Regnskap på 1-2-3

Du trenger ikke være utdannet økonom for å føre ditt eget regnskap. De grunnleggende prinsippene for regnskap er relative enkle og logiske oppbygd, og etter å ha lest denne artikkelen vil du ha bedre forutsetninger for å kunne ta hele eller deler av regnskapet selv.

Mange ledere i små og mellomstore virksomheter har sett behovet for bedre økonomistyring, men føler de mangler den nødvendige kompetansen til å gjøre dette selv. Med utgangspunkt i et moderne brukervennlig økonomisystem, er det ikke mye som skal til før du trygt kan føre hele eller deler av ditt eget regnskap.

Driver du en virksomhet krever myndighetene at du fører et regnskap, og er virksomheten over en viss størrelse må du også sende årlige regnskap til Brønnøysundregistrene.

Men et moderne regnskap er noe langt mer enn bare dokumentasjon til myndighetene slik at de kan kreve inn riktige skatt og avgifter. Brukt riktig vil dette også være ditt viktigste ledelses- og styringsverktøy.


Alltid to sider
Når vi fører regnskap tar vi utgangspunkt i at alle transaksjoner – det vil si at penger, varer og/eller tjenester bytter eier – dette kalles bilag. Bilagene føres mot kontoer.

Et av grunnprinsippene i regnskap er alle dine regnskapsbilag – det vil si kvitteringer, faktura og bankutskrifter – føres mot ulike kontoer. Dette kalles postering, og når vi posterer fører vi alltid bilaget mot to poster. Har du brukt bankkort når du betalte kopipapir hos Binders, føres dette mot balansekontoen bankinnskudd og mot resultatkontoen kontorrekvisita.

Alle kontoer har to sider, disse kaller vi debet og kredit, hvor debet alltid står til høyre og kredit til venstre. Dette kan være noe forvirrende til begynne med, men får du med deg at alle kostnader føres til debet og alle inntekter til kredit har du allerede kommet langt i å forstå et regnskap.


De grunnleggene byggesteinene
Regnskapet er i prinsippet ikke noe mer enn en oppstilling over alle dine inntekter, utgifter, dine eiendeler, gjeld og egenkapital. Strukturen i et regnskap er definert ut i fra en kontoplan, og vi bruker normalt en kontoplan som følger Norsk Standard. Fordelen med dette er at alle som skal forholde seg til regnskapet ditt som for eksempel myndigheter, eiere, kunder, leverandører og kreditorer, enkelt kan finne frem og gjøre seg opp sin mening om økonomien i din virksomhet.

Det kan være klokt å gjøre seg kjent med standard kontoplan, slik at du har en ide om hvilke kontoer du skal føre de ulike inntektene og kostnadene mot. Det kan også være en god ide å gå gjennom kontoplanen i ditt system, og skjule de kontoene du ikke bruker. Da vil du få en langt mer oversiktig og brukervennlig kontoplan å forholde deg til. Du kan også legge til kontoer dersom du ønsker mer detaljert regnskapsførsel. Har du for eksempel flere firmabiler, kan du med fordel opprette en konto per bil for føring av kostnader til drivstoff.

Selve regnskapet kan man dele opp i to hoveddeler; resultatet og balansen. Resultatet viser på den ene siden alle dine inntekter og på den andre siden alle dine kostnader. Differansen kalles resultatet. Balansen har også to sider. Den ene siden viser alle dine eiendeler, og den andre siden viser hvem som eier dem – med andre ord gjeld og egenkapital.

Regnskapet avsluttes vanligtvis én gang per år – som oftest ved nyttår, og da overføres årsresultatet til balansen. Et positivt årsresultat vil føre til at egenkapitalen din øker, og tilsvarende vil et underskudd føre til en reduksjon i egenkapitalen.  Balansen din føres løpende, og kontoen her vil aldri nullstilles. Logikken bak dette er at dine eiendeler og gjeld forsvinner ikke selv om du begynner på et nytt år.


Kontroll med kunder og leverandører
En siste og viktig byggesten i regnskapet er reskontro. Dette er et hjelpemiddel som er kilde til en mengde nyttig informasjon. Reskontroen er ikke noe annet en spesifisert oversikt over alle transaksjoner mellom dine kunder og leverandører. Når du kjøper en vare, vil du normalt få en faktura som skal betales på en eller annen forfallsdato. Du har gjerne fått varen men ennå ikke betalt den. Du skylder med andre ord penger – altså har din leverandørgjeld økt.

Tilsvarende gjelder når du sender fra deg varer. Kunden din har fått varen, men du har satt en 14 dagers betalingsfrist. Du har med andre ord kunder som skylder deg penger – kundefordringer.

For å ha en strukturert og god oversikt over alle utstående fordringer og krav, kan vi spesifisere de to balansepostene kundefordringer og leverandørgjeld ved hjelp av reskontro. Når det utføres inn- eller utbetalinger føres disse også via reskontro, og på den måten vil du alltid se hvor mye du skylder, og hvor mye dine kunder skylder deg.


Enkel bilagsføring
Alle bilag vil vanligvis ha sitt utgangspunkt i at du fører dem mot en bankkonto, kasse, kundefordring eller leverandørgjeld. En faktura fra for eksempel Telenor vil du typisk føre til debet på resultatkontoen ”telefon”, og mot leverandørreskontro. Har du et godt økonomisystem vil du kunne legge inn forfallsdato på inngående fakturaer, og på den måten ha full kontroll over når disse må betales. De aller fleste bilag du ender opp med å føre manuelt vil normalt være inngående fakturaer, inn- og utbetalinger, samt kvitteringer for ulike kjøp av varer og tjenester betalt med kort eller kontant.

Så lenge du har kontroll over hvordan bilaget er ”betalt” – det vil si via bank, kasse, eller at det føres mot leverandørgjeld/reskontro, er det å føre bilag relativt enkelt.

Bokføringsforskriften § 5 setter krav til at alle transaksjoner i kunde-/leverandørforhold skal spesifiseres. Dette innebærer at inngående faktura må føres mot leverandørens reskontronummer og ikke direkte mot kasse/bank. Eksempelet under beskriver en typisk føring av en inngående faktura ved kjøp av kontorrekvisita.

Konto Beskrivelse Avgiftskode Debet Kredit
6800 Faktura 1234 fra Kontor AS 25% inng. 10 000,00
2720 Faktura 1234 fra Kontor AS 0 2 500,00
2410 Faktura 1234 fra Kontor AS 0 12 500,00


Ved betaling av faktura 1234

Når fakturaen betales føres dette som et eget bilag. Denne føres debet mot leverandøren og kredit mot den bank/kasse som er belastet.

Konto Beskrivelse Debet Kredit
2410 Bet. faktura 1234 Kontor AS 12 500,00
1930 Bet. faktura 1234 Kontor AS 12 500,00


Hjelp, jeg har gjort en feil
Ingen grunn til panikk. Men det er noen regler i regnskap det er nyttig å være klar over. For det første skal en bilagsperm være komplett. Det vil si at alle bilag skal være fortløpende nummerert, og det skal ikke være noen ”hull” i nummerserien. Du kan med andre ord ikke slette bilag, løsningen er å lage et nytt korrigeringsbilag. Dette kalles også å ”reversere bilag”.

I eksemplet nedenfor har vi reversert faktura 1234 fra Kontor AS

Konto Beskrivelse Avgiftskode Debet Kredit
6800 Faktura 1234 fra Kontor AS 25% inng. 10 000,00
2720 Faktura 1234 fra Kontor AS 0 2 500,00
2410 Faktura 1234 fra Kontor AS 0 12 500,00


Din første faktura
Noe av det du bør prioritere høyest når du fører ditt eget regnskap er to områder – få ut dine fakturaer så raskt som mulig, og betal avgiftskrav fra myndighetene i tide. Det siste punktet – avgiftskrav fra myndighetene – er viktig slik at du unngår dyre gebyr- og rentekrav.

Det å få pengene fra dine kunder er dog det viktigste. Den selvsagte konsekvensen av somle med dette er at bankkontoen din går tom og du havner i likviditetsproblemer. Men det kanskje mange ikke er klar over er at for hver dag du venter med å sende ut en faktura, øker sannsynligheten for at den aldri blir betalt. Tall fra inkassoselskapet Lindorff viser at venter du en måned ekstra med å sende ut faktura, vil du i gjennomsnitt tape 10 prosent av alle krav.

Før du sender ut din første faktura, er det noen innstillinger du først må sette i ditt økonomisystem. Det første du bør gjøre er å lage et vareregister hvor du registrerer alle dine produkter. Du må sette priser og sørge for at du får en avanse som gjør at du tjener penger. For å kunne hente ut gode og informative rapporter i etterkant bør du også organisere dine produkter i relevante varegrupper. Er virksomheten din MVA-pliktig, må du også tilknytte korrekt utgående MVA til de enkelte produktene.

Du bør også registrere dine kunder i kunderegisteret. Det å manuelt taste inn en mengde vare- og kundeinformasjon kan være tidkrevende. Har du tilgang til denne informasjonen elektronisk har de fleste moderne økonomisystemer funksjoner for import av disse dataene.

Leverandørene dine har trolig prislister og produktinformasjon tilgjengelig elektronisk, så en forespørsel dit kan trolig spare deg for mye arbeid.

Når du har fått registrert dine produkter og kunder, er du klar til å fakturere. Dette gjør du ved å opprette en ordre. Ordren knyttes til en kunde som du enten henter opp fra ditt kunderegister, eller registrerer som ny kunde direkte fra ordremodulen. I fra ordremodulen kan du også hente opp ditt vareregister slik at du slipper å taste inn informasjon om produktene på nytt. Alt du behøver å gjøre er å velge antall produkter og eventuell rabatt, så vil systemet ordne resten – inkludert MVA.

Du kan skrive ut ordren som en ordrebekreftelse, men det du helst vil er å skrive ut fakturaen. Dette vil du typisk gjøre når du leverer varen. Det er ordren som er utgangspunkt for fakturaen, og i det du skriver ut fakturaen konverteres ordren til en faktura og vil være låst for å gjøre endringer. Det skjer flere ting når du skriver ut fakturaen. Normalt vil du få spørsmål om å bekrefte at fakturaen er korrekt skrevet ut før programmet låser den for endringer. Når du bekrefter at fakturaen er OK, vil den i de fleste systemer bli automatisk bokført. Har du behov for senere å gjøre endringer, må dette håndteres med fakturaens motstykke – kredittnota. I likhet med korrigeringsbilag som beskrevet tidligere, vil denne posteres mot de samme postene, men med motsatt fortegn (debet/kredit).


De virkelige kostnadene
Et annet viktig område innen regnskapsførsel du bør være bevisst på, er skillet mellom utgifter og kostnader. Driver du et lastebilselskap og kjøper inn 5 000 liter diesel i oktober til totalt kr 50 000, vil ikke regnskapet ditt gi et riktig bilde av dine reelle kostnader dersom du bokfører hele beløpet som en kostnad. Du får riktignok en faktura på kr 50 000, og den må du betale innen årsslutt, men den virkelige kostnaden er det du reelt har brukt av diesel i de tre siste månedene.

Hvordan skal du så få ført dette riktig? Løsningen er å ta i bruk balansen, og føre hele varekjøpet mot en eiendelspost i balansen. Etter hvert som du bruker opp dieselen kan du føre forbruket mot kostnadsposten i resultatet. Om du gjør dette ukentlig, månedlig eller kvartalsvis blir opp til deg å vurdere. Men skal regnskapet være riktig ved årsavslutning må du sørge for at kostnadssiden i regnskapet kun viser det du har brukt og ikke bare det du har betalt.

Selve føringen av dette vil kunne fungere slik:

Konto Beskrivelse Avgiftskode Debet Kredit
1490 Faktura 1235 fra Statoil AS 25% inng. 50 000,00
2720 Faktura 1235 fra Statoil AS 0 12 500,00
2410 Faktura 1235 fra Statoil AS 0 62 500,00

Dersom du ved årsslutt måler hvor mye diesel det er igjen i tanken, og finner ut at du har brukt 1000 liter á kr 10,00, vil du kunne føre den reelle kostnaden på denne måten:

Konto Beskrivelse Avgiftskode Debet Kredit
1490 Forbruk diesel 0 10 000,00
6250 Forbruk diesel 0 10 000,00

Da vil regnskapet ved årsslutt vise at du har betalt kr 50 000 for diesel, brukt for kr 10 000, og har for kr 40 000 igjen på tanken.


Ikke helt avskrevet?
Alt du kjøper med verdi over kr 15 000 forutsett at det har en forventet levetid over tre år skal føres mot balansen. Kjøper du en varebil, vil årsresultatet ditt bli lite relevant dersom du kostnadsfører hele beløpet. For det første vil varebilen ha en egenverdi ved årsslutt, noe regnskapet bør vise. Videre har du ikke hatt en reell kostnad tilsvarende det du betalte for bilen (med mindre du er blitt skikkelig lurt). Den reelle kostnaden ved varebilen er verditap og slitasje, og det er det regnskapet bør vise. Her er det avskrivninger kommer inn.

Det er helt klare regler knyttet til avskrivning. Primært kan du velge mellom to hovedtyper avskrivning, lineær og saldo. Ved lineær avskriving tar du anskaffelsesverdien og deler den i like store deler på det antall år eiendelen skal avskrives over

Ved saldoavskrivning avskriver du den bokførte restverdien med en gitt prosentsats. Dette vil bety at du i begynnelsen av en avskrivning vil kostnadsføre relativt store avskrivninger. I det saldoen kryper under kr 15 000 har du muligheten til å avskrive hele restbeløpet.

Det er som nevnt ulike satser for ulike typer eiendeler. Oversikt over disse satsene finner du på www.skatteetaten.no.

 

About

I over 20 år har Visma Mamut gjort det enklere å starte og drive egen bedrift. Visma Mamuts administrative programvareløsninger og nettbaserte tjenester til små og mellomstore virksomheter, gjør driften av din virksomhet mer effektiv.
Connect with Visma: