Slik kommer du i gang med eFaktura

Papirfakturaens tid er snart over. Nå krever stadig flere virksomheter at du sender eFaktura. Er du forberedt?

Fra 1.juli i år skulle alle statlige virksomheter kreve eFaktura. En utfordring var at alle de statlige virksomhetene ikke var klare til å motta, og dermed fikk eFaktura en noe langsom start. Det er først nå i høst at vi har sett en økning i bruken av eFaktura.

Dette har sammenheng med at flere større aktører nå er klare til å motta. Oslo Kommune ble for eksempel registrert i ELMA i slutten av oktober. ELMA er et elektronisk mottakeradresseregister for eFaktura, en slags elektronisk telefonkatalog. Det var 427 nye registreringer i ELMA i oktober, noe som er rekord i antall registreringer på en måned.

I diagrammet over kan du se hvordan antall mottakere i ELMA har vokst måned for måned.

At mange aktører nå er klare til å motta betyr at også flere blir nødt til å sende. Og stadig flere vil kreve eFaktura av deg. Dette er begynnelsen på slutten for dagens papirfaktura. I fremtiden vil alle fakturaer sendes elektronisk, noe som vil gi store besparelser for alle. E-faktura effektiviserer arbeidet og er i tillegg bra for miljøet.

Slik kommer du i gang:

  • Registrer ditt firma hos en meldingsformider (postkontor) for å kunne sende og motta elektroniske fakturaer. Pass på å velge en meldingsformidler som er knyttet mot det offentlige PEPPOL-nettverket i Norge. Visma AutoInvoice er en slik meldingsformidler.
  • Du trenger også et program for å kunne sende til denne meldingsformidleren. Bruker du Vismas programvare, for eksempel Visma.net Financials, Visma Business eller Visma Global, så er disse direkte knyttet til Visma AutoInvoice.

Når du skal sende:

  • Før du kan sende en faktura til mottakeren, må du sjekke at din meldingsformidler kan nå denne mottakeren. Visma AutoInvoice er et offentlig godkjent aksesspunkt som kan sende til offentlige bedrifter. Det er smart å sjekke om mottakeren er registrert i det offentlige mottakerregisteret ELMA.
  •  Husk å fylle inn nødvendige opplysninger om din egen organisasjon. Dette må være fylt ut:
    o Organisasjonsnummer
    o Bankkontonummer
    o EBAN-nummer
  • Pass på at du har registrert organisasjonsnummeret på alle kundene dine som du skal sende elektronisk faktura til.
  • Husk at mottakeren kan ha spesielle krav til felter som skal være fylt ut. Alle fakturaer til det offentlige (EHF-formatet) krever f. eks at «deres ref» er fylt ut. Hvis ikke vil den komme i retur.
  • Avtale med mottaker før du sender første faktura. Gi beskjed når du sender den og be om bekreftelse på at fakturaen er mottatt. Husk at elektronisk faktura fortsatt er på et tidlig stadium i Norge. Mangel på kunnskap hos avsender, systemer og mottaker, kan føre til at fakturaer blir avvist og ikke kommer fram. Derfor kreves det at man setter seg inn i kravene mottakeren har før man sender den elektroniske fakturaen.

Les mer om eFaktura og Visma AutoInvoice her

www.visma.no/fakturering

Product Manager
Kontakt Svein: