Beste økonomisystem: 10 tips når du skal velge nytt program

Når du har innhentet tilbud fra ulike leverandører og evaluerer økonomisystemene, kan følgende punkter være nyttige:

 

1. Velg en totalløsning – for deg

Få en full oversikt over hva du faktisk får inkludert av funksjonalitet i økonomisystemet du kjøper. Mange leverandører tilbyr en rekke ulike versjoner og varianter av sine løsninger. Tanken er gjerne at du ikke skal betale for mer enn hva du faktisk bruker – har bruk for. Vær sikker på at det økonomisystemet du bestiller inneholder all den funksjonalitet du har bruk for.

Du bør også be om oversikt over kostnader ved utvidelse av økonomisystemet. Det finnes ofte mange ulike tilleggsmoduler med tilsvarende ulike funksjoner og priser. Det kan være klokt å få en komplett prisliste over disse før du bestemmer deg for økonomisystem. Hva koster for eksempel moduler for kundeoppfølging og e-handel? På sikt kan det også bli aktuelt med flere brukere. Hva koster det å koble disse til økonomisystemet?

 

2. Hvor mye skal du gjøre selv?

Mange virksomheter velger å sette bort deler eller hele regnskapet til regnskapsfører. Det man da bør ha tenkt grundig gjennom er hva man faktisk setter bort. En oppdatert moderne økonomisystem er din viktigste kilde til kritisk informasjon om salg, likviditet og ikke minst kundeinformasjon. Mange velger derfor å kjøre regnskapet selv, men overlater til regnskapsfører å kjøre terminoppgaver og arbeidsgiveravgift.

 

3. Finn ut den egentlige prisen på økonomisystemet

Sørg for å få oppgitt Total Cost Of Ownership (TCO), altså den totale prisen det koster å kjøpe inn, installere og drifte økonomisystemet. Skal en TCO-analyse gi noe mening, bør du også sjekke kostnadene for de påfølgende årene.

 

4. Krav til maskinvare og sikkerhet

Sjekk hva slags infrastruktur som kreves for å benytte økonomisystemet. Noen løsninger kan for eksempel kreve en egen Web-server for å benytte en e-handelsløsning. Du bør også sjekke at databasen er inkludert i prisen. Må du betale ekstra for en SQL database, kan totalprisen for økonomisystemet raskt bli langt mer enn hva du var forespeilet. Et annet viktig aspekt er sikkerhet. Kjører du din egen server, må du sørge for å sikre dataene i økonomisystemet på en tilfredsstillende måte. En praktisk løsning må sørge for at du har løpende backup av dine data, og at disse også er sikret mot tyveri og brann.

 

5. Support- og vedlikeholdsavtale på økonomisystemet

En god support- og vedlikeholdsavtale bør dekke både dine behov for hjelp og support fra din leverandør, men også like viktig at du er sikret et økonomisystem som til en hver tid er oppdatert med de siste lover og regler. Du kan oppleve å få delt opp vedlikehold og support i to separate fakturaer med forskjellig innhold. Må du betale for oppdateringer med ny funksjonalitet? Må du betale for nye brukermanualer? Inneholder supportavtalen ubegrenset tilgang til supportavdeling per telefon eller blir dette fakturert i tillegg? Alt dette vil slå ut på totalkostnaden for drift og vedlikehold av ditt økonomisystem.

 

6. Unødige begrensninger?

Sjekk nøye hva som ligger av begrensninger i økonomisystemet. Det kan bli unødvendig dyrt hvis leverandøren har begrensninger på antall bilag, antall transaksjoner eller på mengde lagringsplass i databasen.

 

7. Trenger du hjelp med oppsett av økonomisystemet?

Hvis virksomheten ønsker installasjon av forhandler er det viktig å sjekke hva som er inkludert i installasjonen. Krever økonomisystemets oppsett bistand fra konsulent samt konfigurering av databasen og rapporter kan dette føre til en overraskende faktura. Husk at skreddersydde løsninger kan være meget bra for å dekke spesielle behov, men kan være vanskelig og dyre å vedlikeholde/oppdatere.

 

8. Integrerte online løsninger

Dersom du ønsker et økonomisystem som kan benyttes via Internett bør du tenke på hvilke fordeler og ulemper det kan ha for din virksomhet. Et online-system gir tilgang på informasjon uavhengig av sted samt du sparer tid og resurser på IT-drift. Med en lokal installasjon er du ikke avhengig av Internett-tilgang og har større fleksibilitet innenfor integrasjon mot andre maskin- og programvareløsninger.

Verden blir stadig mer integrert hvor forventningene fra dine kunder og leverandører av økonomisystemer øker med tanke på hva du skal støtte av elektronisk distribusjon av informasjon. Vær sikker på at du velger en leverandør som har disse løsningene tilgjengelig når du trenger dem.

 

9. Ta vare på din regnskapshistorikk?

Hvis virksomheten ønsker å konvertere gamle data, få spesifisert hvor mye leverandøren fakturerer for å konvertere data fra virksomhetens eksisterende økonomisystem.

 

10. Kurs og opplæring i økonomisystemet

Få en oversikt over hva som kreves av kurs og opplæring i forbindelse med implementeringen. Du bør også undersøke hva din leverandør kan tilby av denne type tjenester. Det er først når økonomisystemet anvendes av brukere som kan og forstår mulighetene, du får maksimalt igjen av din investering.

Se Vismas økonomisystemer her:

Visma eAccounting

Visma Business

Visma Global

Visma.net Financials

I over 20 år har Visma Mamut gjort det enklere å starte og drive egen bedrift. Visma Mamuts administrative programvareløsninger og nettbaserte tjenester til små og mellomstore virksomheter, gjør driften av din virksomhet mer effektiv.
Kontakt Visma: