Bli kjent med nye regler for kassasystemer.

Kjenner du til de nye reglene for kassasystemer?

Tilfredsstiller ditt kassasystem de nye reglene? Kassasystemene som har vært til nå har hatt få krav til funksjoner og oppbygging. Ved kontroller har Skatteetaten avdekket kasseapparater satt opp på en måte som gjør det mulig å skjule kontantsalg. Skattedirektoratet ønsker å gjøre noe med dette gjennom å ansvarliggjøre både leverandører og bokføringspliktige brukere av kassasystemene.

Kassasystemlova – for leverandørene

Den nye Kassasystemlova trådte i kraft 1.1.2017 og gjelder for «leverandør» av kassasystemer.
I en kjede med produsent, importør, forhandler, partner e.l. er det den part som sist endrer programvaren før salg til bokføringspliktig som vil bli ansett som leverandør.

Leverandøren har i utgangspunktet ansvar for at hele kassasystemet er i samsvar med regelverket, dvs. kassasystemlova med tilhørende forskrift.
Leverandøren kan imidlertid i enkelte tilfeller avtale med den bokføringspliktige at denne skal stå som ansvarlig for at andre komponenter knyttet til kassasystemet er i tråd med loven.

Leverandøren kan imidlertid aldri avtale vekk ansvaret for selve programvaren, da egenutvikling av kassasystem ikke er tillatt. Les mer om dette her.

Leverandøren skal levere en egen produkterklæring til skattekontoret om at kassasystemet oppfyller kravene i kassasystemlova og kravene gitt i tilhørende forskrift. Det er krav om at slik erklæring må leveres før kassasystemet blir tilbudt til salg, utleie og utlån, og produkterklæringen skal oppdateres ved nye versjoner av systemet, herunder ved oppdatering som påvirker systemets funksjonalitet eller oppbygging, jf. forskriften. Samme produkterklæringen skal følge med kassasystemet ved salg, utleie og utlån.

Merk: Skatteetaten har opprettet en egen side hvor allerede godkjente leverandører er opplistet. Se om din leverandør har innrettet seg her.

Kassasystemlova gjelder kun for kontantsalg

Kassasystemloven gjelder kun ved «kontantsalg». Med kontantsalg menes salg av varer og tjenester der kjøpers betalingsforpliktelse overfor selger gjøres opp ved levering, ved bruk av betalingskort eller kontanter som betalingsmiddel. Loven unntar spesifikt salg via internett eller ved oppkrav.

Merk: Skattedirektoratet har avgitt en uttalelse vedrørende registrering av kredittsalg. Uttalelsen kan i sin helhet leses her.

Noen eksempler på krav som stilles til selve kassasystemet

Det er en rekke krav til og begrensninger i framtidige kassasystemer. Å gå inn på hver enkelt bestemmelse vil favne for vidt i et blogginnlegg. Men her er noen eksempler på hva loven regulerer:

  • Påbudte funksjoner
  • Funksjoner kassaapparatet ikke kan ha, f.eks. opplæringsfunksjon
  • Når kassaskuffen er åpen skal det ikke være mulig å foreta registreringer
  • All bruk av kassaapparatet skal lagres fortløpende i den elektroniske journalen og denne skal være sikret mot endring og sletting
  • Detaljerte krav til X-rapporten og Z-rapporten
  • Detaljerte krav til innholdet i de forskjellige kvitteringene kassasystemet skal produsere
  • All kontinuerlig bruk skal lagres fortløpende i en elektronisk journal. Denne elektroniske journalen skal være sikret mot endring og sletting
  • Krav om å benytte norsk, svensk, dansk eller engelsk som språk i systembeskrivelse, programvare, programmeringsverktøy, programmeringsmanual, kvitteringer, X-rapport og Z-rapport, samt i registrering av kontinuerlig bruk.

Merk: Skatteetaten har laget en nyttig samleside for spørsmål og svar om kassasystemene. Denne siden kan være nyttig både for leverandør og bruker.

Endringer i bokføringsloven – for brukerne

Bruken av kassasystemene reguleres av Bokføringsloven. Den 1.1.2019 vil bokføringsloven § 10 a, med tilhørende ny forskrift, tre i kraft og være gjeldende for nær alle bokføringspliktene som bruker kassasystem ved kontantsalg. Unntak vil imidlertid gjelde hvor:

  • Den bokføringspliktige driver taxinæring med krav til taksameter mv.
  • Den bokføringspliktige har omsetning under kr. 50 000 eksklusive merverdiavgift, sammenfallende med grensen for registrering i Merverdiavgiftsregisteret og grensen for næringsoppgaveplikt
  • Den bokføringspliktige driver ambulerende eller sporadisk kontantsalg under tre ganger folketrygdens grunnbeløp, jf. dagens regler i bokføringsforskriften.

Den nye bestemmelsen er gitt følgende ordlyd:
«Bokføringspliktige skal registrere og dokumentere kontantsalg ved bruk av kassasystem med produkterklæring som tilfredsstiller krav i kassasystemlova og krav etter forskrift gitt i medhold av kassasystemlova. Departementet kan i forskrift fastsette krav til bruk av kassasystem mv., herunder fastsette unntak

Selv om det er gitt en overgangsperiode på to år, må brukerne allerede nå være bevisst på de nye kravene som er pålagt leverandørene etter Kassasystemlova. Ellers risikerer man å kjøpe både ulovlige og utdaterte kassasystemer, noe som raskt kan medføre store merkostnader.

Sanksjoner ifm nye regler for kassasystemer

For leverandør:

Hvis skattekontoret avdekker eller blir oppmerksom på at et kassasystem har mangler i relasjon til regelverket, kan leverandøren bli gitt en frist for å utbedre mangelen eller trekke kassasystemet fra markedet. Om leverandøren ikke overholder gitte frister kan skattekontoret ilegge tvangsmulkt. I særskilte tilfeller kan tvangsmulkt påløpte med hele 10 250 kr pr. dag!

I tillegg kan skattekontoret ilegge et overtredelsesgebyr om det ikke er levert korrekt produkterklæring eller kassasystemet ikke oppfyller lovens krav. Et overtredelsesgebyr utgjør i utgangspunktet 30 rettsgebyr (kr. 30 750), men kan ved påvisning av ytterligere feil i samme type kassasystem innen 12 måneder etter første ileggelse av gebyr, settes til 60 rettsgebyr (kr. 61 500). Overtredelsesgebyret kan unngås om leverandøren retter mangelen uten ugrunnet opphold.

For bruker:

Før den 1.1.2019 vil det ikke være særskilt grunnlag for å sanksjonere brukerne av kassasystemene. Ansvaret etter Kassasystemlova er som nevnt kun lagt på leverandøren. Men når endringene i bokføringsloven trer i kraft vil bokføringspliktige brukere risikere både tvangsmulkt og straff ved brudd på bokføringsloven som følge av mangler ved kassasystemet.

En bruker skal imidlertid kunne stole på en produkterklæring fra leverandøren. Det vil derfor ikke være adgang til å sanksjonere brudd på bokføringsloven om bruddet skyldes mangler som kan spores tilbake til feil ved et godkjent kassasystem.

 

Det er viktig å holde seg oppdatert over de ulike lover og regler som gjelder for drift av et virksomhet. Under Regelverk på bloggen vår finner du de nyeste innlegg som er relevante for små bedrifter.

 

Av advokatfullmektig Torbjørn Wiken – Skatt – Visma Advokater

About

Magnus Legal (tidligere Visma Advokater) er et forretningsjuridisk advokatfirma. Fra våre kontorer i Oslo, Bergen, Trondheim, Stavanger og Kristiansand leverer vi kompetanse og gode råd til bedrifter over hele landet. Vi blogger om lover og regler som både næringsdrivende og privatpersoner bør være klar over. Ta gjerne kontakt med oss for en uforpliktende samtale.
Connect with Magnus: