Tips for å unngå feil i rapportering av a-melding

Ett år med rapportering av a-melding fra supportperspektiv

1. januar 2015 trådte Altinn sin nye a-ordning i kraft og veldig mange lønnsansvarlige fikk noe helt nytt og ukjent å forholde seg til. Mange systemer hadde tillatt testing og dermed forberedelser i månedene før årsskiftet, men langt fra alle benyttet seg av dette. Derfor kan man vel trygt si at det ble en litt brutal overgang til rapportering av a-melding for en del brukere. Dette fikk vi, som supporterer lønnssystemer der man benytter a-ordningen, også erfare.

 

Stor overgang for mange – nye rutiner krever mer

Fra å sende inn noen få tall og skjemaer noen ganger i året til å måtte sende inn alt av lønns- og personaldata hver måned ble for mange en stor overgang.
Da man nå skulle levere langt mer informasjon om sine ansatte slik som deres arbeidsforhold, stilling, generelt om lønnsinformasjon og mye mer, stilte dette mye strengere krav til kvaliteten på det som er lagt inn i det lønnsprogrammet man brukte. Noen kunder hadde testet dette i forkant av 2015 og hadde fått rettet mye av det som ikke stemte. Men veldig mange gjorde ikke det, og fikk mange feil allerede første måneden.

Som en kuriositet kan man nevne at Altinn har rapportert at cirka 10.000 unike opplysningspliktige ennå ikke hadde levert a-melding pr mars 2016 for en eller flere måneder i 2015. Dette til tross for at de tidligere hadde mottatt påminnelsesbrev fra Altinn. Mangel på innlevering der inntekter skulle vært inkludert vil bety at de har uteblitt fra selvangivelsen til alle ansatte i firmaet. Altinn sier også at cirka 200 inntektsmottakere får feil på skatteoppgjørelse da arbeidsgiver har rapportert forskuddstrekk med feil fortegn. Dette er da tall basert på alle innleveringer eller mangel på sådann fra alle lønnssystemer som er i bruk i Norge.

 

Viktige tips for å unngå feil i rapportering av a-melding

Av feilene som vi i dag hører om på support, så er det enkelte som går igjen oftere enn andre. Noen enkle men viktige tips vi på support kan gi til de som er litt ny på rapportering av a-melding er følgende:

  • Alltid sjekk tilbakemeldingen på innlevert a-melding. Vi ser at mange ikke sjekker og er uvitende om eventuelle feil. Dette kan medføre til at de i praksis ikke har levert a-melding.
  • Er man uheldig og får feil på tilbakemeldingen, sjekk først hva feilmeldingen egentlig betyr slik at man bedre forstår hva som er årsaken. Det gjør det mye lettere å løse det raskt og enkelt på egenhånd. Sjekk denne oversikten fra Altinn som er veldig nyttig. Altinn oppdaterer siden regelmessig og gir gode eksempler.
  • Pass på at alle ansatte og tidligere ansatte har korrekt start og sluttdato for sitt arbeidsforhold. Og når endringer på arbeidsforholdet skjer, slik som feks. oppsigelse, permisjon, permittering eller bytte av arbeidssted internt, sørg for at det blir registrert så snart som mulig. Jo mer utdaterte ansatt opplysningene er, jo større sjangs er det for at man etterhvert får feil. Og da kan det bli vanskelig å finne ut av hva som skjedde når.
  • Pass på at lønnsarter man bruker, spesielt de man selv lager, er satt opp korrekt i henhold til Altinn/Skatteetaten sine regler for innrapportering.  Konferer med Skatteetaten om hva som er rett og galt for akkurat din egen bedrift og lønnssituasjon, så  får du riktig a-meldings beskrivelse.

 

Hvordan har a-meldingen påvirket programvare fra leverandørene

Alt dette stilte også store krav til leverandørene som lager programvaren. Det skal jo fungere slik tiltenkt fra Altinn og oss som leverandør, men det må også taes hensyn til alle “kromspring” brukeren kan finne på å gjøre. Det har vært en prosess med mye ervervet lærdom underveis fra første versjonen som støttet a-melding til der vi er i dag. Alt har ikke hele tiden gått helt på skinner, men man oppdager, lærer og forbedrer underveis. Dette i kombinasjon med at flere og flere kunder nå har fått en del erfaring med a-meldingen har redusert antall support henvendelser betraktelig.

 

Hvor henvender man seg ved spørsmål om rapportering av a-melding?

Vi som jobber med support ønsker alltid å hjelpe våre kunder slik at de får løst sine problemer med programvaren. Men det er ikke alltid så lett for en kunde å vite hvor man skal henvende seg med problemer med rapportering av a-melding, og vi ser at mange spør oss om ting som nok skulle vært rettet til Skatteetaten, Altinn eller lignende.

Selv om vi leverer et program som sender a-melding betyr ikke det at vi vet hvordan en enkelt ansatt sin unike lønn tilhørende et spesifikt arbeidsforhold i en spesifikk bedrift skal rapporteres inn. Blir kanskje litt som å spørre en bilmekaniker om avanserte trafikkregler “de færreste kan”. Da er det Skatteetaten som skal svare. De supporterer eget regelverk og kjenner det bedre enn noen andre. Derfor ser jeg at vi ofte svarer på mer enn det som rent objektivt sett er innenfor det vi supporterer.

Det kan også nevnes at man finner mye god informasjon kun ved noen enkle Google søk og på Altinn sine sider. Det er en god holdning at man forsøker selv først å finne ut av feil. Men vi ser også at enkelte nok burde kontaktet oss tidligere da større misforståelser kunne vært unngått.

Og har man drevet med lønn en stund og vet hva den “gamle” lønn og trekk koden er, men usikker på hva det blir i a-meldings sammenheng, så er denne linken fra Altinn fin.

Men til syvende og sist er vi jo her for å hjelpe våre kunder. Så finner man ikke ut av det på andre måter, ønsker vi jo at våre kunder kontakter oss. I beste fall, som gjelder de fleste tilfeller, finner vi løsningen for kundens problem. Og i verste fall kan vi peke kunden videre i riktig retning for hvor de kan få svar på sine spørsmål. Det viktigste er jo tross alt at kunden blir mest mulig fornøyd og ikke sitter med et system de ikke får brukt.

 

Les også: Ett år på vei med a-melding – hvordan har det gått?

Morten Heide jobber som senior konsulent i Visma Mamut med support av lønn og regnskap på tvers av flere programmer. Han har ingeniør utdannelse innen informatikk og har samlet over 15 års erfaring med salg, ledelse og support.
Kontakt Morten: