Økt kontroll av personallister i 2015

Skattedirektør Hans Christian Holte har nylig gått ut i media og varslet at skatteetaten i 2015 har som mål å utføre 5 000 kontroller i utvalgte bransjer. Målet; å komme svart økonomi og den organiserte arbeidsmarkedskriminaliteten til livs!

Kontrollene vil spesielt være rettet mot de virksomhetene som er pålagt å føre personallister. I noen tilfeller godtas også arbeidsplaner som et alternativ til personallister.

Dersom arbeidsgiver ikke kan legge frem tilstrekkelig dokumentasjon på personallister eller arbeidsplaner, vil han risikere høye gebyrer. Reglene for hvem som omfattes og hvordan listene skal fylles ut, finner man i bokføringsloven med tilhørende forskrift.

Hvem omfattes?
Fra 1. januar 2014 ble serveringssteder, frisører og skjønnhetspleiere samt bilverksteder og bilpleiebransjen pålagt å føre personallister. Disse bransjene bør derfor forberede seg på kontroller i 2015, med mindre bedriften omfattes av lovens unntak.

Hva skal føres?
Legitimasjonsplikt Alle tilstedeværende som arbeider i virksomheten må kunne fremvise pass eller annen gyldig legitimasjon med bilde, eller kopi av slikt legitimasjonspapir. Som legitimasjonspapir regnes også førerkort og bankkort med bilde.

Arbeidsgiver kan løse kravet til legitimering på to måter:

  • Enten avtale med arbeidstaker at det skal tas kopi av legitimasjon for oppbevaring, eller
  • avtale at arbeidstaker plikter å vise frem legitimasjon ved forespørsel fra kontrollmyndighet.

Hva skal personallisten inneholde?

  • Personallisten skal angi den enkeltes navn og fødselsnummer eller D-nummer, og skal for hver Personallisterarbeidsdag angi tidspunktet for arbeidsdagens begynnelse og slutt.
  • Opplysningene skal innføres i personallisten i umiddelbar tilknytning til at arbeidet påbegynnes eller avsluttes.
  • Dersom en person arbeider flere steder i løpet av et døgn, skal han skrives inn i personallisten på hvert arbeidssted.
  • Unike koder, i stedet for fødselsnummer/d-nummer kan brukes, så lenge det oppbevares en oversikt over kodene og hvem det gjelder i tilknytning til personallisten.

Hvordan skal den føres?

  • Ved manuell registrering skal personallisten føres i en innbunden bok med forhåndsuttfylte sider.
  • Det er tillatt å føre personallisten i allerede eksisterende elektroniske systemer, så lenge systemet oppfyller de kravene som gjelder for personallister.
  • Det må være mulig å få umiddelbar utskrift i fra det elektroniske systemet.
  • De systemene man velger å bruke, må ikke være enkle å endre. Et vanlig Excel-ark vil neppe møte dette kravet.
  • Manuelle lister må føres med penn.
  • Om listen endres, skal det oppføres hvem som har endret den samt tidspunkt for endringen.
  • De aller fleste får tilsendt bok fra Skatteetaten. Har ikke bedriften din mottatt bok, kan du bestille den gratis her.

Hvordan skal personallisten oppbevares?

  • Personallisten skal føres på arbeidsstedet.
  • Den må oppbevares slik at det er lett tilgjengelig for kontrollmyndigheten, og kan umiddelbart fremlegges ved forespørsel.
  • Ved elektronisk føring må det være rutiner i virksomheten som sikrer at listen umiddelbart kan skrives ut, ved at flere på arbeidsplassen har mulighet til å ta utskrift i tilfelle sykdom e.l.
  • Personalliste, med ev. kodeoversikt, skal oppbevares i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt.
  • Personallisten for den enkelte arbeidsdag, må oppbevares på arbeidstedet i virksomhetens åpningstid.

Advokatene i Visma Advokater AS arbeider tett med selskapers styrende organer og i forbindelse med den daglige driften. For flere råd vedrørende personallister, ta kontakt med advokatfullmektig Torbjørn Wiken på mobil 473 049 18 eller epost.

Torbjørn arbeider som advokatfullmektig i Visma Advokater. Han har bakgrunn i fra Skatteetaten hvor han primært jobbet med fastsetting og kontroll av samvirkeforetak. Torbjørn sitt spesialfelt er skatt, men han arbeider også med annen generell forretningsjus.
Kontakt Torbjørn: