Prosjektets faser: Hvorfor er oppstarten så kritisk?

Hvordan lykkes med et prosjekt? I oppstarten – blant alle prosjektets faser – kan flere ting gå galt. En god start på et prosjekt kan bidra til et enda bedre sluttresultat – på raskere tid. Her får du noen gode tips til hvordan du på best mulig måte kan gripe tak i et nytt prosjekt.

1. Sørg for at du har oversikt

Avklar oppdraget overfor deg selv. Forsøk å svare overordnet på: Hvor skal vi? Hva ønsker vi å oppnå? Hva er utfordringene? Hvordan skal vi komme oss fra A til B? Mangler du verdifull input fra ett eller flere hold? Sørg for at du har en helhetlig oversikt. Er du usikker på om du har grepet om sammenhengene, prøv å forklare det med egne ord, enten muntlig eller skriftlig. Da vil du raskt avdekke om du mangler viktig informasjon.

Les også: 8 tips – Hvordan lykkes med prosjektledelse?

2. Sett sammen en prosjektgruppe

Når du har tilstrekkelig med informasjon, må du legge en klar og tydelig plan over arbeidsoppgavene og deres respektive deadlines. Finn ut av hvor du selv ikke strekker til. Lokaliser hvilke punkter som er mest kritisk at du får bistand på. Hvem sitter på hvilken kunnskap? Hva skal delegeres i hvilken retning? Sett deretter sammen den prosjektgruppen som samlet er best egnet for å løse oppgaven.

Last ned vår gratis guide om prosjektstyring

3. Involver prosjektdeltakerne i prosessen

Når man er dypt inne i noe, være seg et større eller mindre, lengre eller kortere prosjekt, er det lett å forstå hva man holder på med. Tilsvarende lett kan det være å glemme å involvere utenforstående i alle ledd av prosessen. Sørg for at prosjektdeltakerne blir satt inn i målet. Når alle har en forståelse for både målet og veien dit, er dette grobunn for både større engasjement, raskere fremdrift og bedre resultater.

Få alle i teamet involvert fra starten av slik at de føler eierskap for sin del av prosjektet. Bli enige om arbeidsmetoden: hvor ofte dere skal møtes, hvordan dere skal kommunisere og så videre. Skap klarhet og felles forventninger knyttet til mål, mandat, organisering, roller og ansvar.

4. Lag en prosjektplan

Avgjør prosjektets aktiviteter sammen med prosjektgruppen og hvor mye tid som skal brukes på hver aktivitet. Sett aktivitetene i rekkefølge og avgjør hvilke som er avhengige av hverandre, og hvilke som kan kjøres parallelt.

Les også: Derfor bør dine ansatte timeføre på mobil

Ha overordnet kontroll

Stikkord for en prosjektleder er kontroll. Det betyr ikke at du skal vite i detalj hva som foregår i alle de ulike prosessene, men snarere at du skal ha et overordnet blikk på hvor dere ligger an i løypa. Du skal kjenne til problemstillinger, status quo og hjelpe prosjektdeltakerne med sin videre fremdrift.

Det er lett når man sitter med hodet dypt begravet i en innviklet prosess, at man mister veien av synet. En god prosjektleder evner å plukke opp kontraproduktive aktiviteter og unødvendig ressurs- eller tidsbruk, og leder en samlet prosjektgruppe i riktig retning.

Les også: Slik gir god prosjektledelse økte driftsinntekter

Ønsker du å utvikle deg som prosjektleder?

Det skal være enkelt å jobbe! Med et letthåndterlig og smart verktøy for prosjektstyring, er prosjektgruppen på god vei mot vellykkede resultater. Les sjekklisten vi har laget for deg – og finn ut av hvordan du kan løpe jublende ut av kontoret etter ethvert endt prosjekt.

Sjekk ut sjekklisten for prosjektledere!