Presentasjonsteknikk II – Etter dine presentasjoner, roper alle etter mer?

Etter dine presentasjoner, roper alle etter mer?

Ikke? Kanskje ikke så mange av oss som er der, men for å komme litt nærmere dit er det viktig at vi er godt forberedt til de presentasjonene vi holder.

I forrige innlegg snakket vi om forberedelsene til en presentasjon. Hva det er viktig å passe på før vi skal holde presentasjonen eller talen vår. Spesielt viktig å tenke på målsettingen med presentasjonen; Hva vil du? Hvem skal du snakke til? Hvem er du i deres øyne?

Videre skreller du hovedpunktene dine ned til 3 hovedpunkter. Vi må aldri glemme at presentasjonen handler om å formidle et budskap til de du snakker til og få dem til å huske det du snakker om. De må få med seg noe nyttig. Derfor skal du skrelle ned hovedpunktene dine til 3. Vi må bare innse at mottagerne ikke klarer å huske flere enn 3 chunks av informasjon. Derfor fokuserer vi på det og sørger for at de husker og forstår disse tre punktene. Dette skal vi bruke tid på nå.

Hvordan levere innholdet?

Når vi har bestemt oss for hva presentasjonen skal inneholde er det på tide å tenke på hvordan det skal fremføres. Dette er også en del av forberedelsene. Vi velger hvordan vi skal gjøre vårt budskap tydelig for tilhørerne, slik at de forstår og husker. Kort, klart og konkret skal være betegnende for det vi sier, samtidig som det skal være interessant, helst litt morsomt og det bør vekke følelser. Budskapet må gå hjem! Vi må huske på hvem vi skal snakke til og ha i tankene «The curse of knowledge» – vi forventer at andre har den samme kunnskapen som oss, men det er ikke alltid det er tilfelle.

CurseOFknowledge

Keep it simple uten å være nedlatende – som Denzel Washington sier i filmen Philadelphia; «Forklar det til meg som om jeg er en seksåring».

Mennesker husker i bilder derfor må vi gi språket liv og kraft gjennom bruk av bilder og andre språklige effekter, og på den måten berøre tilhørerne og få dem til å forstå og huske.

Skap bilder

Vi kjenner alle til uttrykket «Et bilde sier mer enn 1000 ord» og det er viktig at vi tar med oss dette i forberedelsene. Det er mange måter å skape bilder på i tillegg til faktisk å legge inn et bilde i PowerPoint presentasjonen din. Vi må bruke virkemidler som skaper bilder i tilhørernes hoder. Bilder som får frem følelser, bilder som tilhørerne husker og tar med seg videre.

De mest brukte metodene vi har for å gjøre dette er f.eks. metaforer, eksempler og sammenlikninger. I tillegg har vi en metode som har blitt mer og mer vanlig de senere årene; «Storytelling».

Metaforer

Metaforer er språklige bilder vi benytter for å forklare det vi snakker om. Metaforer bruker vi ofte uten at vi tenker over det. Når vi skal flytte en tekst fra et dokument til et annet sier vi at vi klipper og limer, men gjør vi egentlig det? Nei, vi bruker hverken saks eller lim når vi jobber i PC’en, men det benyttes metaforer for at det skal være enklere for oss å bruke og huske funksjonene.

Vi bruker uttrykk som blomstrende økonomi for å beskrive en positiv økonomi, og vi ser for oss hvordan økonomien blomstrer og vokser seg stor. Dette får frem en positiv følelse hos oss. «Monstermaster» skaper en annen følelse hos oss, en noe mer negativ følelse vi ikke ville fått ved kun å bruke nettmaster.

Nå snakker vi også om å bruke skytjenester eller at vi lagrer filer «in the cloud». Lagrer vi virkelig filene i en sky? Nei, tror ikke det, men det er et bilde på at ting ikke lenger foregår lokalt på din PC, men ute i der et eller annet sted, altså i «skyene».

Eksempler og sammenlikninger

Sammenlikninger bruker vi også for å skape en bedre forståelse av det vi snakker om. Når jeg sier at vi må øve masse for å bli god til å holde taler eller holde presentasjoner, kan jeg sammenlikne det med å spille piano og at vi må øve mye for å bli flink til å spille piano. De fleste av oss har et forhold til å spille et instrument og har smertelig opplevd at vi må spille masse for å beherske det godt, og vi kan derfor enkelt identifisere oss med dette. I disse dager er det kanskje mer relevant å sammenlikne med sjakk, at vi også der må lære oss spillereglene og spille masse for å bli gode. Slik er det også med det å holde presentasjoner.

Bruk av eksempler er også virkningsfullt. Om du skal selge bilden din ønsker du kanskje å formidle at bilen din er veldig økonomisk å kjøre. Da kan det være smart å følger opp med et eksempel om at du for eksempel kjørte tur-retur Hemsedal med full oppakning og 3 unger på under 0,6 l/mil, for å bevise hvor økonomisk bilen din er.

Det vi egentlig gjør er at vi kommer med en påstand og forsøker å bevise den ved å skape bilder det er enklere for mottageren å relatere til. Veldig enkelt og veldig virkningsfullt for at mottageren skal «se» hva vi mener.

Storytelling

Storytelling er noe mennesker har gjort gjennom alle tider. Historier fortalt rundt leirbålene som vandere videre fra person til person og fra generasjon til generasjon. På same måte kan en historie fortalt i en presentasjon også vandre fra person til person. Vi husker historier mye bedre enn vi husker kalde fakta. Kalde fakta er ikke nødvendigvis spennende nok til at vi husker dem etterpå, men en godt fortalt historie som beskriver det samme kan absolutt være så spennende og relevant at vi husker det godt og kan gjenforteller historien til andre.

Min farfar var steinhugger av yrke, og for noen måneder siden hørte jeg en gammel historie om en mann som hadde kommet på besøk til et steinhuggeri. Det var masse støv i luften, det var lyder av hammer og spett, og han kjente den tydelige lukten av stein det var hamret på.

Bilde er hentet fra: https://nrk.no/kanal/nrk_p2/1.10960215

Mannen gikk bort til den første steinhuggeren han så, som virket misfornøyd og som hele tiden så på klokken, og spurte hva han jobbet med. «Jeg hogger ut stein» svarte huggeren kort.

Den besøkende gikk videre til den neste steinhuggeren han så, som virket mer fornøyd og mer på hugget. Han stilte det samme spørsmålet og fikk til svar «Jeg former denne stenen slik at den kan brukes til å bygge en vegg».

Mannen fortsatte bort til en tredje steinhugger som jobbet ivrig og nøyaktig på en stor stein, og stilte det samme spørsmålet også til ham. Han svarte stolt «Jeg bygger en katedral».

Denne historien er veldig virkningsfull. Den forteller oss på en billedlig måte viktigheten av å kjenne til visjonen og målsettingene til virksomhet vi jobber i. Uansett hvor viktig eller lite viktig jobben kan virke i den store sammenhengen har denne kunnskapen enorm betydning for motivasjon og engasjement i jobben. Denne historien er kort, klar og konkret, og allikevel forteller den mye og er enkel å huske og enkel å gjenfortelle.

Hva kjennetegner en historie:

  • Spesifikk hendelse og spesifikk tidspunkt
  • En start, en hoveddel og en slutt
  • Får deg til å føle noe, får deg til å visualisere noe
  • Den er personlig
  • En historie – et budskap
  • Gjør den kort og tydelig – 1-2 minutter

“Make sure you have finished speaking before your audience has finished listening”

Start Smart – Ikke start med «Nå skal jeg fortelle en historie» eller «Det var en gang…» Start med Forrige uke hørte jeg en historie om…., dette får meg til å tenke på ….. dette minner meg om ……..

Styrkene ved å bruke historier for å fremheve ditt budskap:

  • Naturlig og enkelt
  • Underholdende
  • Motiverer og gir energi til deg og tilhørerne
  • Hjelper til å forstå kompleksitet
  • Enkelt å huske og gjenfortelle
  • Engasjerer følelsene ikke bare logikken.

Historiene trenger ikke være lange for å engasjere og for å fortelle en historie. Den korteste historien jeg kjenner til er skrevet av Hemingway og har kun 6 ord: «For sale. Baby shoes. Never worn».

Begynn din historiefortelling i dag ved å samle på historier. Vi opplever historier hver dag som vi kan gjenfortelle dersom vi har i tankene at små ting vi opplever kan brukes for å forklare andre ting. Jeg poster gjerne flere eksempler på historier fra hverdagen dersom det er ønsker om det.

Bruk av PowerPoint?

Til sist vil jeg gjerne gi noen råd når det gjelder (mis)bruken av PowerPoint.

PowerPoint er et hjelpemiddel. PowerPoint skal ikke være hovedleverandøren av budskapet under en presentasjon. Du skal være hovedleverandøren! Du skal være hovedleverandøren, og PowerPoint er et hjelpemiddel som kan fremheve budskapet ditt.

PowerPoint kan fort ødelegge hele presentasjonen din ved at den tar for stor plass, den krever for mye av de du presenterer for. Med dette mener jeg at vi opplever ofte at SlideContent_TooMuchslides fylles opp med altfor mye informasjon.  Professor John Sweller fra University of New South Wales, Australia, har gjennom forskning vist at den menneskelige hjernen tar imot informasjon best om den enten er skriftlig eller er muntlig. Det å få informasjonen både skriftlig og muntlig på samme tid reduserer hjernens evne til å ta imot informasjonen. Derfor, ved å ha masse informasjon på en slide samtidig som du snakker om det som står der, gjør du det vanskelig for tilhørerne å få med seg det du snakker om. Du motarbeider ditt eget mål. Er det en tekst tilhørerne må lese, gi dem tid til å lese den, før du igjen snakker.

Neste gang du skal holde en presentasjon og du skal bruke PowerPoint, bruk et bilde, bruk en enkel modell, bruk en enkel graf, bruk ett tall. Må du bruke tekst, reduser det til noen få punkter med noen få ord. Alltid tenk…..LESS IS MORE!

Har du en presentasjon du skal holde som er på 20 slides, reduser den til 10. Klarer du det? Husk å trekke frem kun 3 hovedpunkter.

Vi MÅ ikke bruke PowerPoint, og vi MÅ ikke bruke PowerPoint hele tiden. Varier litt. Bruk bilder som dekker hele skjermen, bruk ett ord eller tall som dekker hele skjermen mens du snakker. Trykk på knappen for «punktum» eller «komma» under PowerPoint presentasjonen for å gjøre skjermen henholdsvis helt sort eller helt hvit. For å få oppmerksomhet. For at deltagerne ikke skal sitte og lese mens du snakker. For å skape variasjon. Mens du har skjermen sort, kan du tegne på tavlen eller på en flip-over. Skal du presentere salgstallene fra sist kvartal, skriv opp kun resultatet og %vis vekst på tavlen istedenfor å vise hele regnearket ditt i PowerPoint som ingen har interesse av. Husk «the curse of knowledge».

Det er DU som formidler budskapet, IKKE PowerPoint!

Og ikke tenk nå, «Jammen jeg skal jo sende ut presentasjonen til de som ikke hadde muligheten til å komme og da må det jo være mye informasjon!?» Lager du presentasjonen for de som ikke er der eller for de som er der? Respekter tilhørerne dine! Må du dele presentasjonen i etterkant legger du inn info på notatene for hver slide, eller lager et dokument.

Skap variasjon i en hverdag med masse like kjedelige powerpointpresentasjoner. Sørg for at ingen sovner av kjedsomhet på din vakt! Bli med meg på min misjon om å ikke kast bort andres tid!

Få deltagerne til å huske din presentasjon, fordi den var annerledes, fordi den var varierende, fordi den var bra!

  1. Alltid tre punkter
  2. Fortell historier – bruk og skap bilder
  3. Minst mulig tekst på slidene

 GO GET THEM!

Er dette noe for deg?

Vil du lære mer om hvordan du kan holde gode presentasjoner så holder Espen 2 dagers kurset Praktisk Presentasjonsteknikk. På kurset lærer du om oppbygging av en presentasjon, om å takle nervøsitet og å gjøre presentasjonen mer spennende med «story telling». På dag 2 av kurset får du trene i praksis ved å holde en kort presentasjon med video opptak og tilbakemelding.

Les mer om kurset og se kursdatoer her

Har du ikke tid til å gå på kurs i 2 dager, tilbyr vi også et dagskurs i effektiv kommunikasjonsteknikk. Her vil du lære enkle og praktiske metoder for virkningsfull kommunikasjon.

 

Jobbet i mange år med coaching og opplæring innen kommunikasjon og presentasjonsteknikk i Mamut. Holder også kurs i presentasjonsteknikk.
Kontakt Espen: