Ny lønnsmedarbeider?

Er du ny lønnsmedarbeider eller har du liten erfaring med lønnsarbeid?

Er du ny lønnsmedarbeider, eller har du liten erfaring med lønnsarbeid, kan det virke vanskelig å skaffe seg oversikt over alle lover og regler. Vi i Visma Software AS har mange års erfaring med veiledning og opplæring av både nye og mer erfarne lønnsmedarbeidere.

Som lønnsmedarbeider har du mange roller i bedriften din. Du skal:

  • sørge for at de ansatte får riktig lønn til rett tid
  • beregne og innbetale korrekt forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift
  • gjennomføre og innbetale forskjellige trekk i lønn
  • gi korrekte opplysninger om de ansattes arbeidsforhold til aa-registeret
  • gi korrekte opplysninger om utbetalt lønn og godtgjørelse

Det er mange begreper å forholde seg til innen faget lønn som skatteplikt, forskuddstrekk, kontante ytelser, naturalytelser, utgiftsgodtgjørelser, refusjoner og arbeidsgiveravgift. Det er viktig at du tidlig får en oversikt over hva de betyr.

Hvem benytter opplysningene du sender i a-meldinger?

Regelverket rundt beregning av forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift og hvordan lønn og arbeidsforhold skal rapporteres til myndighetene, er svært omfattende og detaljert.

Opplysningene du sender via a-meldinger benyttes blant annet av:

  • SSB til utarbeidelse av lønnsstatistikker
  • NAV henter også opplysninger i forbindelse med arbeidstakeres ytelser fra NAV, som f.eks sykepenger og foreldrepenger
  • Skatteetaten benytter opplysningene som du gir til skatteoppgjør for dine ansatte

Hvor detaljerte skattereglene kan være, skal vi her vise med et eksempel på overtidsmat.

Eksempel – Ansatte får mat eller matpenger når de jobber overtid

Når ansatte arbeider overtid, vil middag gitt av arbeidsgiver som utgangspunkt være en skattepliktig fordel. Men her finnes det altså unntak. Har ansatt vært “borte fra hjemmet” i 12 timer eller mer, vil middagen være skattefri. Det er ingen beløpsgrense, men skatteetaten sier at det skal være et rimelig måltid.

Får ansatte middag av arbeidsgiver uten å ha vært borte fra hjemmet 12 timer eller mer, skal vedkommende skattlegges for ett fritt måltid med en standardsats på kr 46, uavhengig av måltidets kostnad. Det er dette som ofte er omtalt som pizza-skatt.

I mange bedrifter velger de ansatte å gå ut og spise, tar med seg regningen tilbake til arbeidsgiver og får refundert kostnaden. Også i slike tilfeller gjelder “borte fra hjemmet 12 timer eller mer”-regelen. I tillegg er det en beløpsgrense på kr 92. Har ansatt fravær fra hjemmet på 12 timer eller mer, er det kun beløpet over kr 92 som er skattepliktig fordel. Er fraværet fra hjemmet mindre enn 12 timer, vil hele beløpet ansatt får refundert være skattepliktig fordel.

Konsekvenser av å ikke følge regelverket

Hvis du ikke kjenner regelverket for hva du skal ta med som skattemessig fordel i ansattes lønn, kan skatteoppgjøret til de ansatte bli feil. Ved kontroll fra skatteetaten kan du som arbeidsgiver bli pålagt å innbetale den skatten du skulle ha trukket dine ansatte.

En annen konsekvens er at NAV ikke får korrekte opplysninger via a-meldinger som skal benyttes til å beregne grunnlag for sykepenger, foreldrepenger mm.

Derfor er din rolle som lønnsmedarbeider en nøkkelrolle i bedriften, og gode kunnskaper om hvilke plikter dere har som arbeidsgiver er særdeles viktig. Med mer enn 25 års erfaring fra veiledning og opplæring innen faget lønn, kan jeg trygt si at “for å bli god på lønn” trengs det en god plattform å starte med lønnsarbeidet på. Det kan vi gi deg på våre innføringskurs i lønn.

Med andre ord: “Du har en av de viktigste rollene i din bedrift”!

Få oversikt over regelverket

Delta på kurset: Innføringskurs Modul 1: Lønn og skatt
(Dette er et teorikurs og du kan delta uavhengig av hvilket lønnssystem du benytter)

Meld meg på Innføringskurs Modul I – Lønn og skatt

 

Andre artikler som kan være interessant for deg som jobber med lønn

Syk på ferie i utlandet – hva med sykepenger?

Endringer i reglene om pleiepenger

Rettigheter ved sykt barn eller barnepasser

Ivar Grøndahl jobber som seniorrådgiver i Visma Software, hovedsaklig med kursvirksomhet og regelsupport og bistand til brukere av Huldt & Lillevik Lønn. Han har jobbet med rådgivning og opplæring innen lønn og personal siden 1991.
Connect with Ivar: