Ingenting er tilfeldig i Sørum kommunes digitale satsning. Alt gjøres for å forenkle hverdagen til de ansatte, men også for innbyggerne. Flere landingssider og tusenvis av ord er skrellet vekk fra hjemmesiden til kommunen. I 2014 ble Sørum kommunes hjemmeside totalrenovert, og fremstår i dag som brukervennlig og enkel.
– Vi har tatt utgangspunkt i at forsiden skal være enkel. Vi har tatt vekk alle snarveier, linker og farger, og legger kun ut tre strategiske saker på forsiden til enhver tid.
– De fleste går inn på våre sider gjennom søk, derfor er søkemotoroptimalisering viktig for oss. Vi analyserer og måler hver uke. Vi ser hva innbyggerne søker på og lager innhold deretter, forteller Roy Allan Hansen, IKT-sjef i Sørum kommune.
Tilbyr innbyggerne innsyn
På Sørum kommunes hjemmeside kan innbyggerne gå inn på «Min side», der relevant informasjon om innbyggeren ligger. Har du søknader inne hos kommunen ligger de på «Min side», også eiendommer, kommunale avgifter, boligskatter og lignende.
– Vi ønsker å gjøre det enkelt for innbyggerne gjennom tilgjengeliggjøring av innhold. Før i tiden måtte du til byggesaksavdelingen for å få innsyn i byggesaksmappen din. I dag kan du søke på plan og byggesaker og få opp alle dokumenter. Nå ligger alt ute på nettet. Det har vært en kjernesak for oss, forteller Hansen.
Funksjonell arbeidshverdag
– Vi har jobbet over tid med å gjøre alt litt smartere og litt bedre. Derfor har vi et stort fokus på at våre leverandører leverer løsninger som fungerer med eksisterende løsninger – slik at teknologien snakker sammen. På denne måten slipper vi å huske på 10 ulike passord som må byttes hver måned, forteller Hansen.
Han er opptatt av en funksjonell arbeidshverdag for både ansatte og innbyggere.
Gjør arbeidshverdagen enklere
Kommunen ønsker å gjøre arbeidshverdagen enklere for de ansatte. Via kommunens intranett er Visma Enterprise implementert. Det betyr at dokumenter, timelister, lønnsslipp og annet kan hentes på «Min side», men også at oppgaver legges på intranett.
– E-post fungerer dårlig for å systematisere oppgaver. Når jeg får en oppgave som skal gjøres går jeg inn på intranettet, for da ligger alt der. Det trenger ikke å være komplisert, og det gir en merverdi til ansatte, forteller Hansen.
Samordnet kommunikasjon
I 2013 tok kommunen i bruk Lync for telefoni, som er en løsning via datamaskinen. Dette fungerer hjemme som på kontoret, og er en fleksibel arbeidsform. Kommunen er den første som har brukt seg av systemet fullt ut, og lovordene er mange.
– Før vi tok i bruk Lync satte vi oss ned og vurderte hvorfor vi skulle bruke penger på dette. Det er viktig å vite betydningen for hva du investerer. På den måten tvinges du til gevinstrealisering, som vi kaller det. Med Lync var gevinsten at telefonutgifter og reiseutgifter skulle ned, forteller Hansen.
Møter på Lync
Etter at Lync kom er det færre fysiske møter, både på kontoret og med eksterne.
– Vi tar ofte avdelingsmøter på Lync. Er det ellers noe jeg lurer på sender jeg melding via Lync, der ser jeg også om personen er ledig, opptatt, ute eller i møte. Ønsker jeg å snakke med flere legger jeg bare til personer. Lync følger meg og jeg bruker mobilen sjelden i jobb. Nå er mindre tale og mer datatrafikk, forteller Hansen.
Kommune som blogger
Sørum kommune har også lagt penger i en mobilplattform for hjemmesiden, IKT-sjefen har laget app for innbyggerne og så har de ansatte en egen app. I tillegg kan kommuner og innbyggerne i Sørum kommune gå inn på bloggen sorumbeta.no og lese om hva kommunen gjør.
– Bloggen prioriteres, og vi tar oss tid til å skrive innlegg. Vi henviser til bloggen om noen spør oss om eksempelvis et system vi har byttet ut. Vi legger ut alt, som kravspesifikasjon og konkurransegrunnlag.
Lager video i stedet for rapporter
Kommunen lager mye video, som deres Facebook-side er et eksempel på. Med midler fra kommunestyret, for å lage gode tekniske løsninger, har deler av pengene gått til blant annet en kameradrone, for blant annet å følge byggeprosjekter fra luften. Kommunen har operasjonsmanualen inne til gjennomgang hos Luftfartstilsynet.
Driver ikke brannslukking
Informasjonsdelen bare øker og øker, og i løpet av de siste fire årene har Sørum kommune hatt et enormt løft.
– Vi driver ikke lenger brannslukking. Vi har lagt ned masse arbeid i digitale løsninger, og er der nå at vi har tid til å jobbe på neste trappetrinn. Vi har fått merverdi og kan dele det vi gjør.
