Regnskapsfører? Her er 6 tips som hjelper kundene å få raskere betalt

Regnskapsfører har en viktig rådgivende rolle i økonomisk utfordrende tider. Her har vi har samlet opp 6 enkle oppgaver for regnskapsførere som kan gi stor verdi for kunden.

1. Gjennomfør kredittsjekk

Oppfordre kunden til å ta kredittsjekk av nye kunder og ved større ordre. Å gjennomføre en kredittvurdering gir en god indikasjon på om sluttkunden har betalingsevne. 

Utfør en kredittsjekk ved salg over en viss størrelse, ved nye kunder eller ved årlig gjennomgang av kundene. Målet er at din kunde skal redusere, og helst hindre tap.

Et godt tips er å finne et verktøy som kan integreres med deres kunde- og/eller regnskapssystem.

2. Fakturer i det varen/tjenesten er levert

Rådgi kunden din til å fakturere så ofte som mulig, gjerne i det varen / tjenesten er levert. Fakturerer kunden din en gang per måned med 30 dagers kreditt kan kunden i noen tilfeller oppleve at det nesten går 60 dager fra varen er levert til fakturaen er betalt. 

Vurder sluttkundens betalingsbetingelser. Jo lengre en kundefording står åpen, jo større er risikoen for at den forfaller.

3. Send elektronisk faktura

Sender dine kunder faktura elektronisk er sjansen vesentlig større for at faktura kommer korrekt frem og blir betalt i tide. Vår erfaring er at fakturaer som sendes per epost eller per post ofte blir glemt og du eller kunden må bruke tid på å purre.   

Elektronisk faktura sikrer at fakturaer kommer frem til korrekt selskap eller person, og så og si alle regnskapssystemer kan i dag både sende og motta elektroniske faktura.

4. Sett purring i system

Visste du at 85 % av forfalte fakturaer blir betalt allerede etter første purring? 

Noen opplever purring som flaut, andre kjenner kanskje til at selskapet sliter og ønsker ikke være til bry, andre stoler ikke på reskontroen og må vente til banken er avstemt.

En ting er sikkert – de fleste som ikke betaler til forfall, har rett og slett glemt fakturaen. En purring er en vennlig påminnelse og viser at du har kontroll. Du har levert en vare / tjeneste og selvfølgelig skal du ha betalt for den.

Med Visma AutoCollect, vår tjeneste for automatisert betalingsoppfølging, er det superenkelt å sende purring på en forfalt faktura. Tjenesten er enkel å aktivere og er tilgjengelig i alle Visma sine økonomisystemer. Du avstemmer med kunden om du som regnskapsfører skal gjøre jobben eller om kunden skal gjøre det selv.

Slik kommer du i gang med Visma AutoCollect

5. Vær forberedt på å håndtere innsigelser

Det vil på et eller annet tidspunkt komme en innsigelse på faktura. Det kan være i form av at varen ikke stemte overens med forventningen, feil ved varen, eller forsinkelser.

Hvilke rutiner har kundene dine for å svare på innsigelser? Hvem har myndighet til å gå i dialog for å finne en løsning? Det kan være at kunden blir enig om å sende ny vare, reparere en evt skade, redusere fakturaen eller annet. 

Det vi vet er at jo raskere en innsigelse blir besvart jo større sannsynlighet er det for å finne en løsning og faktura blir betalt som avtalt. På den måten blir både kunden din og kundens kunde fornøyd. 

Les også: 6 tips for å unngå at kunden klager på faktura

6. Send til inkasso

Har du gjort noe med alle punktene ovenfor og kunden ennå ikke har betalt? Da må du sende faktura til inkasso. Et inkassoselskap opptrer på dine vegne og sikrer at sluttkundene får en profesjonell dialog og ønske om å finne en løsning. 

Visma AutoCollect er en automatisert tjeneste for purring og inkasso som er integrert i alle Visma økonomisystemer. Helt unikt for Visma AutoCollect er at du har kun én reskontro å forholde deg til. Ettersom tallene hentes i sanntid direkte fra økonomisystemet ditt, er kundereskontroen til enhver tid oppdatert.

En rådgiver i turbulente tider

Mange bedrifter sliter med å betale sine egne regninger og få betalt av sine kunder. 

Sett deg inn i din kundes situasjon og vær en god rådgiver- nå og fremover. Med disse punktene er du som regnskapsfører og kunden allerede på god vei!