Fra 1. juli 2014 kan du la ansatte skanne papirbilagene og sende reiseregningen
elektronisk uten originale papirkvitteringer.
Regelendringen gjør at den ansatte kan
- skanne papirbilagene underveis (for eksempel med en smarttelefon),
- kaste originalbilagene,
- lage reiseregning og legge denne inn i regnskapssystemet (eller sende til regnskapsføreren) uten at han/hun trenger å sende med papirbilag.
Det samme gjelder andre kjøp for bedriften som den ansatte har lagt ut for privat.
– Det har tatt for langt tid, men nå gleder vi oss over at myndighetene endelig har tatt denne lavt hengende forenklingsfrukten ned, sier Sandra Riise i NARF (Norske autoriserte regnskapsføreres forening).
Kravet om kvittering eller annet originalbilag
Også fram til nå har noe elektronisk dokumentasjon hatt status som originalbilag. Dette kan for eksempel være en faktura som er mottatt elektronisk, en flybillett med elektronisk kvittering osv.
Kvitteringer fra en drosjeturer, for eksempel, har du ifølge lovverket vært nødt til å levere sammen med reiseregningen i papirform. En skannet kvittering av denne typen har ikke vært tilstrekkelig.
Dette er det altså nå blitt en endring på.
Arbeidsgiver kan sende elektronisk reiseregning uansett
Kravet om original papirdokumentasjon ble tidligere begrunnet med ønsket om å hindre at arbeidstakere ikke fikk refundert samme utgift flere ganger.
NB! Men det har hele tiden vært greit at arbeidsgiver skanner innsendte kvitteringer og originalbilag for elektronisk oppbevaring i tråd med bokføringsreglene. Dette skriver Skattedirektoratet om i et brev til NARF i mai 2010.
Knytte ansvaret for reiseregning til enkeltpersoner
Skattedirektoratet legger vekt på at et av formålene med regelverket «er å kunne knytte ansvar for reiseregningen til en bestemt fysisk person. Løsningen må tilby sikker lagring av hvem som har undertegnet reiseregningen.»
Endringen av regelverket kom allerede dagen etter at NRS (Norsk Regnskapsstiftelse) presenterte en studie som pekte på at blant annet endring av regelverket knyttet til reiseregninger kan spare næringslivet for store beløp.
