Hva skjer i skyen? Sende purring

Hva skjer i skyen
Hva skjer i skyen? er en serie i 11 deler for deg som er nysgjerrig på digitalisering. Det snakkes om sky, effektivisering og bærekraft over en lav sko, men hva betyr det for deg? Hvilke prosesser kan du automatisere? Hva er fordelene og hvor starter du?

Vel, la oss starte med å snakke om …

Å sende purring

Når du ikke får pengene kunden skylder, må du bruke ekstra tid på betalingsoppfølging. Det gjør ikke akkurat susen for likviditeten din. Visma Digital Index 2019 viser at så få som 36 % av purringene til norske bedrifter blir automatisk håndtert.

Om du ønsker at kundene betaler fakturaene dine i tide, er første råd å sende fakturaene elektronisk, ikke på epost eller papir. Da sendes fakturaen direkte fra ditt økonomisystem til mottakerens økonomisystem eller nettbank (dersom du har privatkunder).

Relevant lesestoff kan være Hva er efaktura? og Hva er EHF? og kanskje Hva er ELMA?

Om kunden ikke betaler fakturaen på forfall, vil de fleste sende en betalingspåminnelse (purring) til kunden. Da kan det være fornuftig å bruke en digital tjeneste som tar seg av denne oppfølgingen. Den vil ha kontroll på alle ubetalte fakturaer, og ta seg av oppfølgingen av disse for deg. Du slipper selv å kontrollere at alle myndighetskrav knyttet til purring (og evt. inkasso) blir ivaretatt. Samtidig kan du selv overstyre automatikken, om det er grunner til at en kunde ikke skal motta purring.

Breaking purring-news

  • Andel fakturaer som må purres 
    • Epost 34 %
    • Papir 28 %
    • Efaktura 10%

(Kilde: Visma 2018, for fakturaer sendt til privatpersoner. Samme tendens gjelder for fakturaer sendt til bedrifter.) 

Så hvordan setter du i gang?

  1. Velg en leverandør som tilbyr digitale og automatiserte løsninger for betalingsoppfølging for å få mest mulig utbytte av den nye løsningen. 
  2. Velg en elektronisk løsning for betalingsoppfølging som følger gjeldende regler og myndighetskrav. 
  3. For å unngå manuelt arbeid bør du velge et system som kontinuerlig matcher alle registrerte transaksjoner i nettbanken med riktig åpen post i regnskapet, basert på f.eks. KID, beløp og kundenummer.
  4. Du kan også lese mer om vår løsning for å godkjenne faktura.

Å sende en betalingspåminnelse er ikke lovpålagt, men er et godt tiltak for vennlig å påminne kunden om at deres betaling utestår. Ønsker du å ta purregebyr, må du vente minst 14 dager etter opprinnelig forfall med å purre eller sende inkassovarsel.

Skjer det noe annet i skyen, da?

0