I dette innlegget vil jeg gi deg konkrete anbefalinger til hvordan regnskapsbyrået ditt kan gjøre overgangen til skyen så smidig som mulig, med Payroll Byrå.
1. Samarbeid med din partner
Vi er opptatt av at overgangen til våre skysystemer skal være en trygg. Våre Visma-sertifiserte partnere har allerede flyttet mange kunder til skyen, og de har god erfaring med både selve overgangsprosessen og med systemene, inkludert Payroll Byrå. For deg vil partneren være en trygg hånd å holde i og en støttespiller gjennom hele prosessen. I tillegg vil partneren din gi deg skreddersydde råd og tips til hvordan overgangen bør planlegges og utføres for nettopp ditt byrå og dine unike kunder.
2. Sørg for at alle er med på endringen
En endring kan i seg selv være krevende, men endring kan også by på mye positivt. Det viktigste med en endringsprosess er at alle er med på det som skal skje, og vet hva de kan forvente av endringen. Derfor er det viktig at samtlige – både ansatte og ledere i byrået er godt informert om at dere skal gjennom et systembytte. Dette bør også kommuniseres i god tid før implementeringen starter og rutiner må endres. Da får alle mulighet til å sette seg inn i Payroll Byrå, mulighetene det tilbyr – og ikke minst hva det innebærer for den enkelte.
3. Kartlegg kundene dine i forkant
Selv om du kjenner kundene dine godt, er det viktig at du har nødvendig informasjon om behovene til hver eneste kunde før du setter i gang med flytteprosessen til skyen og Payroll Byrå. Du bør kartlegge hvilket lønnssystem og tilleggssystemer kundene bruker i dag, eventuelle integrasjoner de har behov for og andre avklaringer. Ved å gjøre et grundig kartlegging som en del av forarbeidet vil både du og kundene dine vite hva de kan forvente av sitt nye lønnssystem. Da er du også bedre rustet for selve flyttingen, og du slipper å møte på store overraskelser i prosessen.
4. Tydelig rollefordeling og eierskap
Hvem gjør hva? For å kunne jobbe mest mulig effektivt under overgangen, bør du fordele roller internt i byrået slik at alle kjenner på et eierskap til prosessen – og til Payroll Byrå.
Det kan være fornuftig å organisere overgangen som et prosjekt, med en tydelig prosjektleder i spissen. Prosjektlederen holder i prosessen som helhet, og har oversikten over hvem som gjør hva til hvilken tid, og fremdriften for flytting av kunder. Prosjektlederen bør også ha hovedkontakten med partner, og sette lys på eventuelle rutiner eller prosesser som må justeres underveis.
I tillegg bør byrået dedikere egne superbrukere til prosjektet. Disse bør ha et særlig ansvar for å kjenne produktet ekstra godt, ved å sette seg inn i og teste ny funksjonalitet. Superbrukerne blir naturlig go-to personer, også for andre byråkonsulenter. Dette vil spare byrået for tid og kostnader etter hvert som flere og flere kunder flyttes over til Payroll.
For store regnskapsbyråer kan det også være hensiktsmessig å ha egne implementeringskonsulenter som kjenner overgangsprosessen godt. De vil være en sparringspartner for andre byråkonsulenter i selve flyttingen, og sørge for at alle punkter er gjennomtenkt og gjennomføres på riktig tidspunkt. For mindre byråer er det hensiktsmessig at dette ligger under ansvaret til superbrukerne.
5. Opplæring
Vi vet at dere som byråkonsulenter kan deres faget godt. Dere er eksperter på deres kunder og dere kjenner prosessene internt hos kundene deres, nesten bedre enn dem selv. En overgang til et nytt lønnssystem vil likevel kreve at du tilegner deg ny systemkunnskap. Både for å skape en trygghet til Payroll Byrå, men også for å kunne se nye muligheter for effektivisering og modernisering.
Digital læring er inkludert i ditt Payroll Byrå-abonnementet gjennom vårt nye læringsunivers – Visma Learning Universe. Her tilbyr vi korte digitale kurs og veiledninger, som du kan delta på akkurat når det passer deg. Du vil også finne interaktive guider som stegvis leder deg gjennom oppgaver og prosesser i lønnssystemet.
Skreddersydd opplæring og bistand utover det som er inkludert tilbys av våre Visma-sertifiserte partner, som vil gi deg en ekstra styrke i opplæringsfasen av Payroll Byrå.
6. Flytt i faser – start med de enkleste
Det er ikke bare nyttig, men nødvendig at at du fordeler flyttingen av kundene dine utover en lengre periode, og det er fornuftig å starte med de kundene som er enklest å flytte. På den måten får du tid til å gradvis bygge kunnskap og trygghet i Payroll Byrå. Når de enkleste kundene er migrert og du kjenner deg trygg på grunnleggende prosesser, kan du starte med større og mer komplekse klienter som har flere variabler, hvor flere endringer skjer fortløpende.
Det kan virke skremmende å endre til skyen, men det kan også by på mange nye forretningsmuligheter og effektiviseringsgevinster, dersom du ser på flyttingen som en mulighet til å også gradvis tilpasse deg nye rutiner og arbeidsprosesser. Med disse anbefalingene i ryggsekken, håper jeg at du føler deg enda mer klar til å flytte arbeidsverktøyene til skyen og Payroll Byrå.
Er du fortsatt ikke overbevist om at Payroll Byrå er riktig lønnssystem for deg? Da bør du lese 10 av de største fordelene med et skybasert lønnssystem
