Hvordan få dekket reiseutgifter?

Reglene for dekning av reiseutgifter er komplisert. Kravene skattemyndighetene setter til dokumentasjon og legitimasjon, er ikke alltid like enkle å etterleve. Samtidig er konsekvensene av å gjøre feil store, med både etterligning og straffeskatt som et mulig resultat.

Oppholds- eller reiseutgifter kan dekkes på forskjellige måter:

  1. Etter satser. Det vil si at arbeidsgiver gir en diettgodtgjørelse etter bestemte satser, og ikke etter faktiske utlegg
  2. Refusjon av utgifter. Det vil si at arbeidsgiver refunderer de faktiske utgiftene (med kvittering).
  3. Arbeidsgiver betaler utgiftene direkte.

Disse tre variantene gir ulike utfordringer med hensyn til legitimering og dokumentasjon. Nedenfor gir vi en liten oversikt over hvilke krav som gjelder for de to første alternativene.

1. Å dekke reiseutgifter etter satser – utgiftsgodtgjørelser

Å dekke reiseeutgifter etter satser vil si at arbeidsgiver gir en diettgodtgjørelse etter bestemte satser, og ikke etter faktiske utlegg. Diettgodtgjørelser er normalt fastsatt enten i statlige særavtaler, tariffavtaler eller individuelle avtaler mellom bedriften og de ansatte. De fleste bedrifter velger å bruke satsene i statlige særavtaler.

Velges denne måten å dekke utgifter på, stilles det krav til at arbeidstaker skriver en korrekt reiseregning.

Hva må være med på reiseregningen?

Kravene varierer avhengig av hvilken type godtgjørelse som kreves, men det er noen generelle opplysninger som skal være med på alle reiseregninger hvor det kreves godtgjørelser:

  • Navn og adresse på den ansatte
  • Dato for både avreise og hjemkomst for hver reise
  • Formålet med reisen
  • Hvilket eller hvilke arrangement arbeidstaker har deltatt på
  • Underskrift

I tillegg er det noen spesifikke opplysninger som må være med på reiseregningen avhengig av hvilken type utgift det kreves godtgjørelse for, for eksempel om det er diettgodtgjørelse for reiser med overnatting, uten overnatting, bilgodtgjørelse eller ulegitimert nattillegg.

Diett for reiser med overnatting

Her må følgende opplysninger oppgis på reiseregningen ut over de generelle opplysningene (som nevnt over):

  • Klokkeslett for avreise og hjemkomst for hver reise
  • Navn og adresse på overnattingsstedet
  • Ved flere overnattingssteder, skal datoene samt navn og adresse for hvert overnattingssted komme frem
  • Ved overnatting på en hybel/brakke uten kokemuligheter eller overnatting privat, er det ikke noe krav til å føre opp navnet på overnattingsstedet
  • Type losji (hotell, pensjonat, hybel/brakke eller privat)

Diett for reiser uten overnatting

Her må følgende opplysninger oppgis på reiseregningen ut over de generelle opplysningene:

  • Klokkeslett for avreise og hjemkomst for hver reise

Bilgodtgjørelse

Her må følgende opplysninger oppgis på reiseregningen ut over de generelle opplysningene:

  • Fremstilling av reiseruten med angivelse av utgangspunkt og endepunkt på reisen
    • Spesifisere lokal kjøring på oppdragsstedet
    • Angi årsaken til eventuelle omkjøringer
  • Navn på passasjer det kreves passasjertillegg for
  • Totalt utkjørt distanse beregnet på grunnlag av bilens kilometerteller

Ulegitimert nattillegg i Norge

Her må følgende opplysninger oppgis på reiseregningen ut over de generelle opplysningene:

  • Klokkeslett for avreise og hjemkomst for hver reise
  • Type losji (hotell, pensjonat, hybel/brakke eller privat)

Vær klar over at det ikke er anledning til å gi ulegitimert nattillegg på tjenestereiser i utlandet.

Krav til å følge angitte satser

I tillegg til at reiseregningen må være korrekt utfylt, er det også et krav til at godtgjørelsen ikke overstiger Skattedirektoratets forskuddssatser. Om godtgjørelsen overstiger forskuddssatsene, må det betales skatt av dette.

En oversikt over satsene finner du på Visma Community – Tema Lønn og HR, under Satser og beløpsgrenser.

2. Refusjon av faktiske reiseutgifter – reise på regning

Ved refusjon må arbeidstaker levere originalbilaget (kvittering) til arbeidsgiver som grunnlag for utbetaling. Arbeidstaker får da refundert til faktiske utleggene sine, og ikke etter bestemte satser.

Du kan levere kvitteringen enten som papirkvittering eller elektronisk kvittering. Du kan også skanne kvitteringen og sende den på epost til arbeidsgiver. Kvitteringer som er fotografert med f.eks. mobiltelefon, godkjennes også som elektronisk kvittering.

Det stilles også krav til ytterligere opplysninger enn de som fremgår av kvitteringen. Når det refunderes reise- og oppholdsutgifter, skal følgende opplysninger angis:

  • Navn på arbeidstaker. Dersom utgiften gjelder andre, skal navnene på disse også angis
  • Formål
  • Hvilket eller hvilke arrangement arbeidstaker har deltatt på

Refusjon av reiseutgifter hvor det ikke foreligger bilag

Ved refusjon av utgifter til reise med offentlig kommunikasjon og nødvendige småutgifter, er det åpnet for å få refundert utgifter uten at bilaget leveres til arbeidsgiver. Utgiftene må imidlertid spesifiseres enkeltvis på reiseregningen.

Nødvendige småutgifter kan for eksempel være bompassering, parkometerutgifter, tunellavgift og lignende.

Lyst til å lære mer om disse reglene?

Da anbefaler vi deg å delta på kurset Reiseregninger – alt du må vite.

Her vil du få en grundig gjennomgang av reglene for utbetaling og behandling av utgiftsgodtgjørelser og utgiftsrefusjoner ved reise i Norge og utlandet. Vi vil blant annet ta for oss statens særavtaler og trekk- og avgiftsregler i forbindelse med utbetaling av reiseoppgjør. I tillegg ser vi på hvordan ytelsene skal rapporteres i a-meldingen.

Dette kurset arrangeres i Oslo, Bergen og Stavanger.

Les mer og meld deg på her

 

Tormod Johansen jobber som juridisk rådgiver i legal-avdelingen i Visma Software. Han er utdannet skatterevisor fra Skatteetatskolen i Oslo, og har jobbet med kontrollvirksomhet i Skatteetaten i flere år. Han har lang fartstid i Visma, hvor han jobber med lønn og skatt som spesialområde. Jobben består i hovedsak av support til Visma sine kunder og en utstrakt kursvirksomhet, i tillegg til å skrive artikler og oppdatere Visma sine oppslagsverk på lønnsområdet.
Kontakt Tormod: