Oppdragsavtaler regnskapsfører og klient

Oppdragsavtaler og regnskapsførers rolle som rådgiver

Regnskapsførers arbeidsmåte er i stadig utvikling i takt med økende bruk av digitale verktøy. Kunders tilgang til nettbaserte økonomisystem kan gjøre rollefordelingen uklar; når utfører man et avtalt oppdrag, og når er man kun en rådgiver?

Dette reiser noen problemstillinger for regnskapsfører:

• For det første skal oppdragsavtaler som et utgangspunkt alltid foreligge uansett type oppdrag.

• For det andre kan det være uklart hvor langt ansvaret strekker seg.  Det kan da oppstå situasjoner hvor den opprinnelige oppdragsavtalen ikke lenger er dekkende for hva man faktisk gjør.

• For det tredje må regnskapsfører også ta stilling til om eventuell rådgivning kan grense mot såkalte «ulovlige» rettsråd.

 

Bruk av oppdragsavtaler

Lovverket stiller noen absolutte krav til når og hvordan avtale skal være inngått. Regnskapsførerloven § 3 krever at det skal foreligge ajourførte skriftlige oppdragsavtaler for alle regnskapsoppdrag. Også andre oppdrag skal som hovedregel nedfelles i oppdragsavtale. Kortsiktige enkeltoppdrag faller inn under dette kravet, men det er akseptert å benytte for eksempel en e-post med beskrivelse av oppdraget, sammen med aksept fra oppdragsgiver. Avtalen, eller overenskomsten i f.eks. mailkorrespondanse mellom partene, skal uansett foreligge før oppdraget starter.

Korrekt bruk og oppfølging av oppdragsavtaler er også et sentralt verktøy for regnskapsfører for etterlevelse av Forskrift om risikokostyring og internkontroll.

 

Felles bruk av IT-system levert og driftet av tredjepart

For de tilfeller der kunden og regnskapsfører skal benytte en felles IT-plattform levert og driftet av tredjepart (systemleverandør), bør det lages en særskilt avtale om dette. Avtalen vil være et bilag i oppdragsavtalen.

Merk at det i denne avtalen ikke er naturlig å regulere selve oppdragsinnholdet. Avtalen skal ta sikte på å regulere ansvaret for bruk av og kontroll med systemet, ansvaret for bruk i strid med det avtalte og ansvarsbegrensninger for feil som ligger utenfor partenes kontroll.

Avtalen bør først definere lisenshaver. Regnskapsfører og kunde må ha de tilganger som er nødvendige i henhold til oppdragsavtalen.

Videre bør lisenshaver sørge for

• At IT-systemet tilbyr den funksjonalitet som bokføringsloven og regnskapsloven med forskrifter m.v. krever,

• At det er avklart hvor fysiske oppbevaringsmedier hos systemleverandør lagres,

• At det kan opprettes påloggingsidentiteter, samt loggfunksjonalitet til identifisering av hvem som har redigert, endret eller slettet opplysninger,

• At den som leverer systemet tilfredsstiller vilkårene i Personopplysningsloven til databehandler/databehandlerforetak

• At regnskapsfører har tilgang til brukeravtalen mellom kunde og systemleverandør.

Sistnevnte er viktig med tanke på regnskapsførers mulighet til å kreve utlevert oppbevaringspliktig dokumentasjon, jf. regnskapsførerforskriften § 3-2. Tilgangen bør gjelde for 10 år etter oppdragets avslutning.

Det bør fremgå i avtalen at partene ikke er ansvarlige for tap som skyldes systemleverandørs forhold.

Avtalen bør videre klart avgrense regnskapsførers ansvar for kundens handlinger i systemet. Utestengelse fra systemet eller registreringer i systemet som etter oppdragsavtalen skal utføres av regnskapsfører bør anses som et vesentlig mislighold.

 

Ansvaret

Regnskapsførere er underlagt et strengt aktsomhetsansvar. Feil eller forsømmelser under utøvelsen av sin profesjon vil kunne medføre et erstatningsansvar. Spørsmålet vil i såfall være om rådgivningen har vært så aktsom som man må kunne forvente av vedkommende yrkesgruppe.

Regnskapsfører er kun ansvarlig for oppdragsgivers regnskap så langt avtalen spesifiserer ansvaret. Merk likevel at regnskapsfører også kan bli ansvarlig for uriktige råd til oppdragsgiver selv om avtalen ikke omfatter dette. Utover dette er det etter regnskapsloven § 3-1 den regnskapspliktige selv som er ansvarlig for regnskapet.

Dersom partenes oppgaver og plikter ikke er tilstrekkelig godt definert, kan det oppstå spørsmål om hvem som faktisk har misligholdt sine plikter. For regnskapsførere er det til en viss grad etablert egne rettslige standarder i «God regnskapsførerskikk – GRFS», men denne standarden gir først og fremst veiledning om hvordan oppdraget skal utføres.

Likevel er det ikke bare de konkret avtalte forpliktelsene innenfor oppdraget som regnskapsfører må forholde seg til, men også slik opplysning og rådgivning i tilknytning til oppdraget som oppfattes som rimelig og relevant.

Det er viktig at regnskapsførere som vurderer å påta seg et oppdrag er bevisst på hvilke leveranser som skal omfattes. Avklar tydelig hvem som har ansvar for hva.

Vi presiserer viktigheten av at partene har en tett dialog. Lag helt konkrete avtaler om hva henholdsvis regnskapsfører og oppdragsgiver skal påta seg av ansvar. Kommunikasjonen bør gjøres skriftlig, særlig hva angår spørsmål om endring eller utvidelse av avtalens omfang. Ved muntlig kommunikasjon kan det sendes et kort referat pr epost som oppsummerer samtalen.

 

Rettsråd

Domstolloven gir adgang til at rettshjelp kan ytes av enhver i den utstrekning rettshjelpen er nødvendig for å yte god og fullstendig hjelp.

Regnskapsfører skal imidlertid ikke påta seg oppgaver i strid med domstollovens bestemmelser. GRFS pkt. 2.6 sier til dette at regnskapsførervirksomheten skal kun påta seg rådgivningsoppgaver dersom virksomheten har egen eller innleid kompetanse på det aktuelle området.

For tilfeller hvor man blir klar over at rådgivningen vil kunne omfatte områder man ikke føler seg helt trygge på, bør man vurdere å innhente kompetansen eksternt.

 

Skrevet av advokat Øystein Vågsether – merverdiavgift – Visma Advokater

 

Ønsker du å lese mer om samarbeidet på nett mellom en regnskapsfører og klient? Sjekk vårt blogg innlegg «Ta regnskapet selv eller i samarbeid med regnskapsfører»

Visma Advokater er et forretningsjuridisk advokatfirma som bistår både næringsdrivende og privatpersoner. Vi leverer juridiske tjenester, både internt i Visma-konsernet og til deres kunder - samt til eksterne klienter. Visma Advokater har kontorer i Oslo, Bergen, Trondheim, Stavanger og Kristiansand. Ta gjerne kontakt med oss for en uforpliktende samtale.
Kontakt Visma: