Her er bransjene hvor bedriftene er pålagt å føre personallister

Personallister skaper forvirring

1. januar 2014 kom kravet om føring av personallister for utvalgte bransjer. Vi har skrevet om det tidligere her på Smart bedrift, og skatteetaten melder at de nå har gjennomført cirka 2500 kontroller av hvordan bedriftene praktiserer regelverket. Resultatet er ikke akkurat oppløftende.

Dette er bransjene der bedriftene er pålagt å føre personallister:

  • Serveringssteder
  • Frisører og skjønnhetspleie
  • Bilverksted og bilpleie

Personallisten skal gi et øyeblikksbilde av alle personer som arbeider i virksomheten på et aktuelt tidspunkt.

NB! Dette gjelder uavhengig av om de er lønnet eller ikke.

 

Reglene

Skatteetaten opplyser at det fortsatt er mange virksomheter som ikke fører personallister etter regelverket. Det er mange feil som går igjen, så vi gjentar hovedpunktene:

  • Alle skal føre seg inn i listen med en gang de begynner, og
  • de skal ikke føre seg ut før de er ferdige for dagen.
  • Tilsvarende gjelder hvis man stempler seg inn og ut via et elektronisk system.

Bedriften din kan måtte punge ut med et gebyr dersom det er personer i arbeid i virksomheten som ikke står oppført i personallisten. Gebyret er på 1720 kroner per person som mangler. Hvis du er i de utvalgte bransjene og ikke fører personalliste i det hele tatt, er gebyret 8600 kroner for første overtredelse, og 17200 kroner ved gjentakelse innen 12 måneder.

 

Mangelfulle oppføringer

Skatteetaten skriver at det i mange tilfeller er mangelfulle opplysninger i personallistene. De skal inneholde virksomhetens navn og organisasjonsnummer,
og alle som arbeider i virksomheten skal fylle ut følgende opplysninger hver arbeidsdag:

  • Dato
  • Fullt navn
  • Fødselsnummer/D-nummer
  • Klokkeslett inn
  • Klokkeslett ut

Fødselsnumre og D-numre kan erstattes med unike koder. Det skal i så fall utarbeides en oversikt over benyttede koder med tilhørende fødselsnummer eller D-nummer. Kodeoversikten anses som en del av personallisten og må kunne fremlegges ved kontroll.

 

Legitimasjon og utskrift

Ved en kontroll må de som arbeider i virksomheten kunne legitimere seg, slik at kontrollørene vet at det faktisk er den personen som er på jobb.

NB! Skatteetaten foreslår at du som arbeidsgiver har kopi av den ansattes legitimasjon liggende på arbeidsplassen.

Det er også et krav at elektronisk førte personallister kan skrives ut på papir umiddelbart. Her har skatteetaten opplevd mange mangler. Dette er en kombinasjon av at systemene ikke klarer å skrive ut opplysningene i en oversikt som oppfyller kravene, og at de som er på jobb på det aktuelle tidspunktet ikke har fått nødvendig opplæring. Utskriften skal oppfylle de samme kravene som en manuelt ført liste.

Hos Skatteetaten får du svar på flere spørsmål om personallister, og der kan du også bestille bok for å føre personallister manuelt.

Michelle Diebels-Larsen jobber som Content Marketing Manager med innhold i digitale kanaler. Hun har en M.Sc i Communication Science (Nederland) og har jobbet i mange år med marketing og kommunikasjon.
Kontakt Michelle: