Med visjon om å bli et rent skybasert regnskapsbyrå.

Satser alt på skybaserte regnskapstjenester

  • Navn: On Time Regnskap AS
  • Antall ansatte: 5 ansatte
  • Tar regnskapsoppdrag i: Visma eAccounting
  • Virksomhetsområde: Selskapet utfører regnskapstjenester fra A-Å for kunder i flere bransjer. Flest kunder innenfor bygg og anlegg, restauranter, eiendom og advokater.
  • Nettside: www.ontime.no

“Gårsdagens transaksjoner – er oppdatert i dag” er mottoet til On Time Regnskap AS. Og som navnet tilsier – regnskapsbyrået etterstreber å alltid levere oppdatert regnskap til avtalt tid.

On Time Regnskap er et veletablert regnskapsbyrå som ble stiftet i 2004. De er i sterk vekst, og satser på ansatte med god erfaring i kundens bransje for å yte best mulig rådgivning for selskapet. De har moderne kontorer i Holbergs Gate i Oslo, hvor de sitter i fellesskap med 10 advokater som også kan bistå kundene deres.

On Time Regnskap har tidligere brukt lokalinstallerte systemer, men ønsker nå å videreutvikle selskapet og møte kundenes behov i større grad. Nettopp derfor ansatte de i 2017 Tore Jahren som ny daglig leder. Tore er en betydelig pågangsdriver for skybaserte løsninger, og gjør utfordringer om til muligheter. Han har solid erfaring fra skybaserte systemer, og trekker frem at visjonen er å bli et rent skybasert regnskapsbyrå – og at On Time Regnskap er på god vei.

“Vi er svært aktive for å få nye kunder og tar på oss oppdrag i hele landet, i de fleste bransjer. Vi har i løpet av 2017 fått 65 nye kunder i Visma eAccounting, og vi får stadig inn flere. Ved å være “i skyen” ser vi ingen geografisk begrensning. Vi er opptatt av å gi kunden merverdi av regnskapstjenester, og i skyløsninger er dette en svært fremtidsrettet mulighet. Det er bare et tidsspørsmål før alle regnskapskunder benytter seg av dette.”

Overgangen til skybaserte regnskapstjenester

Tore er klar på at overgang til skyen er en nødvendighet for å henge med på de store endringene markedet er i.

Kundene har nå behov for raskere, oppdatert regnskap, forenklinger og muligheten til å være inkludert i regnskapssystemet selv. Dette kan man ikke i lokalinstallerte programmer, og som regnskapsbyrå må man endre programvare med hensyn til kundenes behov”.

Det første steget man må ta, er å forstå hvorfor man må omstille seg til et nytt regnskapsprogram, og dermed en ny hverdag. Han har ikke tro på at små steg over i en skyløsning er det beste.

“Her må man arbeide effektivt internt slik at man ikke plutselig sitter med både lokalinstallerte og skybaserte regnskapsprogrammer. Da blir effektiviteten lavere og kostnaden høyere”

Valg av system

I tråd med dette var det på tide å finne nytt regnskapssystem. On Time Regnskap testet fire ulike nettbaserte regnskapsprogrammer før valget falt på Visma eAccounting. De andre programmene som ble testet var kompliserte for kundene, og da mistet de raskt interessen. Tore trekker frem tre hovedgrunner til valget av Visma eAccounting:

  • Visma eAccounting er god egnet for kunden. Enkelt og oversiktlig er stikkord som gjør at kundens brukeropplevelse blir god. Som regnskapsfører kan vi gi gode råd til kunden ut i fra å se samme skjermbilde, og kunden får alltid oppdatert regnskap.
  • Vi kan skreddersy regnskapsoppdraget spesifikt for hver kunde. Dette er særdeles viktig fordi hver kunde har ulike behov og ulik kompetanse.
  • Vi har en svært god dialog med Visma. De har fulgt oss godt opp og er genuint interessert i våre tilbakemeldinger. Dette gjør at vi i fellesskap kan nå våre målsetninger.

“Vi har selv et motto med at gårsdagens transaksjoner er oppdatert i dag. Sammen med kunden etterstreber vi dette for å gi et optimalt resultat. Med Visma eAccounting har kunden med sin mobiltelefon eller tablet, alltid med seg et oppdatert regnskap som de drar nytte av i møter med både leverandører, kunder, banker og andre forbindelser. Skal man inngå en innkjøpsavtale med ny leverandør er det enkelt å sammenligne med dagens avtaler da alle inngående fakturaer oppbevares i arkivet.”

Ønsker du mer informasjon om Visma eAccounting for regnskapsbyrået? Se vårt introduksjonswebinar her.

Automatikken er avgjørende

Tore er helt klar på at det er avgjørende å ta bruk automatikken og mulighetene i Visma eAccounting, for å få best mulig utbytte av programmet og jobbe mest mulig effektivt.Tore Jahren i On Time Regnskap

“Med aktiv bruk av både Autoinvoice og bankintegrasjon vil samhandlingen mellom kunde og regnskapsfører bli mer effektiv. Kunden godkjenner og kommenterer inngående fakturaer via app, og overfører dette til betaling i bank. Med skanner-appen tar kunden bilde av kvitteringer, utlegg og lignende, og sender det rett inn i Visma eAccounting der regnskapsfører kan jobbe videre. Dette er svært tidsbesparende for både kunden og regnskapsfører, og fører til muligheten for gode fastprisavtaler. Dette igjen gir en vinn-vinn situasjon: Kunden har mer tid til å fremme sin bedrift og betaler lavere pris på føring av regnskapet. Samtidig kan regnskapskontoret benytte mer tid til aktiv rådgivning i bransjen som regnskapsfører har inngående kunnskap til.”

Utnytter alle mulighetene med Visma eAccounting

I tillegg til å ta i bruk automatikken i Visma eAccounting, har On Time Regnskap også utnyttet økosystemet rundt.


Visma Byrå som administrasjonsverktøy

“De ansatte benytter Visma Byrå for å registrere timer som igjen danner faktureringsgrunnlaget som overføres til Visma eAccounting. Vi benytter arkivet til å laste opp alle relevante data på kunden som da igjen er tilgjengelig hvor vi enn befinner oss. Dette gjør oss både mer mobile, men også mer effektive, siden vi samler all informasjon på ett sted.”

Videre presiserer Tore at bruken av Visma Byrå gjør at ledelsen har god oversikt over byrået.

“Avstemminger og kontrollhandlinger utføres av de ansatte som gjør at ledelsen har god oversikt over både arbeidssituasjon og kapasitet i sanntid. Dette er med på at vi kan planlegge både fremtidige investeringer og behov for ansatte og tilrettelegging for kunder. Vi er dessuten mer tilgjengelig for kunden da vi ikke bare har med oss regnskapet, men også tilhørende dokumentasjon når vi er utenfor kontoret. Satt på spissen kan kunden være på en solseng i syden, og vi sitter på hytta og jobber mer effektivt enn vi har gjort tidligere.”

Ønsker du å vite mer om mulighetene i Visma Byrå? Se gratis webinar om Visma Byrå her.


Visma Økonomioversikt for online rapportering

On Time regnskap har også tatt i bruk Visma Økonomioversikt på sine kunder, og anbefaler alle å benytte seg av dette rapporteringsverktøyet.

“Dersom selskapet er revisorpliktig er dette viktig fordi revisor kan gå inn i selskapet og finne informasjon ned på bilagsnivå. Men jeg mener også at dette er viktig for ledelsen, uavhengig av om det er en enkeltperson eller et større styre. De vil få stor verdi av se grafene som er tilgjengelig der, eksempelvis over inntekter og kostnader fordelt på måneder. Dette kan bidra til økt inntjening, tilpasning av tilbud og aktivitet i rolige perioder, samt at man kan sammenligne med tidligere år. Ønsker man budsjett så legger man også dette inn her. Disse kan da sammenlignes mot måneder og avdelinger for å få totaloverblikk.”

Jeg vil strekke meg så langt med å si at med utstrakt bruk av Visma Økonomioversikt sammen med et sanntids- og oppdatert regnskap, vil selskapet ha de beste forutsetninger til å ta korrekte beslutninger.”

Ønsker du å vite mer om Visma Økonomioversikt og online rapportering? Se vårt webinar!


Enkel lønnskjøring med Visma eAccounting Lønnsslipp

“Vi benytter også Visma eAccounting sin egen lønnsmodul for selskaper med under 10 ansatte. Vi har også enkelte kunder på over 20 ansatte som vi benytter funksjonen for. Dette er en lønnsmodul som har blitt vesentlig bedre det siste året og legger til rette for enkel lønnskjøring for de fleste selskaper. Det positive med å benytte lønnsmodulen er å samle all regnskapsinformasjon på et sted. Ledelsen kan enkelt benytte programmet for å se statistikk ned på ansattnivå, samt hente lønnslipper og ansattinformasjon. Dette er en merverdi av stor betydning man ikke får i lønnsprogram stasjonært plassert hos regnskapsfører.”


Veien videre

Tore råder alle regnskapsbyråer til å også utnytte disse mulighetene.

“Sett deg grundig inn i både byråløsning og regnskapsprogrammet. Dette bidrar mye til å sørge for gode brukerråd til kunden. Les også gjerne innlegg fra andre regnskapsførere på Visma Community og vær aktiv for å forbedre din egen kunnskap og brukeropplevelse.”

Videre presiserer han at selve regnskapsføringen stadig er det viktigste å fokusere på:

“Det viktigste for regnskapsførere nå og i fremtiden er å bistå til et korrekt og oppdatert regnskap for kunden. Bruken av skyløsninger er utvilsomt en av hovedfaktorene for å lykkes med dette. I tillegg er det viktig å ta i bruk fremtidig teknologi som gir både regnskapsfører og kunde merverdi. Det har skjedd mye de siste to årene, og vi ser også store forandringer i fremtiden.”

Selv ønsker On Time Regnskap å være et foretrukket regnskapskontor for kundene, både med tanke på teknologiske løsninger og kompetanse.

“Vi vil etterstrebe intern kunnskap blant de ansatte, gjerne fra erfaringer både i og utenfor regnskapsrollen i våre kunders bransjer. Vi tror at vår kunnskap vil medføre gode råd som kunden kan bygge sitt selskap videre på.“

 

Ønsker du å vite mer om mulighetene med Visma eAccounting for ditt regnskapsbyrå? Les mer om løsningen her eller ta kontakt med en av våre rådgivere for en hyggelig prat!

About

Monica Bugge jobbet i Visma Mamut som Account Manager, Accounting Offices. Hun er utdannet med en mastergrad i Business Administration fra Vrije Universiteit i Amsterdam, og har bakgrunn som Sales Trainee i Visma.
Connect with Monica: