sverd i mange prosjektorienterte bedrifter. Det er selve grunnlaget for bedriftens eksistens, men samtidig er det mange som ikke kan fordra timeføringen. Bakgrunnen for dette er at det ofte er tungvint å registrere, programvaren som benyttes er utdatert, eller timene føres i Excel hvor det er lett å miste oversikt.

Timeføring skal være enkelt og tilgjengelig fra mobil, nettbrett og PC. Du skal ikke behøve å være avhengig av å dra på kontoret for å føre timer. I tillegg er det viktig å være godt kjent med fordelene av timeføring, slik at dette blir en motivasjon i seg selv for effektiv prosjektgjennomførelse.

Prosjektplanlegging og ledelse

En prosjektleder er avhengig av godt samarbeid og god kontroll på prosjektene. På den måten kan de styre etter plan og budsjett, eller endre kurs dersom det er nødvendig for å møte ønsket lønnsomhet og kundens krav. En prosjektleder skal bruke minimalt med tid på administrasjon, og heller ha fokus på planlegging, prosjektstyring og gjennomføring. Derfor er det viktig med gode verktøy som til enhver tid gir et korrekt bilde av prosjektets fremdrift.

Prosjektsystem fra A-Å

Endringer skjer raskt og mange bedrifter har etter hvert innarbeidet flere systemer som skal håndtere de ulike delene av prosjektet. Timer hentes et sted, leverandørfakturaer et annet sted og dokumentasjon ligger kanskje på en server som du kun har tilgang til på kontoret. Og hva med de aktivitetene som ble gjennomført i salgsfasen? For en prosjektleder er denne informasjonen utrolig viktig for en vellykket gjennomføring og derfor bør alt være tilgjengelig på ett sted for å unngå unødvendig administrasjon.

Riktig prising av prosjekt

Kunder ønsker kontroll på kostnadene og flere ønsker fastpris fremfor timepris for gjennomføring av konsulenttjenester og prosjekter. Dette er ikke noe nytt, men har du kontroll på den fastprisen du gir? Hva ville du fått av inntjening dersom prosjektet ble gjennomført time for time? Det er viktig med et system som kan fortelle deg verdien på de enkelte timene, slik at du kan sammenligne med prisen du har gitt. Først da kan du styre prosjektene riktig, analysere fastpris-settingen og endre kurs dersom du ikke priser fastpris-prosjektene riktig.

I prosjekter med kombinasjon av fastpris og timebasert pris, er det viktig å ha et system som håndterer fleksibel prissetting.

Rikets tilstand – fra salg til faktura

Ledelsen bør ha gode rapporter lett tilgjengelig som på en enkel måte viser status i bedriften. Hva har vi i pipeline, er vi i rute på pågående prosjekter, og hva kan gjøres enda mer effektivt? Gode rapporter som viser rikets tilstand er utrolig viktig for bedrifter som jobber med prosjekter.

Analyser for å endre kurs eller for å hedre beste prestasjon

Evaluering av prosjektene er viktig. Det er alltid noe å lære, alltid noe man kunne gjort bedre og man skaper seg et erfaringsgrunnlag som kan brukes i neste prosjekt. Det er fort gjort å fokusere på det negative og se på de prosjektene som feiler. Desto viktigere er det å anerkjenne de prosjektene som lykkes og forstå hvorfor de lykkes. Med gode prosjektrapporter og analyser kan man lære av de gode prosjekt gjennomføringene og hedre de ansatte som bidrar på en positiv måte i gjennomføringen.

Vil du vite mer om hvordan din bedrift kan ta kontroll over timer og prosjekter?

Delta på gratis frokostseminar hvor vi viser deg vårt time- og prosjektsystem Visma Severa.

Med Visma Severa får du alt i ett system: Salg, prosjektstyring, timeføring, fakturering og rapportering. Visma Severa kommer nå i helt ny drakt med høyt fokus på brukervennlighet og automasjon.

Meld deg på gratis webinar 21. juni

Håper vi sees?

Tonje Fjeldberg Fineide, produktansvarlig Visma Severa
Helene S. Skogholt jobber som markedskonsulent i Visma Software AS. Hun har markedsutdannelse fra BI, og har jobbet med digital markedsføring i Visma siden 2014.
Connect with Helene: